Asiakastarina: Kiinteistötahkola
Jo ensimmäisen kuukauden aikana automaation piiriin kuuluvien laskujen ennustetarkkuus nousi yli 80 prosenttiin, ja tällä hetkellä olemme hieman yli 90 prosentissa.
Olli-Pekka Kuha
Yritysarkkitehti
Toimipisteet
9 toimipistettä eri puolilla Suomea
Tulot
Inudstry
Kiinteistönhoito ja kiinteistöt
Henkilöstö
Kiinteistötahkola
Kiinteistötahkola on isännöinti- ja välitystoimisto, joka tarjoaa laadukkaita isännöintipalveluita ja kiinteistökirjanpitoa asunto- ja kiinteistöosakeyhtiöille. He tarjoavat myös vuokraus- ja kiinteistönvälitystoimintaa erityisesti huoneistojen omistajille.
Kiinteistöalan ostolaskut toistuvat yleensä kuukausi toisensa jälkeen. Tästä huolimatta automatisointia on käytetty yllättävän vähän. Miten ostolaskujen käsittelyprosessi pitäisi rakentaa, jotta se helpottaisi kiinteistöalalla työskentelevien kirjanpitäjien arkea?
Tämän kysymyksen Olli-Pekka Kuha joutui äskettäin kohtaamaan. Hän analysoi Suomen suurimpiin kuuluvan Kiinteistötahkolan ostolaskuprosessia ja tajusi, että jotain on tehtävä.
Hän työskentelee arkkitehtina Premis-kiinteistöhallintaohjelmiston tuotekehityksessä. Olennainen osa hänen työtään on myös asunto-osakeyhtiöiden taloushallinnon prosessien automatisointi ja avoimuuden lisääminen.
“Premis on asunto-osakeyhtiöiden tarpeisiin kehitetty toiminnanohjausohjelmisto. Se sisältää kaikki toiminnallisuudet, joita asunto-osakeyhtiön pyörittämiseen tarvitaan. Premis hoitaa esimerkiksi kirjanpidon, laskutuksen, isännöintitodistukset, kokoustoiminnot – ja myös maksuliikenteen”, Olli-Pekka kuvailee ohjelmistoa.
Haaste: puoli miljoonaa laskua vuodessa
Kiinteistötahkolalla on vahva halu olla mukana taloushallinnon automatisoinnissa. Ostolaskuprosessin uudistaminen tuli tuotekehityspöydälle vuoden 2019 lopulla. Hankkeen tavoitteina oli uudistaa ostolaskujen käsittelyprosessia sekä lisätä läpinäkyvyyttä ja automaatioastetta.
“Lähes puoli miljoonaa laskua kulkee vuosittain ostolaskujen käsittelyprosessin läpi, joten määrä on merkittävä. Laskuissa on kuitenkin paljon toistoa, joten tiesimme jo aloittaessamme, että älykkäillä ratkaisuilla voimme todella sujuvoittaa asioita”, Kuha sanoo.
Ostolaskujen automatisointiaste on lähes nolla - miksi ihmeessä?
Kiinteistöalalla on tyypillistä, että ostolaskut toistuvat pitkälti samalla tavalla kuukaudesta toiseen. Laskut tulevat samoilta toimijoilta ja niiden määrät pysyvät yleensä samoina koko laskutuskauden ajan. Nämä ovat yleensä juuri sellaisia laskuja, jotka olisi helppo automatisoida.
Siitä huolimatta automaatioaste on ollut lähellä nollaa. Miksi ihmeessä?
“Useimmissa markkinoilla olevissa ostolaskujärjestelmissä ostolaskujen automatisointi tapahtuu sääntöpohjaisen automatisoinnin avulla”, Kuha selittää.
Sääntöpohjainen automaatio edellyttää, kuten nimikin kertoo, että ihminen syöttää järjestelmään erilaisia käsittelysääntöjä, joiden perusteella esimerkiksi kirjanpito tehdään.
“Jos ajatellaan kirjanpitäjää, joka hallinnoi vaikkapa kymmentä asunto-osakeyhtiötä, joista kukin saa kuukausittain laskuja kymmeneltä eri toimittajalta, on helppo laskea, miten työläs yhtälö on.”
Kuhan esimerkissä voi olla sata sääntöä, jotka on luotava ja joita on ylläpidettävä, mikä tietysti vie oman aikansa ja on myös melko työlästä. Uudistushankkeen alussa kävi selväksi, että jo pitkään käytössä ollut sääntöpohjainen automaatio ei ollut näiden kokemusten vuoksi ollut Kiinteistötahkolassa oikein käytössä.
“En sano, että sääntöihin perustuvat ratkaisut ovat turhia. Päinvastoin: ne soveltuvat edelleen hyvin tiettyihin tapauksiin ja ympäristöihin. On myös syytä huomata, että sääntöpohjaisen automaation ja tekoälyratkaisujen käyttö eivät sulje toisiaan pois”, Kuha selventää.
Snowfoxin tekoälyratkaisu "sopii kuin hansikas"
Olli kertoo, että Snowfox.AI tuli kuvaan mukaan jo uudistuksen suunnitteluvaiheessa.
“Luettuani Snowfoxin ratkaisusta tulin siihen tulokseen, että tällainen algoritmipohjainen tekoälypalvelu sopisi tarpeisiimme täydellisesti. Vastaavaa tuotetta ei ollut aiemmin markkinoilla, mutta ymmärsin heti, että tässä oli potentiaalia.”
Keskustelu aloitettiin tarkistamalla, että rajapinnat uuteen ostolaskujärjestelmään ovat kunnossa. Kiinteistötahkolan kunnianhimoisena tavoitteena oli rakentaa automaatio, jossa sääntöjen luominen ja ylläpito ei veisi lainkaan aikaa, ja Snowfox.AI vaikutti erittäin lupaavalta työkalulta tähän.
“Sovimme, että kokeilemme Snowfox.AI:ta heti, kun saamme oman kehityksemme sopivaan vaiheeseen”, Olli sanoo.
Helppo käyttöönotto ja vähäriskinen investointi
Tekoälyn integroiminen taloushallinnon ohjelmistoihin voi kuulostaa työläältä hankkeelta. Kiinteistötahkolan kokemuksen mukaan näin ei kuitenkaan ole.
“Snowfox on tuotteistanut tekoälyratkaisunsa todella hyvin ja asiakaslähtöisesti. Meidän ei esimerkiksi tarvinnut perustaa ostopäätöstä pelkkiin markkinointipuheisiin, vaan Snowfox tarjosi ilmaisen testin omilla tiedoillamme”, Olli-Pekka kertoo iloisena.
Ennen ostopäätöstä Kiinteistötahkolan omilla tiedoilla toteutettu testijakso sujui odotetusti. Lopputulos oli varsin korkea ennustetarkkuus, vaikka käytössä oli vain kolmen kuukauden data. Tämä todisti ennakko-oletukset datan hyvästä soveltuvuudesta algoritmipohjaiseen automaatioon oikeiksi.
Testijakson jälkeen yritys siirtyi nopeasti varsinaiseen lanseerausvaiheeseen, jonka sujuvuudesta myös Kuha sai kiitosta.
“Heidän kumppaniverkostoonsa kuuluvan ostolaskujärjestelmän käyttöönotto sujui hyvin mutkattomasti, ja se vaati meiltä vain muutaman kokouksen ja osallistumisen lopulliseen testaukseen. Nyt maksamme vain oikeista ennusteista, mikä tarkoittaa sitä, että Snowfox kantaa myös oman osansa tuloksesta.”
Automaatioaste nousi kuin raketti.
Miten alkuperäinen ennuste ostolaskuprosessin automaatiotason paranemisesta on toteutunut?
Komeasti, sanoo Olli.
“Heti ensimmäisen kuukauden aikana automaation piiriin kuuluvien laskujen ennustetarkkuus nousi yli 80 prosenttiin, ja tällä hetkellä olemme hieman yli 90 prosentissa. Tässä vaiheessa automaatio kattaa yhden rivin laskut. Tulevaisuudessa tavoitteenamme on laajentaa automaatio kattamaan myös moniriviset laskut, jolloin saavutamme vielä korkeamman tason kokonaisautomaatiossa.”
Kehitykseen osallistuneet kirjanpitäjät ovat olleet erittäin tyytyväisiä Snowfoxin tarjoamaan apuun – voisi sanoa, että nälkä kasvaa syödessä.
“Olemme nähneet, että ratkaisu toimii erinomaisesti, joten haluamme edetä vielä nopeammin. Emme ole vielä laskeneet tarkkoja lukuja aikasäästöistä, mutta voimme sanoa, että aikaa säästyy jo nyt, ja monirivisten laskujen käyttöönoton myötä vielä enemmän.”
Olli Kuha kannustaa kaikkia kiinteistöalan toimijoita harkitsemaan ja testaamaan rohkeasti alalle parhaiten sopivia automaatioratkaisuja.
“Jos mahdollista, automaatio kannattaa testata omalla laskutusmassalla ja tiedoilla. Uskallan väittää, että hyvä algoritmipohjainen ratkaisu kiinteistöalalla voi nostaa automaation tason keskimääräistä korkeammalle – ja tuoda mukanaan kaikki hyödyt.”
Haluatko tietää, kuinka paljon helpompaa ostolaskujen käsittely voisi olla?
Jutellaan, ilman ehtoja.
Jos haluat keskustella kanssamme tekoälyn tarkkuuden testaamisesta tai haluat vain esittää kysymyksiä, täytä tämä kätevä pieni lomake, niin vastaamme sinulle 24 tunnin kuluessa (paitsi jos on viikonloppu tai kansallinen juhlapäivä, jolloin se voi kestää hieman kauemmin).