Asiakastarina: Hartela
Vaikuttavat tulokset ja tehokas prosessi vahvistivat myös uskoani siihen, että olemme oikealla tiellä, ja pidän tärkeänä, etten lupaa mitään sellaista, mikä ei ehkä ole saavutettavissa.
Leena Joki
Yhteisen palvelukeskuksen johtaja
Päähaara
Helsinki, Suomi
Henkilöstö
Teollisuus
Rakentaminen
Liikevaihto
Hartela
Hartela on merkittävä perheyritys Suomen rakennusalalla. Tämä arvostettu yritys on erikoistunut asuntojen, sijoituskiinteistöjen, toimisto- ja teollisuusrakennusten sekä julkisten rakenteiden rakentamiseen.
Hartela on arvostettu perheyritys, joka kuuluu Suomen suurimpiin ja tunnetuimpiin rakennusliikkeisiin. Kymmenen vuotta sitten Hartela keskitti kaikki talousprosessinsa saman katon alle omaan palvelukeskukseen, jolloin keskeiset talouspalvelut virtaviivaistettiin ja standardoitiin. Nykyään samoja prosesseja sovelletaan yhdenmukaisesti kaikissa konserniyhtiöissä, ainoana erona ovat ostolaskujen tarkastajat ja hyväksyjät.
Rahoituspalvelukeskusta johtaa Leena Joki, jolla on lähes neljän vuosikymmenen kokemus Hartelasta. Joki on aina pitänyt itseään dynaamisena innovaattorina, joka on ennakoivassa roolissa opastamassa seuraavaa sukupolvea tekoälyn ja automaation mukanaan tuomiin merkittäviin muutoksiin taloushallinnossa.
Taloudellisen etenemissuunnitelman vankka perusta
Vuonna 2021 yritys koki merkittävän muutoksen, kun se otti käyttöön IFS Finance -järjestelmän, joka korvasi vanhan taloushallinnon. Ajatus tekoälyn valjastamisesta taloushallinnon prosessien virtaviivaistamiseen, erityisesti ostolaskujen käsittelyssä, oli ollut Leena Jokisen mielessä jo pitkään.
Rahoitusjärjestelmän käyttöönotto kuitenkin hyllytti ajatuksen hetkeksi odottamaan, että uuden järjestelmän myötä rahoitussuunnitelma selkiytyisi ja että henkilöstöllä olisi runsaasti aikaa käytettävissään.
“Kun siirryimme uuteen rahoitusjärjestelmään, se kesti kaksi vuotta. Vasta tämän käänteentekevän muutoksen jälkeen Snowfoxin tekoälyteknologian käyttöönotto oli seuraava looginen askel”, Leena Joki toteaa.
Ostolaskujen käsittelyn tehostaminen tekoälyn avulla
Hartelan talouspalvelukeskuksessa käsitellään vuosittain noin 60 000 ostolaskua Rillion-laskujärjestelmää hyödyntäen.
Aiemmin Rillion oli jo automatisoinut ostolaskujen käsittelyä ja tarjonnut muun muassa ehdotuksia tiliöintiä varten. Tästä huolimatta merkittävä osa laskujen käsittelyn työnkulusta vaati edelleen manuaalista käsittelyä, ja yksityiskohtaisen tarkistustyön tarve oli lisääntynyt.
Tiina Huhta, joka vastaa kirjanpidosta, muistelee, että tuohon aikaan oli vielä paljon manuaalista tietojen syöttämistä:
“Aikaisemmin prosessi vaati projektinumeron tai -viitteen syöttämistä manuaalisesti, ja tämä tieto oli poimittava huolellisesti itse laskusta ja syötettävä sen jälkeen vastaavaan viitekenttään. Nyt, kun tekoäly sujuvoittaa prosessia, laskun saaminen liikkeelle kestää usein vain muutaman klikkauksen.”
“Kun taloudellinen perusta oli vankasti paikallaan, oli sopiva hetki ottaa yhteyttä Snowfoxiin, johon Leena Joki oli törmännyt muutamaa vuotta aiemmin Rillionin asiakastapahtumassa.”
Snowfox tarjosi Hartelalle ilmaista tekoälyn tarkkuutta koskevaa testiä, jossa Hartelan omat ostolaskujen tiedot otettiin tarkastelun kohteeksi tekoälyn toimivuuden arvioimiseksi. Testin vakuuttavat tulokset tekivät päätöksestä helpon ja turvallisen.
“Tekoälyn tarkkuuskokeen myönteiset tulokset ja prosessin sujuvuus vahvistivat uskoani siihen, että olemme oikealla tiellä, enkä lupaa mitään sellaista, mitä ei ehkä ole mahdollista saavuttaa”, Leena Joki kehuu.
Tavoitteena oli vähentää merkittävästi laskujen tarkistamiseen kuluvaa aikaa sekä liiketoiminnassa että kirjanpidossa ja lisätä automaattisesti tileille kohdistettujen laskujen osuutta jopa 91 prosenttiin kaikista laskuista.
Toteutuksesta tuloksiin ensimmäisestä päivästä alkaen
Tekoälyn käyttöönotto Snowfoxin avulla ei vaatinut erillistä IT-projektia, vaan se integroitui saumattomasti lisätoimintona yrityksen nykyiseen ostolaskujärjestelmään.
Käyttöönotto Hartelan rahoituspalvelukeskuksessa sujui sujuvasti ja ongelmitta.
“Kaikki käyttöönottoprosessissa oli suoraviivaista ja helppoa. Emme kohdanneet merkittäviä ongelmia”, muistelee Tiina Huhta kokemuksia Snowfoxin tekoälyn käyttöönotosta.
Snowfoxin tekoälyteknologian käyttöönoton jälkeen se on hallinnoinut Hartelan ostolaskuja yli vuoden ajan ja täyttänyt kaikki alkuperäiset lupaukset, Leena Joki vahvistaa. Ennen käyttöönottoa arvioitiin, että tekoäly pystyi ennustamaan oikean pääkirjanpidon kirjauksen tarkasti noin 70 prosentissa tapauksista ja muut kirjanpidon ulottuvuudet noin 90 prosentin tarkkuudella.
“Tekoäly on oppinut nyt noin vuoden ajan, ja olemme erittäin tyytyväisiä saavutettuun ennustustarkkuuteen”, Joki kertoo.
Tekoälyn käyttöönotto Hartelassa on otettu avosylin vastaan, sillä se on vähentänyt merkittävästi korjausten ja selvennysten tarvetta laskujen käsittelyssä.
“Jos et tietäisi, että toiminnassa on tekoälyä, et uskoisi sitä. Se on niin huomaamaton”, Leena Joki toteaa.
Leena Joki ja Tiina Huhta nostavat Snowfoxin laskujen tekoälyn suurimmiksi hyödyiksi ajansäästön, laskujen oikeellisuuden ja nopeamman laskujen käsittelyn. Snowfox on myös yksinkertaistanut laskujen käsittelyä huomattavasti. Projektilaskujen numerointi ja tietojen haku on nopeutunut huomattavasti. Usein juuri näennäisen pienet tehtävät ovat vieneet paljon aikaa.
“Jos esimerkiksi laskussa on vain osoite, tekoälyn ennuste projektinumerosta nopeuttaa käsittelyä, koska sen ennusteet ovat yleensä tarkkoja. Aiemmin meidän piti hakea projektinumero erillisestä Excel-tiedostosta, syöttää osoite sinne ja etsiä sitten vastaava projektinumero”, Tiina Huhta kuvailee tyypillistä skenaariota.
Leena Joki haluaa myös antaa erityiskiitoksen Snowfoxille säännöllisistä kokouksista. “Pidämme edelleen kuukausittaisia katselmuksia Customer Success -tiimin kanssa. Se on ollut hieno kokemus, joka varmistaa, ettemme koskaan tunne jäävämme pulaan. Myös teknisesti kaikki on toiminut sujuvasti.”
Kaiken kaikkiaan Snowfox on osoittautunut onnistuneeksi ratkaisuksi Hartelan tiimille, sillä se tarjoaa automaation ja tekoälyn avulla selviä etuja.
Tekoäly on tuonut Hartelalle monia etuja:
- Aikaa säästyy merkittävästi, koska tekoäly ennustaa tarkasti oikean “littera”-ulottuvuuden 70 prosentissa tapauksista ja kaikki muut kirjanpidon ulottuvuudet yli 90 prosentin tarkkuudella.
- Laskujen kirjanpito on asianmukaista, mikä vähentää virheiden määrää huomattavasti.
- Laskujen läpimenoaika on nopeampi, mikä lyhentää maksuaikoja ja parantaa kassavirtaa.
- Työ helpottuu, kun rutiinitehtävät automatisoidaan, jolloin työntekijät voivat keskittyä haastavampiin tehtäviin.
Haluatko tietää, kuinka paljon helpompaa ostolaskujen käsittely voisi olla?
Jutellaan, ilman ehtoja.
Jos haluat keskustella kanssamme tekoälyn tarkkuuden testaamisesta tai haluat vain esittää kysymyksiä, täytä tämä kätevä pieni lomake, niin vastaamme sinulle 24 tunnin kuluessa (paitsi jos on viikonloppu tai kansallinen juhlapäivä, jolloin se voi kestää hieman kauemmin).