Monet yritykset ovat vaihtaneet ostolaskujärjestelmäänsä viimeisen vuoden aikana. Lähes kaikilla näistä yrityksistä on kovat tavoitteet ostolaskuprosessin automatisoimiseksi uuden ostolaskujärjestelmän avulla. Suurin osa heistä on myös sitä mieltä, että tekoäly halutaan ottaa osaksi ostolaskuautomaatiota, mutta monet kokevat, että järjestelmän automaatiosta halutaan ottaa ensin kaikki hyödyt irti ennen kun tekoäly otetaan mukaan osaksi prosessia.
Lukujen valossa tämä järjestys ei ole yritysten kannalta järkevä. Miksi?
Siksi, että manuaalinen ostolaskujen käsittelyprosessi on kaikkein kallein tapa käsitellä ostolaskut. Yhden ostolaskun manuaalinen reitittäminen ja tiliöinti maksaa noin 8€ per ostolasku ja usein jopa enemmän. Manuaalityöstä pitäisi siis päästä eroon kaikin mahdollisin keinoin ja niin nopeasti kuin mahdollista.
Mikäli halutaan ottaa järjestelmän automatiosta kaikki hyödyt irti, tähän kuluu usein vähintään vuodesta kahteen vuotta. Osa tästä on aktiivista sääntöjen rakentamista järjestelmään ja osa taas sisäistä- ja toimittajien suuntaan tapahtuvaa viestintää ja ohjeistusta. Lopputuloksena tilauksettomien ostolaskujen automaatioaste tiliöinnin osalta saadaan keskimäärin 30% tasolle ja edelleen 70% laskuista käsitellään manuaalisesti. Aikaa on kulunut paljon ja sääntöjä on rakennettu, mutta isossa kuvassa automaatio ei ole merkittävästi noussut tilauksettomien ostolaskujen osalta.
Kun sitten päätetään ottaa tekoäly käyttöön, niin automaatiaste nousee saavutetusta 30 prosentista muutamassa viikossa 80 prosentin tasolle ja näin saadaan aidosti merkittävä automaatioloikka aikaiseksi. Tekoälyn avulla saavutettuun automaatioon menee työaikaa kyseiseltä organisaatiolta noin yhdestä kahteen työpäivää eli ei juuri mitään saavutetun hyödyn näkökulmasta.
Mikäli tekoäly oltaisiin otettu käyttöön jo heti uuden järjestelmän käyttöönoton myötä, oltaisiin automaatioaste saatu nostettua heti 80 prosentin tasolle jo alusta pitäen ja sitten oltaisiin voitu lähteä rakentamaan järjestelmän omaa automaatiota pikkuhiljaa tähän päälle ja korvaamaan osa tekoälyn automatiikasta järjestelmän sääntöpohjaisella automaatiolla.
Olen tunnistanut, että monilla asiakkaista on epärealistiset odotukset siitä, miten paljon ostolaskujärjestelmän sääntöpohjaisella automaatiolla saadaan todellista automaatiota aikaiseksi ja miten paljon sääntöpohjaisen automatiikan rakentaminen vaatii aikaa ja vaivaa.
Lisäksi ei meinata uskoa, ettei tekoälyn käyttöönotto oikeasti vie resursseja yritykseltä juurikaan verrattuna esimerkiksi sääntöpohjaisen automaation rakentamiseen.
Kolmantena syynä tunnistan sen, ettei aidosti ymmärretä, miten kallista manuaalinen ostolaskujen käsittely oikeasti on. Olemme huomanneet, että kun asiakasyrityksemme ovat selvittäneet manuaalisen ostolaskujen käsittelyn kustannuksia ja vaadittua työaikaa niin ostoreskontran kuin liiketoiminnankin puolelta, niin automaation rakentamisen prioriteetti on kasvanut merkittävästi.
Olemmekin iloisia siitä, että olemme pystyneet tuomaan markkinaan lisää ymmärrystä ostolaskuprosessin automaation merkityksestä ja onnistuneet vielä auttamaan asiakkaitamme automaation räjähdysmäisen nopeassa kasvussa.
Kun kysyimme eräältä asiakkaaltamme, että kaduttaako jokin Snowfox.AI ostolaskutekoälyn hankintapäätöksessä, niin asiakas vastasi spontaanisti:
"Ainoastaan se kaduttaa, että emme ottaneet ostolaskutekoälyä käyttöömme jo aiemmin."
Lue lisää ostolaskutekoälystä kattavasta PDF-materiaalistamme.