Blogi: Miten tekoälyautomaatio voi auttaa taloushallintoa muuttumaan strategisemmaksi?

Olet luultavasti kuullut väitteen, jonka mukaan teknologia muuttaa taloushallinnon manuaalisesta käsittelystä liiketoiminnan strategiseksi kumppaniksi. Tämä tapahtuu lähinnä sen kautta, että taloushallinnon työntekijöille vapautuu aikaa sen jälkeen, kun teknologia hoitaa automaattisesti heidän käsin tekemänsä työn.

Väitteessä on kaksi puolta. Ensinnäkin teknologia todellakin vapauttaa aikaa manuaalisesta työstä. On siis selvää, että se työ, jota taloushallintovirkailijat tekevät tulevaisuudessa tämän ylimääräisen ajan avulla, on kuvan toinen puoli. Kuvan toinen puoli on se, mitä teknologia antaa talousyksiköille, mikä auttaa niitä tulemaan liiketoiminnan strategisiksi kumppaneiksi.

Ennen kuin syvennymme tekoälyn rooliin ja sen vaikutuksiin finanssialan työssä, tarkastellaan, miten taloushallinnon työ muuttuu tekoälyteknologioiden ansiosta.

Prosessista strategiaan

Toivottavasti kukaan ei enää usko, että teknologia vie taloushallinnon työntekijöiden työpaikat. Olemme kyllästyneet hakkaamaan tuota kuollutta hevosta. Se kuitenkin muuttaa työtä.
Tässä olemme yrittäneet visualisoida, mihin talousyksiköt käyttävät aikaansa nyt ja miltä sen pitäisi näyttää tulevaisuudessa. Kuten näette, työ koostuu tällä hetkellä enimmäkseen transaktionaalisesta työstä. Mutta tämä työ vähenee tekoälyautomaation myötä. Se tulee jopa vaikuttamaan jossain määrin raportointiin ja valvontaan. Se tekee osan tästä työstä ihmisten puolesta.

Näiltä aloilta vapautuva aika siirtyy strategiseen työhön. Siellä ihmisten panoksella voi olla suurin vaikutus liiketoimintaan. Työ muuttuu analyyttisemmäksi ja – osittain – luovemmaksi.

Tämä muutos tarkoittaa sitä, että työ on edelleen olemassa. Yritykset tarvitsevat edelleen henkilöitä, jotka pystyvät tarjoamaan tietoa ja tekemään ennustelaskelmia tietojen perusteella, laatimaan raportteja päätöksenteon tueksi, ylläpitämään avoimuutta ja huolehtimaan muun muassa eettisestä yrityskäyttäytymisestä. Nämä tehtävät kuuluvat strategisen rahoituksen ammattilaisten työnkuvaan.

Teknologialla on merkitystä kaikilla pyramidissa esitetyillä aloilla. Se on kuitenkin erityisen tärkeää strategian alalla. Teknologia tarjoaa strategiatyössä tarvittavia tietoja ja analyysejä ja auttaa muuttamaan taloushallinnon ammattilaiset liiketoiminnan strategiseksi kumppaniksi. Strategisen päätöksenteon tukeminen on talousosastojen tulevaisuuden rooli.

Miten tekoäly sitten auttaa tässä, paitsi että se vapauttaa aikaa talousasiantuntijoilta? Sitä tarkastelemme seuraavaksi.

Tekoäly lisää datan määrää liiketoiminnan hyödyksi.

Mitä enemmän automatisoit, sitä enemmän tietoa sinulla on. Tekoäly ei ainoastaan automatisoi, vaan myös integroi ja käsittelee tietoja tavoilla, jotka eivät ehkä ole edes mahdollisia ihmisille.

Tämä johtuu siitä, että tekoäly voi kerätä tietoa myös yrityksen muista osista: asiakkaista, toimittajista, henkilöstöstä, myynnistä, markkinoinnista jne. Tekoäly voi kerätä tietomassat tarkemmin, nopeammin ja tehokkaammin. Taloushallinto voi sitten käyttää kaikilta näiltä osastoilta saatuja tietoja oivalluksiin, päätöksentekoon liittyviin neuvoihin ja ennusteisiin. Taloushallinto voi käyttää aikaa ja dataa liiketoiminnan ymmärtämiseen ja auttaa liiketoimintaa työssään.

Lyhyesti sanottuna: lisääntyneet tekoälytyökalut johdattavat rahoitusalan ihmiset liiketoiminnan ymmärtämiseen.

Ymmärryksestä raportointiin

Strategisesta näkökulmasta tietojen ymmärtäminen on yksi asia, mutta niiden käyttäminen raportoinnissa on kultaa.

Tulevaisuudessa ei riitä läheskään, että liiketoimintakertomus tulee 1-2 viikkoa kuukauden lopun kirjanpidon jälkeen. Joko se on tehtävä muutamassa päivässä tai, mikä vielä parempi, reaaliaikaisesti.

Itse asiassa tulemme näkemään ajan, jolloin talousosastojen ei tarvitse laatia jaksoittaista kirjanpitoa, esimerkiksi kuukauden tai vuosineljänneksen lopun tilinpäätöstä jne. Tekoälyteknologia mahdollistaa tarkkojen taloustietojen näkemisen milloin tahansa, koska luvut ja raportointi voidaan automatisoida.

Ennen kuin raportointi voidaan automatisoida kokonaan, taloushallinnon työntekijöiden on ehkä ensin tehtävä raporteista visuaalisempia ja yksinkertaisempia, jotta pääviesti ja oivallukset ovat helposti ja nopeasti ymmärrettävissä liiketoiminnalle ja johdolle. Mutta kun automatisoidut raportoinnin kojelaudat ovat käytössä, perinteinen raportointi väistyy ja tilalle tulee oivaltavampi reaaliaikainen näkymä organisaation suorituskyvystä.

Oivalluksesta ennakointiin

Tällä hetkellä raportoinnissa katsotaan pääasiassa taustapeiliin. Tekoäly voi kuitenkin ennustaa tulevia taloudellisia tuloksia trendien ja markkinatietojen perusteella.

Gartnerin mukaan tekoäly voi antaa yrityksille tarkkoja ennusteita taloudesta ja jopa suosituksia parhaista toimintatavoista näiden ennusteiden perusteella. Tämä poistaa raportoinnista inhimillisen ennakkoluulon, sillä ihmisten luomia malleja voidaan aina “virittää” näyttämään, mikä on suotuisaa tai odotettua.

Millä aloilla tekoälyteknologiat voivat siis olla ennakoivia? Esimerkiksi: kassavirtaennusteet, tuloennusteet, kustannus- ja kulusuunnittelu sekä taseen suunnittelu.

Edut riippuvat luonnollisesti siitä, minkä tyyppinen yritys olet. Jos olet hyvin tuotekeskeinen ja sinulla on laaja tuotevalikoima, voit hyötyä tekoälystä eniten tulojen ennustamisessa. Jos taas olet monikansallinen yritys, joka kilpailee matalan katteen toimialalla, haluat todennäköisesti käyttää tekoälyä kassavirran ennustamiseen.

Tekoäly ja muut teknologiat laajentavat yrityksesi datan määrää ja syvyyttä, ja kun sinä talousjohtajana tarkastelet dataa strategisesti, sinulla on tilaisuus aloittaa lisäarvon tuottaminen talousosastona.

Tekoälyratkaisut parantavat yrityskulttuuria

Tässä on jotain, mitä et varmaan odottanut kuulevasi. MIT Sloan Management Review’n ja Boston Consulting Groupin vuonna 2021 tekemä tutkimus osoitti, että tekoälyn käyttöönotolla on myös kulttuurisia etuja.

He olivat haastatelleet 2 197 johtajaa ja 18 johtajaa tekoälystä ja liiketoimintastrategiasta. Raportti osoitti, että:

• 58 prosenttia oli sitä mieltä, että tekoälyratkaisut parantavat tiimien tehokkuutta ja päätöksentekoa.
• 78 prosenttia ilmoitti parantuneesta yhteistyöstä tiimeissä.
• < 75 % havaitsi parannuksia tiimimoraalissa, yhteistyössä ja yhteisessä oppimisessa.

Yritykset, jotka eivät keskity vain kustannusten leikkaamiseen vaan käyttävät tekoälyä uusien arvonluontitapojen tutkimiseen, näkivät parempia strategisia hyötyjä kuin yritykset, jotka käyttivät tekoälyä vain kustannusten leikkaamiseen.
Ne yritykset, jotka käyttivät tekoälyä uuden arvon luomiseen, kokivat 2,5 kertaa todennäköisemmin, että tekoäly auttaa heidän yritystään kilpailukyvyssä verrattuna niihin yrityksiin, jotka sanoivat käyttävänsä tekoälyä ensisijaisesti nykyisten prosessien parantamiseen.

Vastaajat, jotka olivat nähneet tekoälyratkaisujen tuovan taloudellisia hyötyjä, muuttivat 10 kertaa todennäköisemmin tapaa, jolla he mittaavat menestystä.

Tekoäly auttoi johtajia tunnistamaan uusia suorituskykyyn vaikuttavia tekijöitä, mikä johti uusiin tavoitteisiin, toimenpiteisiin ja käyttäytymismalleihin.

Nämä tulokset osoittavat 2 asiaa:

• Kun yrityksellä on tekoälyjärjestelmiä, se muuttaa ihmisten työskentelytapoja. Tiimit toimivat ja tekevät yhteistyötä paremmin.
• Tekoäly ei ole pelkästään kustannusten vähentämiseen tai tulojen lisäämiseen tarkoitettu teknologia. Se muuttaa yritysten strategioita.

Tähän mennessä olemme tarkastelleet, mitä teknologia antaa rahoitusyksiköille, jotta niistä voisi tulla liiketoiminnan strategisia kumppaneita. Tarkastellaan nyt, mitä taloushallinnon pitäisi tehdä kaikella vapautuneella ajalla.

Taloushallinnon muuttuvat roolit ja työtehtävät

Tekoälyteknologiat vapauttavat talousasiantuntijoiden aikaa keskittyä strategisempaan työhön. Mitä tämä työ on? Mihin aikaa pitäisi käyttää?

Ajattele, suunnittele ja keskustele

Ennen kuin alat jakaa uusia rooleja työntekijöillesi, sinun on mietittävä ja suunniteltava. Mihin sinun ja johdon mielestäsi taloushallinnon aika pitäisi käyttää? Missä haluatte olla yrityksenä, ja miten taloushallinto voi auttaa siinä?

Olemme myös huomanneet, että monet eri yritysten talousosastot, joiden kanssa olemme keskustelleet, eivät tiedä, kuinka paljon aikaa he käyttävät kaikkiin prosesseihinsa. Ne eivät ole asettaneet tavoitteita ja mittareita työnsä seuraamiseksi. Jos näin on siis sinun kohdallasi, kannattaa aloittaa siitä. Laske, kuinka paljon aikaa käytät prosesseihisi ja kuinka paljon se maksaa sinulle, aseta tavoitteet ja määritä mittarit, joilla voit seurata, miten teet työtäsi.

Kysy rahoitusasiantuntijoiltasi, mikä heitä kiinnostaa. Millä aloilla he haluavat oppia ja kehittyä? Jos he ovat linjassa yrityksesi tavoitteiden kanssa, anna heidän jatkaa näitä taitoja ja kiinnostuksen kohteita.

Mahdolliset painopistealueet

Olipa liiketoimintasi ja yrityksesi mielestäsi kuinka ainutlaatuinen tahansa, on olemassa joitakin painopistealueita, joihin jokaisen yrityksen olisi kiinnitettävä huomiota, kun työ muuttuu manuaalisesta työstä strategiseksi työksi. Ainoa asia, joka vaihtelee, on se, mikä niistä on tärkeämpää yrityksesi strategian kannalta.

Seuraavassa on muutamia esimerkkejä mahdollisista painopistealueista:

• Automaation lisääminen taloushallinnossa ja koko yrityksessä.
• Tuo taloushallinto ja liiketoiminta lähemmäksi toisiaan ja etsi alat, joilla taloushallinto voi tukea liiketoimintaa mahdollisimman tehokkaasti.
• Kehitä raportointia: mikä on hyödyllistä yritykselle ja liiketoiminnalle, miten visualisoida ja yksinkertaistaa raportointia, raportoida kannattavista hankinnoista, luoda ennakointiraportteja… Mahdollisuuksia on loputtomasti.
• Paranna asiakaspalvelua ja asiakaskokemusta.
• Tuo taloushallinto ja tietotekniikka lähemmäs toisiaan. Tämä auttaa tuotekehityksessä ja myynnissä.
• Pidä itsesi ajan tasalla yrityksesi kehitysprosesseista ja sijoita rahoitusasiantuntijoita näihin hankkeisiin. Näin voit vaikuttaa heti alusta alkaen.

Lopuksi, riippumatta siitä, mitä teet, sinun on johdettava “pelkotekijää”.

Muutos on pelottavaa. Muutosta vastustetaan. Sinun on kuitenkin osattava johtaa niin, että kaikki pääsevät pelkojensa yli. Muistuta kaikkia siitä, etteivät he ole yksin, ja tuo kaikki yhteen keskustelemaan ja suunnittelemaan tulevaisuutta.

Mitä tämä kaikki tarkoittaa talousjohtajille?

Yleisesti ottaen talousjohtajien on otettava härkää sarvista (niin sanotusti) ja ryhdyttävä johtamaan muutosta. Voit vertailla joitain tekoälypeliä edellä olevia yrityksiä, tutkia niiden oppeja ja ottaa käyttöön sen, mikä on toteutettavissa omassa tilanteessasi.

Yhdysvaltalaisten yritysten kyselytutkimuksen tehneen Deloitten mukaan tekoälypelissä pitkällä olevilla yrityksillä on kolme yhteistä piirrettä. Deloitte kutsuu näitä yrityksiä edelläkävijöiksi.

Edelläkävijät pystyvät:

1. Tekoäly on olennainen osa strategisia suunnitelmia
   Nämä yritykset pitävät tekoälyä tärkeänä välineenä yrityksensä liiketoiminnan menestyksen kannalta. Siksi ne sisällyttävät strategioihinsa tekoälyn käyttöönottosuunnitelman. Useimmilla yrityksillä on koko yrityksen kattava tekoälyn käyttöönottosuunnitelma, mutta jos yritys ei ole vielä valmis ryhtymään tällaiseen prosessiin, rahoitus voi tehdä sen yksin ja näyttää muulle yritykselle, miten se tehdään.
   
   Jos olet vasta ottamassa ensiaskeleitasi tekoälyn parissa, on hyvä aloittaa suunnittelemalla, miten tekoäly auttaa strategisissa aloitteissa.
   
   Vihje: tekoälyvisio ja -strategia eivät myöskään ole huono ajatus.
   
2. Keskity tuloihin ja asiakasmahdollisuuksiin
   Forerunners mittaa ja seuraa tekoälyhankkeidensa tuloja ja asiakaskokemusta koskevia mittareita. Tämä on hyvä tapa keskittyä uudelleen siihen, mitä teet. Kun mittaat asiakaskokemusta, alat löytää uusia tapoja käyttää tekoälyä liiketoimintamahdollisuuksien löytämiseen.
   
   Samat edelläkävijät seurasivat myös kustannussäästöjä. Tämä on järkevää, sillä tekoälyratkaisuja käytetään usein työvoimavaltaisten tehtävien automatisointiin ja tuottavuuden parantamiseen. Näiden edelläkävijöiden kohdalla on kuitenkin – ainakin Deloitten mukaan – kyse siitä, että ne eivät keskittyneet vain kustannusten vähentämiseen vaan myös asiakaskokemukseen ja tuloihin.
   
3. Käytä eri tapaa hankkia tekoälyä
   Yleisin tapa, jolla yritykset aloittavat tekoälyn hyödyntämisen, on käyttää jo käytössä olevia yritysohjelmistoja. Edelläkävijät käyttivät kuitenkin useita eri tapoja toteuttaa tekoälyratkaisuja. Ne käyttivät myös vaihtoehtoja, kuten AI-as-a-palvelua ja automaattista koneoppimista yritysratkaisujen päälle. Näin ne pystyivät nopeuttamaan tekoälyteknologioiden kehittämistä.

Tekoäly on väline taloushallinnon strategiseen muutokseen.

Toivomme, että olemme onnistuneet esittelemään joitakin tapoja, joilla tekoälyteknologiat voivat auttaa talousosastoasi toimimaan strategisemmin. Osittain kyse on teknologian kehittämisestä ja osittain ihmisten kehittämisestä. Viime kädessä kyse on suunnittelusta ja johtamisesta, ei enempää eikä vähempää. Tekoäly ei ole enää monimutkaista teknologiaa. Sen ei tarvitse olla massiivinen käyttöönottoprojekti. Se voidaan hankkia pienin askelin ja ratkaisu kerrallaan.