Snowfox.AI ostolaskutekoäly kytketään aina sitä hyödyntävän yrityksen ostolaskujärjestelmään ikään kuin lisätoiminnallisuudeksi. Tässä blogissa avaan, miten Snowfox.AI ja Rillion kytkeytyvät toisiinsa ja kuinka palvelut pelaavat yhteen.
Lyhyesti sanottuna Snowfox.AI on tekoälypalvelu, joka opettelee yrityksen ostolaskujen tiliöinnin ja kiertoon lähettämisen logiikat historian ostolaskudatasta ja tämän perusteella ennustaa uusille ostolaskuille niiden kaikki kirjanpidon dimensioarvot, kuten tili, kustannuspaikka, alv ja projektikoodin sekä ennustaa laskun tarkastajan ja hyväksyjän.
Tekoälyn käyttöönottoa varten kenenkään ei tarvitse rakentaa manuaalisesti näitä automaatiosääntöjä, vaan tekoäly oppii kaikki säännöt automaattisesti suoraan historiadatasta. Ennustetarkkuus on asiakkaan datasta ja dimensiosta riippuen yleensä 75% - 95% tasolla. Alv ennustaminen onnistuu yleensä lähes 100% tarkkuudella.
Ennustamisen lisäksi Snowfox.AI osaa poimia ostolaskun sisällöstä mitä tahansa viitetietoja, kuten tilausnumeron, sopimusnumeron, projektikoodin tai muun viitteen. Näitä poimitaan laskun kaikista kentistä eli viitteen ei tarvitse olla juuri sille tarkoitetussa kentässä, josta järjestelmä sen löytäisi itsekin.
Rillion tarjoaa itsessäänkin työkaluja ostolaskujen käsittelyn automatisointiin. Yleisimmin Rillionin asiakkaat rakentavat automaatiota tilauksellisille ostolaskuille sekä usein toistuville laskuille.
Kuitenkin hyvin usein yrityksillä on yli 50% tilauksettomia ostolaskuja, jotka eivät sellaisenaan toistu. Nämä ovat niitä laskuja, joiden automatisointi tapahtuu helposti Snowfox.AI tekoälyn avulla.
Rillionin sisäinen automatiikka on aina ensisijainen automaatiokeino. Mikäli järjestelmään saapuu uusi lasku, jolle ei Rillionin sisäistä automaatiota ole, niin sellaiset laskut päätyvät Snowfox.AI ostolaskutekoälyn automatisoitavaksi nostaen automaatioastetta merkittävästi.
Snowfox.AI kytkeytyy Rillionin ostolaskujärjestelmään SFTP yhteyden avulla. Kytkeytyminen on teknisesti hyvin kevyt eikä vaadi erillistä IT-projektia. Kytkeytyminen tehdään Rillionin ja Snowfox.AI:n välillä eikä asiakkaan IT-resursseja kytkennän rakentamiseen tarvita.
Kytkeytyminen tapahtuu alla olevan kuvan mukaisesti. Eli kun toimittaja lähettää laskun, se saapuu laskuoperaattorin kautta Snowfox.AI tekoälyn käsiteltäväksi. Snowfox.AI ennustaa laskulle kaikki tiliöintidimensiot sekä laskun tarkastajan ja hyväksyjän. Tämän jälkeen Snowfox.AI lähettää laskun edelleen Rillioniin. Kun lasku saapuu Rillioniin, niin siinä on tiliöinti ja hyväksyntäketju jo valmiina, eikä sitä tarvitse enää manuaalisesti lisätä.
Mikäli tiliöinti ja hyväksyntäketju ovat ennustettu riittävällä ennustevarmuudella, niin laskut voidaan halutessaan ohjata täysin automaattisesti ostolaskun tarkastajalle ja ohittaa ostoreskontran alkutarkastus kokonaan.
Kun ostolasku on kulkenut kierron läpi ja se on valmis siirrettäväksi kirjanpitoon ja maksuun, niin Rillion palauttaa Snowfox.AI:lle vielä tiedon lopullisesta tiliöinnistä sekä kierrosta. Mikäli Snowfox.AI:n ennustamana jokin dimensioarvo olisi ollut väärä, ja sitä on kierron aikana muutettu, saa tässä vaiheessa tekoäly palautteen virheellisestä ennusteesta ja kehittää tekoälymallia palautteen perusteella automaattisesti. Näin Snowfox.AI ostolaskutekoälyn ennustarkkuus kehittyy automaattisesti ajan kuluessa paremmaksi.
Mikäli kaikki dimensioarvot ovat menneet oikein, niin sekin vahvistaa tekoälymallin toimintaa jatkoa ajatellen.
Äsken mainittua prosessia monitoroidaan Snowfox.AI palvelussa jatkuvasti tuottamassamme analytiikassa. Kehuttu analytiikka näyttää reaaliaikaisesti, miten hyvin tekoäly on toiminut ja miten ennustetarkkuudet ovat kehittyneet ajan saatossa. Näin asiakkaan on helppo pysyä kärryillä tekoälyn tuomasta automaatiohyödystä ja sen kehittymisestä.
Tarjoamme uusille asiakkaille aina puoleltamme ilmaisen tekoälyn koeponnistamisen ennen hankintapäätöstä. Tämä tapahtuu niin, että Rillion toimittaa asiakkaan ostolaskuhistoriadataa yleensä 6kk-12kk ajalta Snowfox.AI tekoälyn testiä varten. Testi tapahtuu tämän datadumpin avulla eikä kytkentää Rillioniin vielä tässä vaiheessa tehdä.
Rakennamme asiakkaan historian laskuaineistolla toimivan tekoälymallin ja ajamme osan laskuista ikään kuin uusina laskuina tekoälymallin läpi. Snowfox.AI tekoäly ennustaa laskuille tiliöinnin, tarkastajan ja hyväksyjän. Vertaamme tekoälyn tekemiä ennusteita asiakkaan alkuperäisiin tiliöinnin, tarkastajan ja hyväksyjän arvoihin ja näemme, miten hyvin tekoäly olisi osannut kyseiset ostolaskut tiliöidä ja reitittää oikein.
Nämä tulokset käymme yhdessä uuden asiakkaan kanssa läpi, jolloin tiedämme, millä tasolla Snowfox.AI tekoäly lähtee toimimaan, kun palvelu viedään tuotantoon. Tulosten avulla annamme asiakkaalle myös hinta-arvion palvelun käytöstä, koska hinnoittelumme perustuu oikein menneisiin ennusteisiin.
Mikäli trial-tulokset olivat hyvät ja asiakas on päättänyt ottaa Snowfox.AI ostolaskutekoälyn nostamaan automaatioastetta, viedään palvelu tuotantoon aiemmin mainitun SFTP-yhteyden avulla.
Käyttöönottoprosessi on pitkälle hiottu ja tuotteistettu. Käyttöönottoon kuuluu aloituspalaveri sekä kaksi lyhyttä testaussessiota asiakkaan kanssa. Näiden palavereiden välissä teemme Paletten kanssa kytkennän järjestelmien välille teknisesti kuntoon.
Käyttöönotto on asiakkaan näkökulmasta erittäin kevyt ja kalenteriaikaa siihen kuluu noin 2 – 3 viikkoa.
Käydään läpi muutamia syitä, minkä takia Rillion käyttäjät ovat ottaneet Snowfox.AI ostolaskutekoälyn käyttöönsä.
Tärkein syy on ollut asiakkaan tahtotila automatisoida rutiinitehtäviä ostolaskujen käsittelystä. Manuaalisesti käsiteltävät ostolaskut vievät todella paljon aikaa niin ostoreskontralta kuin liiketoiminnaltakin. Snowfoxin hinnoittelu perustuu oikein menneisiin ennusteisiin. Eli kustannusta syntyy vain, kun tekoäly osaa ennustaa tiliöinnin tai tarkastusketjun oikein. Jokainen tekoälyn käsittelemä lasku tuo usean euron säästön käsittelykuluihin.
Toinen merkittävä syy on se, että halutaan nopeuttaa ostolaskujen käsittelyaikaa. Kun käsittely sisältää merkittävästi vähemmän manuaalityötä, on ostolaskujen käsittelyyn pienempi kynnys ja laskut tulee prosessoitua nopeammin.
Moni asiakas on myös tunnistanut tiliöinnin laadun parantumisen. Varsinkin, jos liiketoiminnassa on vastuu tiliöintityöstä, niin siinä on usein aika paljon varianssia talon sisällä. Tekoäly oppii oikeat tavat tiliöidä ostolaskuja ja tiliöintien laatu lähtee parantumaan.
Yhtenä mielestäni merkittävimpänä syynä on työn mielekkyyden parantuminen. Kun liiketoiminnalta saadaan hallinnollista työtaakkaa kevennettyä, tuo tämä merkittävästi lisää mielekkyyttä työn tekoon. Harva ihminen liiketoiminnassa tykkää ostolaskujen tiliöinnistä ja kun tämä työvaihe saadaan automatisoitua, on aikamoinen kivi satu poistettua kengästä. Myös ostoreskontran työ muuttuu mielekkäämmäksi, kun rutiininomaista manuaalityötä saadaan kevennettyä.
Mikäli käytätte Rillion ostolaskujärjestelmää ja haluatte päästä koeponnistamaan Snowfox.AI ostolaskutekoälyn kyvykkyydet ostolaskuaineistollanne, niin soita minulle tai laita viestiä, niin autan sinua asiassa eteenpäin. Snowfox.AI:n käyttöönoton jälkeen tyytyväiset Palette-käyttäjät ovat olleet vieläkin tyytyväisempiä.
Yhteystietoni:
Tuomas Haapsaari
tuomas.haapsaari@snowfox.AI
0504667769
Tutustu tarkemmin kattavasta materiaalistamme, miten Snowfox.AI ostolaskutekoäly ja Rillion toimivat yhdessä: