Et voi rakentaa tehokasta ostolaskuautomaatiota perinteisin menetelmin.

Lähes kaikki keskisuuret ja suuret organisaatiot ovat kamppailleet manuaalisen ostolaskuprosessin kanssa jo vuosia. Olen tavannut satoja suuria organisaatioita parin viime vuoden aikana ja tutustunut niiden ostolaskuprosesseihin. Mitä enemmän olen nähnyt erilaisia organisaatioita, sitä vakuuttuneemmaksi olen tullut siitä, että ostolaskuprosessia ei voi automatisoida perinteisin menetelmin.

Ostolaskujen automatisointi on juuttunut matalalle tasolle.

Useimmissa yrityksissä muiden kuin ostolaskujen automatisoinnin taso on jäänyt käsittämättömän alhaiseksi. Yleensä vähintään 80 prosenttia ostolaskuista kirjataan manuaalisesti henkilön toimesta ja vain noin 20 prosenttia kirjataan automaattisesti. Lisäksi keskimäärin vähintään 70 prosenttia laskuista lähetetään manuaalisesti tarkastajille ja hyväksyjille.

Yhden ostolaskun manuaalinen kirjaaminen ja reitittäminen vie useita minuutteja ja aiheuttaa paljon turhaa hallinnollista työtä ja turhautumista. Suuri manuaalinen työmäärä näkyy siinä, että ostolaskujen kirjanpidon laatu on usein heikko ja laskut kiertävät organisaatiossa pitkään. Varsinkin kuun vaihteessa on yleensä aika, jolloin ostolaskujen manuaalinen työ aiheuttaa harmia.

Onko näin suuri määrä manuaalista työtä järkevää vuonna 2022?

Minun mielestäni: ei, siinä ei ole mitään järkeä.

Syynä vähäiseen automatisointiin on ei yritysten laiskuus tai kyvyttömyys rakentaa automaatiosääntöjä. Syynä on sääntöpohjainen automaatio itsessään. Sääntöpohjainen automaatio ei sovellu korkeaan automaatiotasoon riippumatta siitä, millainen guru sääntöjä laatii.

Tapaamieni yritysten edustajat tuntevat usein huonommuutta ja ajattelevat, että kaikkien muiden ostolaskuprosessi on automaattisempi ja sujuvampi kuin heidän omansa. Vakuutan teille, että näin ei suinkaan ole, riippumatta siitä, mikä ostolaskujärjestelmä on käytössä.

Miksi ostolaskuprosessia ei voi automatisoida perinteisin menetelmin?

Jos mietit omaa tilannettasi ostolaskuprosessin automatisoinnin osalta, tunnistat todennäköisesti useimmat alla olevassa luettelossa olevat asiat. Ainakin minä kuulen näitä päivittäin, kun puhun eri organisaatioiden kanssa.

• Toistuvia ostolaskuja, jotka ovat samankaltaisia suhteessa koko laskun määrään, on hyvin vähän – enintään 20 %.
• Samoilta toimittajilta ostetaan monia erilaisia tuotteita ja palveluja, joten toimittajakohtaiset laskutussäännöt eivät toimi.
• Tavarantoimittajat unohtavat merkitä viitenumerot laskuihin ja merkitsevät ne vääriin kenttiin.
• Skannattaessa viitenumerot jäävät laskun kuvaan, eikä niitä siirretä XML-tiedostoon, jota ostolaskujärjestelmä lukee.
• Yrityksiä on niin paljon, että sääntöjen laatiminen jokaista yritystä varten olisi niin valtava työ, että laskut käsitellään mieluummin manuaalisesti.
• Automaatiosääntöjä olisi mahdollista käyttää, mutta kenelläkään ei ole aikaa perehtyä niihin – lisäksi niitä on ylläpidettävä, jos niiden halutaan toimivan pitkällä aikavälillä.
• Meillä oli ennen yksi henkilö, joka laati meille valtavan määrän sääntöjä, mutta hän lähti, eikä kenelläkään ole aavistustakaan siitä, miten nämä säännöt toimivat.
• Meille luvattiin korkeatasoinen ostolaskujen automatisointi, mutta meidät jätettiin rakentamaan automatisointi yksin, ja meillä on kädet täynnä muuta työtä.

Nämä ovat vain joitakin asioita, joita kuulen jatkuvasti puhuessani asiakkaiden kanssa. Uskon, että nämä tilanteet voivat olla tuttuja myös sinulle.

Tekoäly muuttaa ostolaskujen automatisoinnin tapaa

Tekoäly muuttaa koko ostolaskujen automatisoinnin pelikentän, koska tekoäly luo automatisointisäännöt automaattisesti, eikä perinteistä sääntöviidakkoa tarvitse rakentaa ja ylläpitää manuaalisesti. Tekoäly oppii historiallisista ostolaskuista lukemalla, miten laskut on kirjattu ja miten niitä on tarkastettu ja kierrätetty organisaatiossa. Näin tekoäly oppii automaattisesti kirjanpitosäännöt suoraan olemassa olevista tiedoista ilman, että ihmisen tarvitsee määritellä monimutkaisia sääntöjä. Lisäksi tekoäly pystyy luomaan paljon monimutkaisempia sääntöjä kuin ihminen voisi koskaan tehdä.

Tekoäly on pystynyt nostamaan ostolaskujen automatisointiasteen 20 prosentista yli 90 prosenttiin. Automaatioaste kasvaa heti, kun tekoäly otetaan käyttöön, ja sen kyky kasvaa eniten ensimmäisten kuuden kuukauden aikana.

Lisäksi tekoäly käyttää kaikkia saatavilla olevia tietoja ostolaskuista (sekä kirjallisista että kuvallisista) automaatiosääntöjen luomiseen. Automaatiosääntö ei siis perustu mihinkään yksittäiseen viitenumeroon vaan kaikkiin laskun tietoihin. Tämä helpottaa automaation toimintaa huomattavasti, koska se vähentää tarvetta kommunikoida toimittajien kanssa.

Jos haluat, että perinteinen sääntöpohjainen automaatio toimii, sinun on saatava sekä organisaatiosi että toimittajasi mukaan prosessiin, jotta laskuissa on aina täsmälleen oikeat viitetiedot automaatiosäännön käynnistämiseksi. Usein haasteena on kuitenkin se, että laskujen tiedot ovat puutteellisia, ja rakennettiinpa millaisia sääntöjä tahansa, ne eivät toimi ilman puuttuvia tietoja.

Jos olet edelleen pahoillasi siitä, että organisaatiosi ei ole saavuttanut 90 prosentin tasoa ostolaskujen automatisoinnissa, suosittelen, että otat asian vihdoin rennosti.

Tutustu, millaisia mahdollisuuksia tekoäly tuo ostolaskujen automatisointiin ja ota ensimmäiset askeleet kohti uutta aikakautta organisaatiossasi. Muista, että sinun ei tarvitse ostaa ostolaskun tekoälyä testaamatta ensin sen ominaisuuksia ostolaskuaineistollasi. Snowfox.AI voi antaa sinulle ilmaisen tekoälykykytestin, jonka avulla saat tarkkaa tietoa siitä, miten hyvin tekoäly pystyy käsittelemään ostolaskuja automaattisesti. Lisäksi annamme sinulle laskelman siitä, kuinka paljon tekoälyn käyttö maksaisi sinulle.