Asiakastarina: Cramo
Palvelutaso on noussut, ja työntekijöiden tyytyväisyys kirjanpito-osastolla on parantunut. Henkilöstön työpanosta käytetään paljon tehokkaammin kuin ennen Snowfoxia.
Emilia Niskanen
Talouspäällikkö, maksettavat tilit
Päähaara
Vantaa, Suomi
Henkilöstö
Cramo
Cramo Group on Euroopan johtava rakennusteollisuuden vuokrauspalvelujen tarjoaja, joka toimii 17 eri maassa. Heidän tarjontaansa kuuluvat rakentamista, kunnostamista ja ylläpitoa tukevat palvelut.
Cramo Group on Euroopan johtava rakennusteollisuuden vuokrauspalvelujen tarjoaja, joka toimii 17 eri maassa. Heidän tarjontaansa kuuluvat rakentamista, kunnostamista ja ylläpitoa tukevat palvelut. Cramo pyrkii parantamaan asiakkaiden tehokkuutta ja tuottavuutta paikan päällä tarjottavien palvelujen ja digitaalisten ratkaisujen avulla. Cramo Finland Oy on osa Boels-Cramo-konsernia. Boels-Cramo toimii 17 maassa ja sillä on 750 toimipistettä, joista 200 Pohjois-Euroopassa.
Satoja tuhansia ostolaskuja käsitelty manuaalisesti.
Cramo vastaanottaa vuosittain useita satoja tuhansia ostolaskuja. Näitä laskuja tarkastavan henkilöstön määrä on huomattava. Laskuja tarkastetaan useissa eri maissa, mutta ne ohjautuvat keskitetysti Suomen kautta. Kirjanpitoprosessin automatisointitarpeen lisäksi Cramo tarvitsi merkittävää apua laskujen reitityksessä. Lisäksi oli tarvetta parantaa ja automatisoida muita ostolaskujen käsittelyprosessin osa-alueita.
Ennen Snowfoxia vain noin 10 prosenttia kaikista laskuista käsiteltiin automaattisesti ostotilausten tai maksusuunnitelmien kautta. Tämä tarkoitti sitä, että 90 prosenttia laskuista vaati manuaalista kirjanpitoa tai reititystä. Vaikka järjestelmän automaatiotason parantamiseksi luotiin sääntöjä, ne osoittautuivat rajallisiksi.
Ostolaskujen reitittäminen oli Cramon ostoreskontran tiimille työläs prosessi. Ostolaskujen hyväksyjän löytäminen vaati huomattavan paljon aikaa, ja laskuja oli vaikea reitittää ajoissa. Tilannetta pahensi entisestään Pohjoismaiden ulkopuolisten maiden laskujen manuaalinen kirjanpito. Pohjoismaissa laskujen kirjanpito on liiketoimintojen laskutarkastajan vastuulla. Manuaalisen työn määrä aiheutti kiireen tunnetta kirjanpitotiimissä. Lisäksi maksuliikkeen palvelutaso kaipasi parannusta. Näiden haasteiden keskellä Cramon Emilia Niskanen innostui heti siitä, mitä Snowfox tarjosi tilanteen helpottamiseksi.
Miksi tekoäly päätettiin ottaa mukaan ostolaskuprosessiin?
Ostolaskujen käsittelyyn liittyvää manuaalista työtä haluttiin vähentää merkittävästi. Sekä kirjanpitotyöt että reititys haluttiin automatisoida mahdollisimman pitkälle. Aikaisemmin laajan manuaalisen työn vuoksi laskujen läpimenoaika oli pitkä, ja laskut maksettiin jonkin verran myöhässä. Tämä johti valituksiin sekä Cramon sisäisesti että toimittajilta.
Automaation tarkoituksena oli myös parantaa työntekijöiden kokemusta kirjanpito-osastolla. Tavoitteena oli vähentää kiireen tuntua ja tehdä työstä mielekkäämpää.
Täytäntöönpano sujui ongelmitta
Cramon näkökulmasta toteutus oli nopea ja ketterä, ja siihen sisältyi sopiva määrä kokouksia ja keskusteluja. Snowfox integroitiin Cramon BaswareP2P-ostolaskujärjestelmään valmiiden rajapintojen kautta. Cramon haasteet oli otettu tarkkaan huomioon tekoälymalleja koulutettaessa, ja pohjatyö oli tehty hyvin. Kaiken kaikkiaan toteutus sujui erittäin hyvin.
“Toteutus oli kaiken kaikkiaan asiakaslähtöinen. Ketteryys on sopivin sana Snowfoxin toteutukselle”, Emilia Niskanen sanoo.
Tekoälyn toimintamalli vaati aluksi oppimista ja luottamusta.
Tekoälyn käyttöönottoon suhtauduttiin epäilevästi. Ennen tekoälyä kaikki automaatio perustui yksittäisiin sääntöihin, eikä tekoälystä ollut aiempaa kokemusta. Työntekijät kohtasivat joitakin haasteita luottaessaan tekoälyn tarkkuuteen, koska tekoälyn johtopäätöksiä ei voida käytännössä valvoa. On yksinkertaisesti luotettava siihen, että tekoäly hyödyntää kaikki laskujen tiedot ja tekee niiden perusteella johtopäätöksiä. Aiemmin, kun jokainen automaatiosääntö luotiin erikseen, tiedettiin tarkalleen, mihin ne perustuvat. Pelkästään sääntöihin perustuvaa automaatiota voitiin kuitenkin soveltaa vain 10 prosenttiin laskuista, mikä johti massiiviseen manuaaliseen työmäärään.
Onneksi tekoäly on osoittanut kykynsä käytännössä, ja siihen on alettu luottaa tarkkojen ennusteiden ansiosta. Tämä vaihe on ollut Cramolle ratkaiseva oppimismatka tekoälyn maailmaan.
Tekoäly on vienyt ostolaskujen automatisoinnin aivan uudelle tasolle.
Snowfox ennakoi tekoälyn avulla Cramon ostolaskujen kirjanpidon kaikkine seurantapisteineen ja hyväksymisketjuineen. Aikaisemmin lähes kaikki laskut pysähtyivät ostoreskontraan ennen niiden lähettämistä hyväksyjille. Nyt kun Snowfox ennustaa laskujen kirjanpidon ja hyväksymisketjun, merkittävä osa laskuista lähetetään automaattisesti hyväksyjälle ilman, että kirjanpito-osasto tarkastaa ne ensin. Ainoastaan ne laskut, joiden osalta tekoäly ei ole riittävän varma kirjanpidosta tai hyväksyjästä, pysäytetään kirjanpito-osaston tarkistettavaksi.
Automaatioaste on noussut 10 prosentista yli 80 prosenttiin. Cramon volyymissa tämä tarkoittaa satoja tuhansia automatisoituja laskuja vuosittain.
Automaation merkittävä lisääntyminen saavutettiin nopeasti tuotantoon siirtymisen jälkeen. Asiakkaan näkökulmasta automaatio on toteutunut vaivattomasti. Snowfox hoitaa tekoälyn koulutuksen ja automaation kehittämisen, joten asiakkaan ei tarvitse käyttää aikaa sääntöjen laatimiseen tai ylläpitoon. Tuotannossa ollessaan Snowfoxin tekoäly päivittää itseään jatkuvasti, eli järjestelmä kehittyy ja pysyy ajan tasalla muutoksista huolimatta.
Snowfoxin lisääminen ostolaskujärjestelmään on osoittautunut erittäin hyväksi ratkaisuksi. Snowfox vastasi automaatiotarpeisiin yli odotusten.
Snowfoxin käyttöönoton myötä laskujen reititykseen käytetty aika on lyhentynyt vain 5 prosenttiin siitä, mitä se oli ennen Snowfoxia. Erityisesti maissa, joissa suuri osa laskuista saapuu PDF-muodossa, laskujen reitittäminen oli ollut erittäin haastavaa.
Emilia Niskanen on tyytyväinen saavutettuun automaatioon: “Nyt laskut lähetetään hyväksyjälle muutamassa minuutissa niiden saapumisesta, koska Snowfox hoitaa laskujen kirjanpidon ja reitityksen. Laskujen reitityksen lähes poistuminen Snowfoxin avulla on ollut fantastista.”
Tekoäly tukee järjestelmän sisäistä sääntöpohjaista automaatiota.
Snowfox käsittelee Cramolle vain ne ostolaskut, joita Basware ei pysty automatisoimaan sisäisesti. Näin tekoäly tukee järjestelmän sisäistä automaatiota ja auttaa Cramoa saavuttamaan mahdollisimman automatisoidun ostolaskuprosessin.
Perinteiset sääntöpohjaiset ratkaisut eivät toimineet PDF-laskujen kanssa, joten Snowfoxin vaikutus tähän ongelmaan oli ilmeinen. Tekoäly osoittautui myös erityisen taitavaksi PDF-laskujen hyväksyjien ennustamisessa. Ilman Snowfoxia tätä ongelmaa ei olisi voitu ratkaista.
“On hyvä, että voimme yhdistää järjestelmäautomaation ja Snowfoxin. Ostolaskujärjestelmällä on rajansa, mutta Snowfoxin avulla voimme täydentää sitä. Lisäksi Snowfox tekee ennusteita niille laskuille, joiden toimittaja on uusi.”
Tyytyväisempi kirjanpitovelvollisten tiimi
Manuaalinen työ on vähentynyt huomattavasti kirjanpidossa, ja kiireen tuntu on vähentynyt. Kirjanpito on siirtynyt enemmän laadun ja tarkkuuden tarkastamiseen. Nyt aikaa voidaan käyttää enemmän esimerkiksi verokoodien tarkistamiseen. Vapautunutta aikaa voidaan käyttää myös muuhun taloushallinnon ja asiakaspalvelun kehittämiseen.
“Pidän siitä, että tiimistäni voi tulla yhä enemmän asiantuntijoita. Se osoittaa, että ihmisiä arvostetaan, kun he voivat lisätä monimutkaisuutta työhönsä. Palvelutaso on noussut, ja työntekijöiden tyytyväisyys kirjanpito-osastolla on parantunut. Henkilöstön työpanosta käytetään paljon tehokkaammin kuin ennen Snowfoxia.”
Myös kirjanpito-osasto on siirtynyt yksittäisten laskujen napsauttamisen lisäksi laajentamaan tehtäviä. Emilia on tästä erittäin tyytyväinen: “Tuntuu hyvältä antaa alaisilleni analyysiin ja tekoälyyn liittyviä tehtäviä.”
Prosessin parantamisen ja työntekijöiden tyytyväisyyden myötä Cramon maksuliikenteen palvelutaso on noussut, minkä eri sidosryhmät ovat huomanneet. Paremman palvelun ansiosta maksuliikeosasto on saanut positiivista palautetta. “Saimme laskun eilen, ja se maksettiin jo tänään.”
Jatkuva palvelu
Snowfoxin jatkuvan palvelun mallia arvostetaan, ja Emilia toivoo, että ketteryys säilyy. Snowfoxin kanssa pidetään säännöllisiä tapaamisia, ja sähköpostia lähetetään tarpeen mukaan. Sen lisäksi, että Snowfoxin analytiikka ja sovellus ovat hyvin toimivia, ne tukevat palvelun käyttöä.
“Snowfox kysyy aina, miten asiat sujuvat, ja kuuntelee meitä. Se on tärkeää.”
Emilia toteaa fiksusti, että yhteinen matka tekoälyn maailmaan on ollut Cramon henkilökunnalle tärkeä polku: “Snowfox on ohjannut Cramon sääntöpohjaisesta maailmasta tekoälyn maailmaan. Minusta tuntuu, että Snowfoxin avulla pääsemme taloushallinnon eturintamaan. Olen myös oppinut paljon tässä yhteistyössä.”
Saavutetut hyödyt: Käytännössä vain viisi prosenttia (5 %) siitä ajasta, joka kului ennen Snowfoxia. Myös PDF-laskujen osalta saavutettiin korkea automaatioaste. Suuret laskumäärät voidaan käsitellä vaatimattomalla tiimillä: Henkilöstön työpanos käytetään tehokkaammin. Maksullisten laskujen resurssitarpeet ovat vähentyneet. Laskut lähtevät liikkeelle itsenäisesti hetkessä, kun Snowfox määrittelee hyväksyjän ja kirjanpidon, ja järjestelmä lähettää laskun eteenpäin. Cramon palvelutaso on noussut, ja sidosryhmien sisäinen positiivinen palaute on lisääntynyt Snowfoxin käyttöönoton jälkeen. Kirjanpidon laatu on parantunut. Virheet ovat vähentyneet tekoälyn ansiosta. Työntekijät ovat tyytyväisempiä, ja kiireellisyys on vähentynyt.
Emilia suosittelee Snowfox kaikille
“En näe paikkaa, jossa Snowfoxin tekoälypalvelua ei voisi kokeilla. Kaikki kirjanpito-osastot maailmanlaajuisesti kamppailevat manuaalisen kirjanpidon, reitityksen, verojen ja laskujen läpimenonopeuden kanssa.”
Haluatko tietää, kuinka paljon helpompaa ostolaskujen käsittely voisi olla?
Jutellaan, ilman ehtoja.
Jos haluat keskustella kanssamme tekoälyn tarkkuuden testaamisesta tai haluat vain esittää kysymyksiä, täytä tämä kätevä pieni lomake, niin vastaamme sinulle 24 tunnin kuluessa (paitsi jos on viikonloppu tai kansallinen juhlapäivä, jolloin se voi kestää hieman kauemmin).