Tekoälyn käyttö ostolaskuprosessin automatisoinnissa on yleistynyt raketin lailla viimeisten vuosien aikana. Useat organisaatiot ovat ottaneet tekoälyä käyttöönsä taloushallintoon ja nauttivat sen tuomasta automaatiosta. Osa on myös tehnyt huonojakin valintoja tekoälyn suhteen ja automaatiohyödyt ovat jääneet saamatta. Nämä kokemukset ovat voineet olla hyvin huonoja ja se on voinut lisätä kynnystä tekoälyn käyttöön jatkossa. Listasimme 5 vinkkiä, jotka kannattaa ottaa huomioon kun mietitte ostolaskutekoälyn hankintaa, jotta vältätte pahimmat sudenkuopat.
Tekoäly on uusi teknologia ostolaskuautomaation saralla. Perehdy huolellisesti tekoälyteknologiaan. Varmista myös, että henkilöstösi on hyvin perillä tekoälystä ja sen toimintalogiikasta. Tämä on tärkeä asia, sillä mitä paremmin tekoälyn teknologia ymmärretään, niin sitä turvallisemmalta se tuntuu. On myös erittäin tärkeä ymmärtää, mitä eri tekoälypalvelut käytännössä tekevät. Esimerkiksi pelkästään ostolaskuprosessin automatisointiin liittyy erilaisia tekoälypalveluita, joilla on eri roolit.
Tekoäly teknologiana toimii ja käyttäytyy myös hyvin erilailla perinteiseen sääntöpohjaiseen automaatioon nähden. Markkinassa on monenlaisia ratkaisuita tällä hetkellä, joista osa kertoo olevansa tekoälyratkaisuita ilman aitoa tekoälyä ja osa ratkaisuista on hyvinkin edistyksellisiä palveluita. Mitä paremmin ymmärrät tekoälyn päälle, niin sitä helpompi on tehdä vertailua eri palveluntarjoajien välillä.
Esimerkiksi ostolaskutekoälyn kyvykkyyden koeponnistaminen omalla ostolaskudatallanne on hyvin helppoa, mikäli kyseessä on aito tekoälyratkaisu. Mikäli vertailette ostolaskutekoälyratkaisuita, niin suosittelen testaamaan tekoälyn kyvykkyyden kyseisillä ratkaisuilla, jotta tiedätte, mikä ratkaisuista toimii teille parhaiten. Tekoäly hankitaan ostolaskuautomaation parantamiseen, joten sen kyvykkyys on erittäin ratkaisevaa. Markkinassa on monenlaisia tekoälyratkaisuita ja niiden kyvykkyyksissä on suuria eroja.
Olen kuullut useita esimerkkejä siitä, että yritys on ottanut esimerkiksi käyttämänsä ostolaskujärjestelmän tarjoaman tekoälypalvelun käyttöönsä ilman kyvykkyystestiä ja pettynyt tuloksiin pahemman kerran tuotantoonmenon jälkeen. Toimittaja on kertonut, että palvelu toimii hyvin ja tähän on luotettu. Kuitenkin kun palvelu on saatu käyttöön, on huomattu, että tekoälyn antamat tiliöintiehdotukset sisältävät paljon virheitä, eikä se opi virheistä.
Testaa siis kyvykkyys ja parhaassa tapauksessa vertaile palveluiden välillä, jotta näet, mikä ratkaisu toimii parhaiten.
Suosittelen maksamaan vain tekoälyn tuomasta lisäautomaatiosta. Näin sekä te, että ostolaskutekoälyn tarjoaja olette samalla puolella ja molemmilla on aito tahtotila saavuttaa mahdollisimman korkea ostolaskuautomaatio. Markkinassa on myös sellaisia ratkaisuita, joista joudut maksamaan jokaisen laskun kohdalla, oli tekoäly pystynyt automatisoimaan laskua tai ei.
Tekoälyn kyvykkyyttä täytyy pystyä seuraamaan analytiikan avulla. Tämä on erittäin tärkeää, kun seuraatte sen toimintaa ja ennusteiden oikeellisuutta. On tärkeää ymmärtää, miten hyvin tekoäly osaa tehdä esimerkiksi ostolaskujen tiliöinnin automaattisesti. Mikäli teillä ei ole dataa, miten hyvin tekoäly on pystynyt laskuja automatisoimaan, niin mihin sen toiminnan seuranta perustuu? Analytiikan kautta on helppo seurata tekoälyn ennustetarkkuuksia sekä niiden kehittymistä yli ajan. Se ei ole riittävä mittari, että liiketoiminnasta ei ole tullut valituksia laskun tarkastajilta.
Seuraa myös tekoälyn tuomaa tehokkuushyötyä. Hyviä mittareita voisi olla esimerkiksi ostolaskujen käsittelynopeus(kuinka kauan yksittäisen ostolaskun käsittelyyn menee aikaa), ostolaskujen kiertonopeus(kuinka nopeasti lasku siirtyy kirjanpitoon saapumisesta), tehokkuusparannukset ostoreskontrassa sekä liiketoiminnassa sekä tiliöintien laadun paraneminen.
Tekoälyn tuomat tehokkuushyödyt toteutuvat vasta kun tekoälyyn uskalletaan luottaa. Mikäli jokainen tekoälyn käsittelemä lasku tarkastetaan uudelleen ihmisen toimesta, jää tekoälyn tuoma tehokkuusparannus pienemmäksi. Mikäli uskallat luottaa tekoälyyn ja päästää suurella luottamusarvolla tekoälyn automatisoimat laskut kirjanpitoon, niin tehokkuushyöty on valtava.
Tiesitkö, että tekoäly kertoo, miten itsevarma tai epävarma se on jokaisen sen automatisoiman laskun osalta? Luottamusarvon avulla voit määrittää, mitkä laskut menevät ihmiselle tarkastukseen ja mitkä laskut voidaan luottaa tekoälyn oikein käsittelemäksi.
Tekoäly on loppuviimein työkalu, jonka tehtävänä on auttaa meitä automatisoimaan rutiininomaisia tehtäviä. Se on tuonut viime vuosien aikana huikeita mahdollisuuksia, jotka eivät ole ennnen olleet mahdollisia. Ne saattavat usein jopa kuulostaa liian hyvältä ollakseen totta ja tämä tuo toisinaan epäluottamusta tekoälyä kohtaan. Kehotankin sinua tutustumaan tekoälyn mahdollisuuksiin avoimin mielin ja vaikka keskustelemaan sellaisten kollegoiden kanssa, jotka ovat jo tekoälyn saaneet käyttöönsä.
Mikäli haluat tutustua ostolaskutekoälyn mahdollisuuksiin laajemmin, niin katso webinaarimme aiheesta.