Asiakastarina: PHM Group

Suurin konkreettinen vaikutus on se, että ostolaskujen määrä on kaksinkertaistunut sen jälkeen, kun aloitimme Snowfox AI:n käytön, ja pystymme käsittelemään laskut samoilla resursseilla.

Heidi Perälä

Tiimin johtaja

Päähaara

Helsinki, Suomi

Liikevaihto

+ 0 M€

Henkilöstö

Kiinteistönhoito ja kiinteistöt

Henkilöstö

+ 0

PHM Group

PHM Group on kasvava pohjoismainen kiinteistöpalveluyritys, jonka tehtävänä on huolehtia ihmisistä huolehtimalla heidän elinympäristöstään. Yhtiö toimii viidessä maassa yli sadan paikallisen yksikön ja lähes 6 000 ammattilaisen voimin.

Nopeasti kasvavissa yrityksissä myös ostolaskujen määrä voi kasvaa nopeasti. Suomalaisessa kiinteistöpalveluyrityksessä PHM Groupissa tilanne oli juuri tällainen. Etenkin yrityskauppojen myötä ostolaskujen määrä ostoreskontrassa kasvoi kuukausittain huomattavasti.

Yritys oli pisteessä, jossa käytössä olevat resurssit ja teknologia eivät enää riittäneet saapuvien laskujen käsittelyyn. Kirjanpito-osasto tiesi myös, että laskujen määrä tulisi kasvamaan tulevina kuukausina, joten tilanteeseen tarvittiin nopeasti ratkaisuja.

Tämä oli tilanne, kun he ottivat käyttöön Snowfox.AI:n tekoälyyn perustuvan ostolaskujen automatisoinnin. Yrityksen ei ole tarvinnut katua päätöstä.

“Suurin konkreettinen vaikutus on se, että ostolaskujen määrä on kaksinkertaistunut sen jälkeen, kun aloitimme Snowfox AI:n käytön, ja pystymme käsittelemään laskut samoilla resursseilla”, kertoo PHM Groupin Accounts Payable Team Lead Heidi Perälä.

Snowfox laittoi ostolaskurobotin kahvitauolle -

Ennen Snowfox-palvelua PHM Group käytti robotiikkaa ostolaskujen automaattiseen käsittelyyn. Ohjelmistorobotti etsi laskun viestistä ja PDF-kuvasta laskutuksessa tarvittavat tiedot.

Laskujen määrän kasvaessa nopeasti robotiikka ei kuitenkaan enää pysynyt automaattisten laskujen perässä. Robotin käsittelemien laskujen laatu vaihteli ja ne saattoivat sisältää jopa virheellisiä tietoja. Tämä lisäsi manuaalisesti korjattavien laskujen määrää entisestään. Lisärasitusta aiheutti robotin manuaalinen huolto ja ajoittainen jäätyminen kuukauden vaihtuessa.

Snowfoxin käyttöönoton jälkeen robotiikan merkitys ostolaskujen käsittelyssä on vähentynyt merkittävästi.

“Robotti on pitänyt paljon kahvitaukoja Snowfoxin aloitettua toimintansa”, naurahtaa IT-palvelupäällikkö Hannu Kaskilahti.

Hän on jopa sitä mieltä, että tulevaisuudessa robotiikkaa ei ehkä tarvita ostolaskujen käsittelyssä.

Hyvästi tarpeeton manuaalinen työ, tervetuloa kehittämistyöhön ja koulutukseen.

Snowfox on vapauttanut merkittävästi aikaa kirjanpidossa. Ennen Snowfoxia asiantuntijoilta kului huomattavasti enemmän aikaa ostolaskujen käsittelyyn. Nyt he käyttävät vähemmän aikaa laskujen käsittelyyn ja enemmän aikaa muihin tärkeämpiin tehtäviin, kuten prosessien kehittämiseen, asiakaspalveluun ja koulutukseen.

“Vaikka laskujen määrä on kasvanut, hallitsemme työmäärän hyvin ja työ on mielekästä. Lisäksi on ihanaa, kun voi kertoa uusille ihmisille, että he voivat aina ottaa yhteyttä, että meillä on aikaa neuvoa heitä ja olla läsnä”, sanoo Ida Bäckström, kirjanpitoasiantuntija.

Tekoälyyn perustuvalla ostolaskutuksella on suora vaikutus työn sujuvuuteen ja motivaatioon.

Heidi, Hannu ja Ida ovat yhtä mieltä siitä, että Snowfox on tehnyt kirjanpidon työstä sujuvampaa.

“Snowfox on tarkka ja hyvä ja tarvitsee hyvin vähän korjauksia. Ne muutamat laskut, joita olemme joutuneet korjaamaan, olisivat olleet virheellisiä, vaikka ne olisi laskuttanut ihminen, koska lähettäjän antamat tiedot ovat olleet puutteellisia”, Ida kertoo.

Lisäksi Snowfox.AI on auttanut yhtenäistämään kirjanpitokäytäntöjä eri yhtiöiden ja yksiköiden välillä, ja kirjanpidon asiantuntijoilla on nyt myös enemmän aikaa kouluttaa henkilöstöä, jotta kirjanpidon yhdenmukaisuus säilyy myös silloin, kun konserniin liittyy uusia yhtiöitä.

“Nyt kun asiantuntijoilla on aikaa perehdyttää asiat perusteellisesti, vaikutus näkyy tulostietojen oikeellisuudessa, mikä puolestaan vaikuttaa päätöksentekoon”, Hannu kertoo.

Snowfox on myös lisännyt asiantuntijoiden työmotivaatiota.

“Työ on mielekkäämpää, koska työaikaa ei tarvitse tuhlata yksityiskohtiin ja rutiininomaiseen copy-paste-työhön. Pois on jäänyt sellainen työ, joka nostaa sykettä keskeytysten aikana ja lisää stressiä”, Ida kuvailee Snowfoxin hyötyjä.

Ostolaskujen kirjaaminen on mahdollista yhden päivän kuluessa.

Numeroiden kanssa työskentely on tarkkaa työtä, ja siksi tärkeintä on lopulta se, miten hyvin Snowfoxin tekoäly onnistuu laskujen käsittelyssä. Tekoäly on onnistunut tässä hyvin.

“Suurimmat hyödyt ovat laskutuksen yhtenäistäminen, laskujen sujuva liikkuminen ja käsittelyn helppous sekä laskutuksen tarkkuuden parantuminen”, Heidi mainitsee Snowfoxin edut.


Tekoäly on myös nopeuttanut ostolaskujen lähettämistä.

“Vaistoni on, että kaikki verkkolaskuina saapuvat laskut käsitellään saman päivän aikana, mukaan lukien niissä mahdollisesti olevat virheet. Ostolaskut kirjataan samana päivänä, kun ne saapuvat meille”, Ida arvioi.

Sujuva käyttöönotto auttoi PHM Groupia ymmärtämään omia ostolaskutietojaan.

Yhteistyö Snowfoxin kanssa alkoi testijaksolla, jolloin PHM Group toimitti kolmen kuukauden kirjanpitotiedot ostolaskuista, joiden perusteella Snowfox rakensi ennusteanalyysin eli arvion siitä, miten hyvin tekoäly käsittelisi yrityksen ostolaskuja. Tulokset olivat hyviä, joten yritys päätti ottaa tekoälyautomaation käyttöön, minkä jälkeen määritettiin ostolaskujen käsittelyprosessi, päätettiin tärkeimmät laskujen ulottuvuudet ja analysoitiin mahdolliset kipupisteet prosessissa.

Alkumäärittelyjen jälkeen tekoäly otettiin käyttöön, ja se alkoi käsitellä laskuja. Pian huomattiin, että joitakin asetettuja rajoja oli mukautettava.

“Olimme melko optimistisia tekoälyn ennusteprosenttien suhteen. Uskoimme, että laskut voisivat mennä suoraan kentälle jopa melko alhaisilla ennustetodennäköisyyksillä. Olemme kuitenkin nostaneet ennustusrajoja melko paljon alusta lähtien. Mutta se ei ole ollut ongelma, koska Snowfoxin tekoäly on niin tarkka”, Ida sanoo.

Alun alhaiset ennusteprosentit olivat itse asiassa hyödyllisiä, koska ne auttoivat näkemään, miten yritys toimii sisäisesti. Se osoitti, että joissakin prosesseissa on eroja, ja palautteen avulla kirjanpito-osasto oppi tuntemaan oman käyttäjäkuntansa paremmin.

Hannulle tärkein oppi toteutuksessa on juuri oman datan ymmärtäminen. Hän kehottaa kaikkia tekoälyn käyttöönottoa harkitsevia näkemään vaivaa oman datansa ja prosessiensa ymmärtämiseen.

“On todella tärkeää ymmärtää omia tietojaan ja sitä, mihin ne vaikuttavat. Meillä oli alussa haasteita, kun huomasimme, että tiettyjä laskuja ei ollut syötetty Snowfox-tietokantaan. Kesti jonkin aikaa ennen kuin löysimme syyn: tietyt rajoitukset, jotka oli tehty meidän puolellamme. Näin ollen emme saaneet parhaita mahdollisia tuloksia heti alusta alkaen. Kyse oli nimenomaan oman osaamisen ymmärtämisestä”, hän selittää.

Alkuvaiheen hienosäädöistä huolimatta Hannu on varsin tyytyväinen toteutusvaiheeseen.

“Käyttöönotto sujui kaiken kaikkiaan ongelmitta. Suuria teknisiä ongelmia ei ollut, ja käyttöönotto pysyi aikataulussa”, hän tiivistää prosessin.

Rahoituksen ja tieto- ja viestintätekniikan yhteistyö on tärkeää

Heidi, Hannu ja Ida pitävät siitä, että talous- ja IT-yksiköt tekivät yhteistyötä Snowfoxin käyttöönotossa.

“Kyseessä ei suinkaan ollut tietotekniikkahanke, vaan kirjanpidon kehittäminen. Tieto- ja viestintätekniikasta on varmasti apua, mutta tietotekniikka johtavana tekijänä ei välttämättä aina tue prosessin etenemistä parhaalla mahdollisella tavalla. Oli todella hyvä, että tämä oli yhteinen projekti”, Hannu korostaa.

Investointi tekoälyyn perustuvaan ostolaskujen automatisointiin tuotti tulosta.

Yhteistyö Snowfoxin kanssa on jatkunut kaikin puolin sujuvasti. Heidi kehuu erityisesti Snowfoxin nopeaa reagointia uusiin haasteisiin tai tarvittaviin muutoksiin.

“Jos on ilmennyt ongelmia tai meidän on pitänyt tehdä muutoksia esimerkiksi ennusteisiin, ne on hoidettu hyvin nopeasti. Olemme saaneet Snowfoxilta nopeita ratkaisuja.”

Myös Ida on tyytyväinen Snowfoxin kykyihin.

“Luotamme siihen, että jos tekoäly on melko varma jostakin asiasta, kokeilemme sitä ja katsomme, miten se sujuu. Yleensä tekoäly on oikeassa. Jos me emme ole varmoja, Snowfox on.”

Heidi ei epäröi suositella Snowfoxin tekoälyn käyttöä myös muille yrityksille.

“Suosittelen Snowfoxin käyttöä myös muille. Ja olen suositellut sitä!”

Haluatko tietää, kuinka paljon helpompaa ostolaskujen käsittely voisi olla?

Jutellaan, ilman ehtoja.

Jos haluat keskustella kanssamme tekoälyn tarkkuuden testaamisesta tai haluat vain esittää kysymyksiä, täytä tämä kätevä pieni lomake, niin vastaamme sinulle 24 tunnin kuluessa (paitsi jos on viikonloppu tai kansallinen juhlapäivä, jolloin se voi kestää hieman kauemmin).