Kohtaan usein otsikon kysymyksen neuvotteluvaiheessa olevalta asiakkaalta. Missä vaiheessa ostolaskuja automatisoiva tekoäly kannattaa ottaa käyttöön?
Kuvitellaanpa, että olette juuri ottaneet käyttöönne uuden ostolaskujärjestelmän. Järjestelmän vaihdoksen myötä aiemmat automaatiosäännöt ovat pyyhkiytyneet pois ja lähdette kehittämään järjestelmää puhtaalta pöydältä. Tavoitteenne uuden järjestelmän kanssa on viedä ostolaskujen käsittely niin automaattiseksi kuin mahdollista.
Kokemuksesta tiedät itsekin, että automaatiosääntöjen rakentaminen voi viedä pitkänkin ajan, mikäli käsiteltäviä laskuja on paljon. Varsinkin kun yhtä aikaa pitäisi ehtiä tekemään muutakin. Tästä johtuen sääntöjen rakentaminen voi venyä ja järjestelmän automaatiopotentiaalia ei saada heti hyödynnettyä.
Tämän johdosta ostolaskuprosessinne pysyy hyvin manuaalisena mahdollisesti pitkänkin aikaa tarkoittaen, että ostolaskut reititetään tarkastajalle pitkälti manuaalisesti ja ne myös tiliöidään manuaalisesti. Yhden manuaalikäsitellyn ostolaskun hinta on vähintään 8€ ja siitä ylöspäin pitkälle yli kymmeneen euroon riippuen prosessin tehokkuudesta.
"Hintaa jokaiselle laskulle kertyy erityisen paljon, mikäli liiketoiminnassa päälliköt tai johtajat käyttävät kallista aikaansa ostolaskujen tiliöintiin."
Toinen moderni tapa automatisoida ostolaskujen tiliöintiä ja kiertoonlähettämistä on tekoälyn hyödyntäminen. Tekoäly on siitä helppo tapa automatisoida prosessia, että sen käyttöönottoon ei vaadita manuaalista sääntöjen rakentamista, vaan tekoäly luo automaatiosäännöt itse opettelemalla ostolaskuhistorian ulkoa.
Lisäksi ainakin Snowfox.AI:n tapauksessa tekoälyn hinnoittelu perustuu oikein tiliöityihin ja reititettyihin ostolaskuihin. Tämä tarkoittaa sitä, että tekoälyn käytöstä veloitetaan vain siinä tapauksessa, että se aidosti automatisoi muuten manuaalisesti käsiteltävän ostolaskun.
”Manuaalisesti käsitellyn ostolaskun kustannus on kahdeksasta eurosta ylöspäin. Tekoälyn avulla käsitelty ostolasku kustantaa kymmeniä senttejä.”
Selkeään kysymykseen on helppo vastaus - ei kilpaile. Tekoäly ja järjestelmän oma automaatio toimivat sujuvasti rinnakkain yhteisenä tavoitteena automatisoida manuaalinen työ.
Logiikka toimii niin, että järjestelmän oma automaatio ajaa aina tekoälyn ohi. Tämä tarkoittaa sitä, että kun ostolasku saapuu järjestelmään, ostolaskujärjestelmä tarkastaa ensin, löytyykö laskulle järjestelmään luotua automaatiosääntöä, ja mikäli ei löydy, niin lasku päätyy tekoälyn automatisoitavaksi. Mikäli automaatiosääntö löytyy järjestelmästä, niin tekoäly ei tällaisiin ostolaskuihin puutu.
Näin tekoälyn hyödyntäminen skaalautuu sen mukaan, minkä verran automaatiota järjestelmästä on saatu hyödynnettyä. Mikäli järjestelmän säännöillä on päästy 30% automaatioasteeseen, käsittelee tekoäly jäljelle jäävät 70% laskuista. Kun järjestelmän automaatio kehittyy vaikka 40% tasolle, jää tekoälyn piiriin 60% laskuista.
Lähdetään liikkeelle siitä, että kaikkein kallein vaihtoehto on aina manuaalisesti käsitelty ostolasku. Kaikkein halvin vaihtoehto taas olisi ostolaskujärjestelmällä saavutettu 100% automaatioaste. Tämä ei kuitenkaan ole realistista edes paperilla. Tähän on useita syitä, mutta epäsuorien ostolaskujen osalta hyvin tyypillinen automaatioaste on kokemukseni mukaan 10% - 30%. Eli jopa 90% epäsuorista ostolaskuista käsitellään manuaalisesti.
Realistinen ja järkevin vaihtoehto automatisoinnille on ostolaskujärjestelmän oman automaation ja tekoälyn yhteispelillä saavutettu automaatio. Eli järjestelmästä otetaan se automaatio irti, mitä saatavissa on ja loput laskut ohjataan tekoälyn käsiteltäväksi.
Kuitenkin, kuten mainittua järjestelmän oman automaation rakentaminen ottaa oman aikansa. Tekoäly taas on otettavissa käyttöön jopa parissa-kolmessa viikossa. Näin ollen lukujen valossa tekoäly kannattaa ottaa käyttöön jo niin aikaisessa vaiheessa kuin mahdollista. Tämä mahdollistaa hyvin korkean automaatioasteen todella nopeasti ja manuaalityön kustannuksia saadaan säästettyä.
Kun tekoäly on saatu otettua käyttöön, kannattaa lähteä hyödyntämään järjestelmän omaa automaatiota ja tehdä säännöt usein toistuville laskuille. Näin ollen tekoälyn piiriin jää haastavammat ostolaskut ja järjestelmän omalla automaatiolla saadaan automatisoitua toistuvaislaskut.
Sitä mukaa, kun järjestelmän oma automaatio kasvaa, tekoälyn tarve pienenee. Jokainen järjestelmällä automatisoitu ostolasku vähentää tekoälyn kustannuksia ja prosessi tehostuu entisestään.
Ei kannata kuitenkaan jäädä odottamaan, että saatte järjestelmästä kaikki tehot irti ja vasta sen jälkeen miettiä tekoälyä. Lukujen valossa päinvastainen järjestys on kannaltanne kaikkein järkevin.
LUE MEHILÄISEN KOKEMUKSIA SNOWFOX.AI TEKOÄLYN KÄYTTÖKOKEMUKSIA.