Asiakastarina: Sarastia

Tekoäly on todella nostanut automaatiotasoamme. Meille tämä tarkoittaa ostolaskujen sujuvampaa käsittelyä ja ajansäästöä.

Katja Somppi

Liiketoimintajohtaja

Päähaara

Helsinki, Suomi

Liikevaihto

+ 0 M€

Teollisuus

Useita

Henkilöstö

+ 0

Sarastia

Sarastia on Suomen suurin julkisen sektorin talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalvelukumppani ja modernien kuntapalvelujen tuottaja.

Sarastia käyttää Snowfox.AI:tä ostolaskujen käsittelyyn

Sarastia on Suomen suurin julkiselle sektorille tukipalveluja tarjoava yritys. Parhaiten se tunnetaan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelutoiminnastaan, johon kuuluvat kirjanpito- ja palkanlaskentapalvelut kunnille ja kuntayhtymille sekä tulevaisuuden hyvinvointialoille.

Julkisella sektorilla laskujen määrä on valtava. Julkiset laitokset pyrkivät optimoimaan prosessejaan parantamalla työskentelytapoja ja tietotekniikkajärjestelmiä. Tässä artikkelissa keskitytään Kymenlaakson (Kymsote) sosiaali- ja terveyspalveluiden kanssa toimivaan Sarastian palvelutuotantoyksikköön ja sen havaintoihin ostolaskujen käsittelyn tehostamisesta.

Kymsote vastaanottaa vuosittain noin 150 000 ostolaskua. Automaatiota on aktiivisesti rakennettu Sarastian ostolaskujärjestelmään, mutta organisaatio on joutunut kohtaamaan sääntöpohjaisen automaation rajat. Ennen tekoälyn käyttöönottoa Sarastiassa oli noin 90 000 laskua, jotka piti käsitellä manuaalisesti niiden laskujen lisäksi, joita se käsitteli sääntöpohjaisen automaation avulla. Näin suuri määrä manuaalisesti käsiteltäviä laskuja vaati Sarastialta paljon manuaalista työtä ja aiheutti monia haasteita laskujen käsittelyyn.

Tekoäly auttaa automatisoimaan manuaalisesti käsiteltävät ostolaskut.

“Aloitimme Snowfox.AI:n ostolaskutuksen tekoälyn käytön julkisten hankintojen kautta hankintalain mukaisesti. Halusimme lisätä ostolaskujen käsittelyprosessin automaatioastetta, ja tekoäly nähtiin mielenkiintoisena mahdollisuutena tähän”, kertoo Katja Somppi Sarastiasta.

Snowfoxin ostolaskujen tekoäly otettiin käyttöön lisätoimintona nykyiseen ostolaskujärjestelmään. Järjestelmää ei tarvinnut muuttaa, sillä AI on suunniteltu toimimaan yhdessä nykyisen ostolaskujärjestelmän kanssa.

“Käsittelemme vuosittain yli 100 000 ostolaskua. Osa näistä on automatisoitu ostolaskujärjestelmän sisäänrakennetun automaation avulla. AI käsittelee nyt noin 90 000 ostolaskua vuodessa. AI:n avulla olemme voineet ottaa harppauksen eteenpäin automaatiotasossamme. Se johtaa ostolaskujen sujuvampaan käsittelyyn ja ajansäästöön”, Somppi kertoo.

Miten tekoäly toimii Sarastian ostolaskuprosessissa?

Käyttöönottovaiheen aikana AI sai Sarastian historiallisista ostolaskujen tiedoista selville, miten laskut oli aiemmin kirjattu, tarkastettu ja reititetty. Näiden tietojen perusteella AI loi tekoälymallin, joka kirjaa ja reitittää automaattisesti Kymsoten saamat ostolaskut.

Tekoälymalli käyttää kaikkia ostolaskun tietoja ja laskun kuvaa ennakoidakseen lähetys- ja reititystiedot. Vaikka laskusta puuttuisi yksittäisiä tietoja, tekoäly voi silti automatisoida sen tehokkaasti. Tekoäly hyödyntää kaikkia mahdollisia tietoja ostolaskusta, eikä se säikähdä, jos laskusta puuttuu tietoja, kuten toimittajan numero tai muita viitetietoja.

Kirjanpito- ja tarkistustietoja on mahdollista muuttaa manuaalisesti kirjaus- ja reititysprosessin aikana, jos tekoäly on tehnyt virheellisen ennusteen jonkin ulottuvuuden osalta. Hyväksymiskierroksen jälkeen tekoäly saa palautetta lopullisesta laskutuksesta. Sen perusteella tekoäly tarkistaa, ovatko ennusteet oikein, ja käyttää palautetta mallin oppimiseen ja parantamiseen.

Näin tekoäly oppii ja kehittyy jokaisen käsittelemänsä ostolaskun perusteella ja pystyy käsittelemään laskuja yhä paremmin.

Tekoälyn huima kehitys ja sen hyödyntäminen

Tekoäly aloitti laskujen käsittelyn kohtuullisella tasolla Sarastiassa, ja se on kehittynyt merkittävästi käytön aikana. Tämä kehitys on ominaista tekoälylle, koska se saa palautetta siitä, miten se käsittelee kutakin ostolaskua.

Lähes kaikkien valittujen ulottuvuuksien ennustustarkkuus on yli 90 %, jopa lähes 100 %. Tämä on erinomainen taso tekoälylle ja osoittaa, että ostolaskujen tiedot ovat korkealaatuisia.

Sarastian tavoitteena ostolaskujen käsittelyssä on saavuttaa mahdollisimman korkea automaatiotaso. Tämä tuo positiivisen haasteen Snowfoxin kehittämiseen ja auttaa kehittämään palvelua.

Ostolaskutuksen tekoälyn kehitystä seurataan reaaliaikaisen analytiikan avulla.

Ostolaskun tekoälyn käyttöönoton yhteydessä Sarastialla on myös pääsy reaaliaikaiseen analytiikkaan, jota se käyttää tekoälyn kehityksen seuraamiseen. Analytiikka näyttää, miten tekoäly automatisoi ostolaskuja ja miten hyvin tekoäly on onnistunut kirjaamisessa ja reitityksessä. Lisäksi analytiikka osoittaa, kuinka varma tai epävarma tekoäly on kunkin ennusteen osalta.

Analytiikka auttaa sekä Sarastiaa että Snowfoxia näkemään tekoälyn mahdollisuudet ja kehitysalueet. Tämä on erittäin tärkeää, sillä tekoälyn toimintaa kehitetään jatkuvasti, ja kehitysalueiden tunnistaminen on mahdollista analytiikan avulla.

“Olemme erittäin innoissamme yhteistyöstä Sarastian kanssa ja tekoälyn hyvästä ennustetarkkuudesta. Yhteistyö jatkuu erinomaisissa tunnelmissa ja nautimme työskentelystä Sarastian ammattilaisten kanssa.”

– Miikka Savolainen, Snowfox.AI

Haluatko tietää, kuinka paljon helpompaa ostolaskujen käsittely voisi olla?

Jutellaan, ilman ehtoja.

Jos haluat keskustella kanssamme tekoälyn tarkkuuden testaamisesta tai haluat vain esittää kysymyksiä, täytä tämä kätevä pieni lomake, niin vastaamme sinulle 24 tunnin kuluessa (paitsi jos on viikonloppu tai kansallinen juhlapäivä, jolloin se voi kestää hieman kauemmin).