Palkeet kehittää laskuautomaatiota Snowfox.AI- tekoälyn avulla
Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon yhteispalvelukeskus (Palkeet) on valtiovarainministeriön hallinnonalan konsernipalvelujen tuottaja. Palkeet tuottaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja valtion virastoille, laitoksille ja rahastoille sekä valtion omistamille liikelaitoksille ja valtion kokonaan omistamille osakeyhtiöille, jotka tuottavat palveluja Suomen valtiolle, sekä yksittäisille valtion työntekijöille.
Palkeet kilpailutti tekoälyyn perustuvan postituspalvelun keväällä 2021. Tarjouskilpailun voitti Aitomation Oy, joka tarjosi Palkeetille Snowfox.AI -tekoälypalvelua.
“Palkeetin tarjoamissa rahoituspalveluissa kirjataan manuaalisesti yli 400 000 ostolaskua, jotka voitaisiin automatisoida tekoälyn avulla. Mitä enemmän manuaalista työtä laskujen työnkulku sisältää, sitä enemmän tarvitaan ihmisiä käsittelemään laskuja, mikä johtaa kalliimpaan prosessiin.
Tarjouskilpailun tavoitteena oli löytää valmis tekoälyyn perustuva palvelu, jolla voitaisiin nostaa nykyisin manuaalisesti käsiteltävien ostolaskujen automatisointi mahdollisimman korkealle tasolle. Tekoälyä pidettiin erittäin tarpeellisena teknologiana, sillä se tarjoaa muutoksen, jolla muiden kuin ostolaskujen automaatiotaso voidaan nostaa merkittävästi.” – Eija hartikainen, kehityspäällikkö, Palkeet
“On hienoa nähdä, että valtion omistama yritys investoi prosessiensa kehittämiseen nykyaikaisen teknologian avulla. Kehittämämme tekoälyyn perustuva palvelu sopii erittäin hyvin Palkeetin nykytilanteeseen ja heidän tapaansa kehittää toimintaansa jatkuvasti sujuvammaksi ja tehokkaammaksi.” – Miikka Savolainen, COO, Snowfox.AI
Miten tekoäly toimii?
Tekoäly oppii ostolaskujen historiatietojen perusteella ja sen perusteella, miten laskut on kirjattu aiemmin. Tämän perusteella tekoäly luo automaattisesti mallin, jolla saapuvat laskut voidaan kirjata automaattisesti.
Tekoäly hyödyntää kaikkia laskun tietoja ja lukee myös laskun kuvan, kun se luo laskulle ennusteita. Vaikka laskusta puuttuisi tietoja, tekoäly voi silti automatisoida laskun käsittelyn tehokkaasti, koska se hyödyntää kaikkia tietoja eikä hämmenny esimerkiksi puuttuvasta toimittajan numerosta tai viitenumerosta.
Kirjauksia on mahdollista muuttaa kierron aikana, jos tekoäly on esimerkiksi ennustanut väärän arvon tietylle kirjanpidon ulottuvuudelle. Kun laskun kierto on saatu päätökseen, tekoäly saa palautetta lopullisista kirjauksista ja käyttää tätä tietoa malliensa hienosäätöön. Näin tekoäly oppii jatkuvasti ja pystyy käsittelemään laskuja yhä tarkemmin. Kaikki tämä tapahtuu täysin automaattisesti Snowfox.AI -tekoälypalvelussa.
Tekoälypalvelun laatu testattiin tarjouskilpailun aikana.
Yksi osa julkista tarjouskilpailua oli tekoälyn kykyjen testaaminen. Palkeet lähetti kaikille tarjouskilpailuun osallistuneille historialliset ostolaskutiedot ja niiden kirjaustiedot tekoälymallien kouluttamista varten. Tämän jälkeen Palkeet lähetti uuden erän ostolaskuja, joihin luodun tekoälymallin piti tuottaa kirjaukset. Tarjouskilpailun osallistujat lähettivät tekoälynsä tekemät kirjaukset Palkeetille, joka analysoi niiden paikkansapitävyyden ja pisteytti eri tekoälyratkaisujen suorituskyvyn.
Me Snowfox.AI:ssa pidimme Palkeetin ideasta ottaa tekoälyn kykyjen testaaminen mukaan tarjouskilpailuun. Näin he pystyivät validoimaan tarjottujen ratkaisujen kyvyt, eikä pisteytys perustunut vain lupauksiin.
“Olen todella innoissani alkavasta yhteistyöstämme Palkeetin kanssa. Olen erityisen ylpeä siitä, että tekoälyyn perustuva palvelumme oli tarjouskilpailussa testien paras ja etuusperusteinen hinnoittelumallimme miellytti Palkeetia.” – Tuomas Haapassari, CGO, Snowfox.AI
Tekoäly on liitetty olemassa olevaan laskujenhallintajärjestelmään.
Toteutusprosessi ratkaisun saamiseksi käyttöön Palkeetissa on jo alkanut. Ostolaskujen tekoäly liitetään Palkeetin nykyiseen, olemassa olevaan laskujenhallintajärjestelmään.
Ostolaskujen tekoäly otetaan käyttöön vaiheittain. Hanke on jo käynnissä pilottivaiheen valmistelujen myötä, ja tekoäly on täydessä toiminnassa kaikkien Palkeet-asiakkaiden osalta maaliskuuhun 2022 mennessä.
Kun tekoäly otetaan käyttöön, ainoa asia, joka muuttuu päivittäisessä toiminnassa, on se, että ostolaskut, jotka nyt on kirjattava manuaalisesti, voidaan automatisoida tekoälyn avulla.
Hyötypohjainen hinnoittelu tuo kustannuksia vain toteutuneesta automaatiosta
Snowfoxin DNA:ssa on sisäänrakennettuna ajatus, että palvelun on tuotettava enemmän arvoa kuin mitä asiakas siitä maksaa. Tästä johtuen hinnoittelumme perustuu täysin automatisoitujen ostolaskujen transaktiokustannuksiin, jotka ovat huomattavasti pienemmät kuin manuaalisen työn kustannukset.
Transaktiokustannukset realisoituvat asiakkaalle vain, jos tekoäly on tuottanut oikeita kirjausennusteita. Jos tekoäly ei jostain syystä pysty ennustamaan kirjauksia oikein, asiakkaalle ei synny kustannuksia. Näin Palkeet maksaa vain toimitetusta automaatiosta eikä rahaa mene hukkaan virheellisiin ennusteisiin.
“Tavoitteenamme on olla maailman paras taloushallinnon tekoälypalvelujen tarjoaja, ja Palkeetin luottamus tuotteeseemme on hyvä osoitus siitä, että olemme oikealla tiellä.” – Ville-Veikko Laukkanen, toimitusjohtaja, Snowfox.AI
Tekoälyn reaaliaikainen analyysipalvelu
Snowfox.AI:n käyttöönoton aikana Palkeet saa valtuudet reaaliaikaiseen analytiikkapalveluun, jonka avulla voidaan seurata tekoälyn toimintaa. Analytiikka näyttää, kuinka suuren osan laskuista tekoäly on automatisoinut ja kuinka hyvin tekoäly on pystynyt ennakoimaan niiden kirjauksia. Analytiikka näyttää myös, kuinka varma tekoäly on ollut kunkin ennusteen suhteen ja paljon muuta.
Analytiikkatyökalun avulla sekä Palkeet että Snowfox näkevät selvästi tekoälyn kyvyt ja parannuskohteet. Tämä on ratkaisevan tärkeää, sillä tekoälyä kehitetään jatkuvasti eteenpäin, ja analytiikkapalvelun avulla voidaan tunnistaa keskeiset parannuskohteet.
“Olemme innoissamme päästessämme työskentelemään ostolaskujen automatisoimiseksi valtionhallinnolle. Olemme ylpeitä siitä, että saamme tehdä merkittävää kehitystyötä Suomen hallitukselle.” – Miikka Savolainen, Snowfox.AI
