Během setkání se zákazníky padne častokrát otázka: kdy bychom měli začít používat umělou inteligenci (dále také jako „AI“ z angl. „Artificial Intelligence“) k automatizaci našeho procesu zpracování nákupních faktur?
Předpokládejme, že jste právě implementovali nové P2P ("Purchase to Pay") řešení pro správu nákupních faktur. Při změně vašeho P2P systému byla odstraněna všechna předchozí pravidla pro automatické účtování faktur a tato pravidla začínáte vytvářet znovu. Vašim cílem s novým systémem je automatizovat proces zpracovávání nákupních faktur co nejvíce.
Ze zkušenosti jistě víte, že vytváření automatických pravidel může trvat velmi dlouho, zvláště pokud máte velké množství došlých faktur. A to primárně tehdy, když máte tisíce jiných úkolů, které vyžadují vaši pozornost. Výsledkem může být zpoždění vytváření pravidel a potenciál automatizace systému se nedosáhne tak rychle, jak byste doufali.
Proces zpracovávání nákupních faktur proto zůstává manuální, a to možná dlouhodobě, což znamená, že nákupní faktury se ve velké míře účtují a zároveň se k nim přiřazuje schvalovací postup manuálně. Takové zpracování jedné nákupní faktury stojí minimálně 8 €, případně i více než 10 €, v závislosti na tom, jak efektivní je momentálně používaný proces.
“Zpracovávání faktur se stává velmi drahým, pokud ředitelé nebo vedoucí pracovníci stráví svůj čas manuálním účtováním faktur..”
Dalším moderním způsobem, jak automatizovat účtování a směrování (přiřazení schvalovacího postupu, případně jednotlivých schvalovatelů/kontrolorů faktur) nákupních faktur v tomto procesu, je využití AI. Umělá inteligence je jednoduchý způsob automatizace, jelikož její implementace nevyžaduje manuální vytváření pravidel. AI vytváří automatická pravidla sama na základě historie již zaúčtovaných nákupních faktur a učí se, jak účtovat a směřovat vaše faktury, plně automaticky.
Kromě toho, (alespoň) v případě Snowfox.AI, je cena umělé inteligence založena na správně zaúčtovaných a směrovaných fakturách. V praxi to znamená, že účtujeme poplatek jen tehdy, pokud se AI podaří automatizovat účtování a směrování faktury, která by jinak byla účtována a směrována manuálně.
“Náklad na manuálně zpracovanou nákupní fakturu je nejméně osm eur. Nákupní faktura zpracovaná pomocí AI stojí desítky centů.”
Odpověď je jednoduchá: umělá inteligence nesoupeří s automatizací na základě pravidel. AI a vlastní automatizace systému navzájem dobře spolupracují. Obě technologie mají stejný cíl: automatizovat manuální práci.
Proč tato řešení nesoupeří? V praxi to funguje tak, že vlastní automatizace systému vždy dominuje. To znamená, že když nákupní faktura dorazí do systému, systém nejprve zkontroluje, zda existuje pravidlo pro automatizaci pro danou fakturu a pokud toto pravidlo neexistuje, faktura se nakonec automatizuje pomocí umělé inteligence. Pokud se v systému najde pravidlo pro automatizaci, faktura se nezpracuje umělou inteligencí.
Tímto způsobem se používání AI škáluje podle potřeby, v závislosti na tom, jak dobře funguje a je využívána vlastní automatizace systému. Dosáhne-li automatizace systému úrovně 30 %, AI se postará o zbývajících 70 %. Když dosáhne automatizace systému úrovně 40 %, 60 % zbývajících faktur zpracuje umělá inteligence.
Začněme tím, že nejdražší možností je ponechat zpracování nákupních faktur plně manuálně. Na druhé straně, nejlevnější možností by bylo 100% úroveň automatizace dosaženo pomocí systému pro správu nákupních faktur. Ovšem toto není reálné dosáhnout ani na papíře. Existuje několik důvodů proč tomu tak je, ale pro faktury bez objednávky (tzv. Non-PO faktury) je typická úroveň automatizace od 10 % do 30 %. Shrneme-li to, zpracovávají se až 90 % faktur bez objednávky ručně.
Nejrealističtější a nejrozumnější alternativou je automatizace dosažená prostřednictvím bezproblémového spolupracování vlastní automatizace systému pro správu nákupních faktur spolu s umělou inteligencí. V praxi se využívá vlastní automatizace systému tak dlouho, jak je to možné a zbývající faktury jsou zpracovávány pomocí AI.
Nicméně, jak již bylo uvedeno, budování automatických pravidel v systému pro správu nákupních faktur vyžaduje čas. Na druhé straně, umělá inteligence se dá nasadit velmi rychle, dokonce i za pár týdnů a přinese hodnotu již od prvního dne. Proto by se AI měla implementovat co nejdříve. To umožní velmi rychle dosáhnout vysoké úrovně automatizace a snížení nákladů na manuální zpracování nákupních faktur.
Po implementaci AI je vhodné začít využívat vlastní automatizaci systému a nastavit pravidla pro často se opakující nákupní faktury. Tímto způsobem se umělé inteligenci umožní zvládat náročné nákupní faktury a vlastní automatizace systému se může starat o opakující se faktury.
S nárůstem vlastní automatizace systému klesá potřeba umělé inteligence. Každá nákupní faktura automatizovaná systémem snižuje náklady na AI a proces se stává ještě efektivnějším.
Nicméně neměli byste čekat, až získáte maximální úroveň automatizace ze systému pro správu nákupních faktur a teprve potom uvažovat o použití AI. Na základě našich zkušeností by potenciál umělé inteligence měl být využit co nejdříve, aby tak byl podpořen velmi rychlý nárůst úrovně automatizace.
PŘEČTĚTE SI PŘÍBĚH NAŠEHO ZÁKAZNÍKA MEHILÄINEN SE SLUŽBOU SNOWFOX.AI