Zpracovávání nákupních faktur je jedním z časově nejnáročnějších procesů na účetním oddělení a to zejména kvůli faktu, že většina z potřebných činností jsou stále prováděny manuálně. Ano, existují některé systémy, které dokážou automaticky účtovať nebo přiřadit workflow (schvalovací postup) pomocí automatizace na základě pravidel, ale ani ty ve skutečnosti neušetří tolik času. Alespoň ne tolik, aby to mělo významnou úsporu času a snížilo riziko bolesti hlavy. Tento problém se netýká pouze účetního oddělení, ale také ostatních pracovníků na jiných odděleních v rámci společnosti, protože musí kontrolovat a schvalovat faktury.
Už nikdy víc. Toto vše dokáže vyřešit umělá inteligence (dále také jako „AI“ z angl. „Artificial Intelligence“). Začněme tím, že se podíváme na to, co přesně činí tento proces tak časově náročným.
Nejvíce časově náročným úkolem je manuální směrování (přiřazení schvalovacího postupu, případně jednotlivých schvalovatelů/kontrolorů) nákupních faktur, jakož i manuální účtování nákupních faktur na různé účetní dimenze (např. účet, kód DPH, středisko, projekt, zakázka apod.). Čím více nákupních faktur má společnost, tím více je kontrolorů a schvalovatelů. Bez automatizace může manuální směřování jedné nákupní faktury trvat až dvě minuty.
Účetní oddělení obvykle dostává všechny nákupní faktury a posílá je vedoucím nebo jiným pracovníkům v rámci společnosti. Když do společnosti dorazí faktura, kontrolor faktury manuálně přidá potřebné účetní dimenze, jako je například účet, kód DPH, nákladové středisko, projekt a další dimenze v závislosti na potřebách a účetních zásad společnosti. Tento krok trvá několik minut na jednu fakturu.
Jak všichni víme, kontroloři a schvalovatelé v rámci společnosti jsou obvykle profesionálové pracující jako manažeři nebo ředitelé. Jinými slovy: jsou to nejlépe placení zaměstnanci ve společnosti a také bývají nejvytíženější. V důsledku toho je čas strávený manuálním zpracováním nákupních faktur velmi nákladnou činností. Tento výdaj se však často přehlíží. Většina společností je zvyklá zpracovávat nákupní faktury a smířily se s tím, že se jedná o plně manuální proces. Jednoduše: je to tak, jak to je.
Podívejme se ovšem na to, kolik přesně tato aktivita stojí.
Podívejme se na příklad. Společnost obdrží každý rok 100 000 nákupních faktur. Jejich nákupní faktury jsou předem zpracovávány na účetním oddělení, odkud jsou směrovány vedoucím pracovníkem v rámci společnosti na kontrolu a schválení. Po kontrole, přiřazení jednotlivých účetních dimenzí a schválení, se faktury vrátí zpět na účetní oddělení za účelem jejich finálního účtování a úhrady.
Každý krok tohoto procesu je proveden manuálně, což představuje úroveň automatizace 0%.
Manuální směřování každé faktury nyní trvá přibližně 2 minuty. Ve firmě, která má ročně 100 000 nákupních faktur, trvá zpracování 200 000 minut. Po přepočtu na měsíční pracovní dobu to znamená, že účetní oddělení stráví manuálním zpracováním těchto faktur přibližně 275 hodin.
Promarněné minuty zde však nekončí.
Faktura je následně přesunuta na kontrolu a přiřazení jednotlivých dimenzí. Tyto procesy trvají v průměru 5 minut pro jednu fakturu. Řekněme, že plat ředitele společnosti nebo manažera s vedlejšími náklady je cca 370 000 korun měsíčně. Zde je rozpis nákladů:
→ Měsíční náklady společnosti jsou přibližně 23 000 korun měsíčně na jednoho manažera.
U desítek či dokonce stovek manažerů, kteří jsou ve firmách zařazeni do zpracování faktur, jsou náklady na manuální činnost přinejmenším nepřiměřené.
Kromě toho není čas strávený zpracováním nákupních faktur tou činností, která vytváří hodnotu pro rozvoj společnosti. Tento promarněný čas by mohl být stráven setkáními a rozhovory s již existujícími nebo i potenciálními zákazníky.
Nechte tedy AI, aby to udělala za vás.
Při zpracovávání nákupních faktur je AI samoučícím se a neustále se vyvíjejícím motorem výpočtu pravděpodobnosti. Zpočátku je vyškolen na svůj úkol tak, že mu poskytneme nákupní faktury a historické údaje o jejich zaúčtování od několika měsíců až po jeden rok.
Na základě historických údajů následně AI vytváří pravidla pro účtování a směrování nákupních faktur ve svém vlastním modelu. Pomocí historických údajů dokáže umělá inteligence předpovídat účetní dimenze a směrování faktur zcela automaticky.
Je zřejmé, že na trhu existují různá řešení pro tento druh automatizace. Naše řešení funguje tak, že se připojuje ke stávajícímu systému pro správu nákupních faktur s již připravenými rozhraními. Od tohoto momentu spolupracuje vlastní automatizace systému pro správu nákupních faktur s automatizací AI. Systém pro správu nákupních faktur identifikuje ty faktury, pro které neexistuje žádné automatické pravidlo a tak tyto faktury zpracuje umělá inteligence. Při spolupráci tímto způsobem automatizace založená na pravidlech a AI dosahují skutečně vysoké úrovně automatizace.
Chcete-li se dozvědět více o umělé inteligenci Snowfox.AI, stáhněte si naši příručku níže.