Olen tavannut viimeisen puolentoista vuoden aikana yli sadan eri yrityksen taloushallinnon ammattilaisia aiheena ostolaskuprosessin automatisointi tekoälyn avulla. Olen jokaisessa palaverissa käynyt läpi kunkin organisaation tilanteen ostolaskujen käsittelyprosessin ja sen automaatioasteen suhteen.
Käytännössä katsoen jokaisella yrityksellä on ollut tavoitteena rutiininomaisten tehtävien automatisointi. Näitä tehtäviä on ollut manuaalitiliöinti, kiertoon lähettäminen (tarkastajille ja hyväksyjille) ja esimerkiksi manuaalinen tilaustäsmäyttäminen.
On selkeästi ymmärretty, että toistuvien rutiinitehtävien teettäminen ihmisillä ei ole pitkälle kantava tie. Se on ensinnäkin hyvin puuduttavaa työtä ja toiseksi imee valtavan määrän henkilöresursseja, joita voitaisiin yrityksen näkökulmasta hyödyntää paljon arvokkaampiinkin tehtäviin.
Taloushallinto jos joku on lukujen tuntemisen eliittiä. Jos jossain tunnetaan yrityksen tila lukujen valossa, niin taloushallinnossa. Kun organisaatiossa tarvitaan apua talouden lukujen kanssa, niin taho, joka auttaa on taloushallinto.
Kun olemme käyneet yritysten ostolaskuprosessin nykytilaa läpi, niin osa on pystynyt kertomaan ostolaskuprosessin automaatioasteet ja manuaalityön määrät kuin apteekin hyllyltä. Osalla taas ei ole ollut juurikaan tietoa, millä tasolla ostolaskujen tiliöinnin tai reitittämisen automaatio on ja kuinka paljon ostolaskujen käsittelyyn käytetään aikaa.
Kun mennään vielä pintaa syvemmälle euroihin saakka, niin erittäin harvalla on minkäänlaista ajatusta siitä, kuinka monta euroa ostolaskujen käsittely kaikkinensa yritykselle maksaa. Jotta on aito tarve kehittää prosesseja automaattisemmaksi, niin olisi ensin hyvä ymmärtää, miltä tasolta lähdetään liikkeelle.
Tämä ei varmastikaan johdu siitä, että taloushallinnossa ei osattaisi selvittää ostolaskujen käsittelykustannuksia, vaan siitä, että niiden selvittämiseen ei ole ollut aikaa. Aika kuluu toisteiseen manuaalityöhön sekä liiketoiminnan tukemiseen talouden tehtävissä. Lisäksi useinkaan mistään ei tule painetta ostolaskuprosessin kustannusten selvittämiseen. Liiketoiminnan prosessien kustannukset kiinnostavat paljon enemmän taustaprosessien kustannuksia.
Yhden lisähaasteen lukujen selvittämiseen tuo vielä se, että hyvin usein varsinkin suuremmissa yrityksissä, ostolaskujen tiliöintityö tapahtuu liiketoiminnassa. Suuressa organisaatiossa voi olla esimerkiksi 500 henkilöä, jotka tarkastavat ja tiliöivät ostolaskuja ja 50 henkilöä, jotka laskuja hyväksyvät. Kun ostolaskujen käsittelykustannuksia selvitetään, niin pitäisi ymmärtää, kuinka paljon nämä 550 henkilöä käyttävät aikaansa ostolaskujen käsittelyyn ja niiden tiliöintiin.
Olen jopa törmännyt sellaiseen ajatukseen, että kun taloushallinnosta on ulkoistettu ostolaskujen tiliöinti liiketoimintaan, on siitä ajateltu saavan tehokkuushyötyä organisaatioon. Totuus on se, että tiliöinti on todella paljon kalliimpaa hoitaa liiketoiminnassa, kuin taloushallinnossa useastakin syystä. Pari syytä on ainakin ero palkkakuluissa ja toinen tiliöinnin tehokkuudessa ja laadussa. Kun liiketoiminta tiliöi laskuja vähemmän, on siellä myös huonompi osaaminen tiliöintiin ja virheitä tulee enemmän. Tiliöinti on myös huomattavan paljon hitaampaa kuin ostoreskontrahoitajan näkökulmasta.
Oli miten oli, olen huomannut, että mitä paremmin yritys tuntee omat ostolaskujen käsittelykulunsa, niin sitä suurempi tahtotila toisteisen työn automatisoinnille on ollut. Sen verran suuret nämä kulut ovat.
Ostolaskuprosessin käsittelykustannusten selvittämiseen tarvitset seuraavat tiedot:
Näillä tiedoilla pääset selville, minkä verran ostolaskujen käsittelykulut organisaatiossanne ovat. Uskon, että yllätyt kulujen suuruudesta kun saat luvut esille. Keskimäärin yhden ostolaskun käsittelykustannus on noin 5€ - 10€. Paljon vai vähän? Mielestäni erittäin paljon. Tämän päivän teknologialla tekoälyä hyödyntäen, tuosta kulusta on otettavissa useampi euro poissa jokaisen ostolaskun kohdalla. Mikäli sinulla on ajatuksia kustannusten laskentaan liittyen, niin laita minulle vapaasti viestiä aiheesta.
Automaation kasvaessa taloushallinnon rooli ja osaamistarpeet muuttuvat suorittavasta tekijästä liiketoiminnan neuvonantajaksi. Katso webinaaritallenteesta Kempin, Mehiläisen, Paletten ja Snowfox.AI:n näkökulmat aiheeseen!