Suuren määrän hankintoja tekeville yrityksille ostolaskujen käsittelystä muodostuu äärimmäisen kallis prosessi, josta ei johtoryhmän palavereissa puhuta. Merkittävä syy asiasta vaikenemiselle on, ettei välttämättä kukaan aidosti tiedä, miten paljon ostolaskujen käsittely organisaatiolle kokonaisuudessaan maksaa. Tämä on asia, johon törmään joka viikko keskustellessani taloushallinnon sekä ICT-ammattilaisten kanssa.
Jo ylätasolla ajateltuna koko asia on hullunkurinen. Yritykset ostavat palveluita, tuotteita, raaka-aineita, IT-järjestelmiä ynnä muuta X määrällä rahaa. Hankintoihin käytettyä kulupottia mitataan ja optimoidaan yleensä erittäin tarkasti. Kyseisistä hankinnoista kuitenkin seuraa valtava kustannus ostolaskujen käsittelyn muodossa, jota ei juurikaan mitata.
"Ostoreskontran kustannukset ovat useilla yrityksillä hyvin tiedossa, koska niitä on helppoa seurata, mutta liiketoiminnan käyttämää aikaa ostolaskujen käsittelyyn ei seurata ollenkaan."
En ole vielä tavannut yritystä, jossa osattaisiin kertoa, kuinka paljon liiketoiminta käyttää aikaa ostolaskujen käsittelyyn joko yhteensä tai per ostolasku.
Ymmärrän tämän kuitenkin hyvin, sillä liiketoiminnan käyttämän ajan mittaaminen on erittäin vaikeaa. Jotta liiketoiminnan käyttämää aikaa ostolaskujen käsittelyyn voitaisiin ylipäänsä mitata, sitä täytyisi seurata ja kirjata käytetty aika ylös. Isommassa organisaatiossa ostolaskuja tarkastavia ja tiliöiviä henkilöitä on useita satoja. Näin ollen tarkka seuranta on lähes mahdotonta. Kuitenkin ajattelen, että asian tiedostaminen on jo ensimmäinen vaihe kohti kustannusten optimointia.
Toimin aiemmassa tehtävässäni Baronan markkinointijohtajana. Väitän, että kukaan ei tiennyt, kuinka monta tuntia viikossa käytin aikaani vain ja ainoastaan ostolaskujen tarkastamiseen ja tiliöintiin ennen kun saimme tekoälyn käyttöömme. Voin paljastaa, että käytin aikaani kuukausittain noin 12 tuntia vain ja ainoastaan ostolaskujen käsittelyyn. Veikö tämä käytetty aika kohti liiketoiminnan tavoitteita? Ei. Oliko se silti tehtävä? Kyllä. Tämän tiedostin, mutta kuitenkin toivoin yhtä aikaa, että olisi joku fiksumpi keino ostolaskujen käsittelyyn, jottei minun olisi sitä tarvinnut käsin tehdä.
Yhden ostolaskun manuaalinen käsittelykustannus on noin 7 - 15 € / kpl. Tämä tarkoittaa sitä, että ostoreskontranhoitaja huolehtii, että lasku saadaan luettua ostolaskujärjestelmään, jonka jälkeen hän laittaa ostolaskun manuaalisesti kiertoon tarkastajlle, joka tiliöi ja tarkastaa sen manuaalisesti. Tämän jälkeen lasku välitetään vielä hyväksyjälle, joka tarkastettuaan laskun palauttaa sen ostorestkontraan. Sieltä lasku päätyy tarkastuksen ja korjausten jälkeen ERPiin ja maksuun. Yhden laskun käsittelykustannus voi kuulostaa alkuun paljolta, mutta kun prosessiin hieman syventyy, niin todellisuus alkaa valjeta.
Ostolaskujen käsittelyn suurin kustannus kohdistuu lähes aina liiketoiminnan käyttämään aikaan. Ostolaskuja tarkastavat henkilöt ovat usein päällikkö-tasoa tai siitä ylöspäin. Olemme varmasti kaikki samaa mieltä, että näiden henkilöiden palkassa mitattuna kallista aikaa olisi syytä käyttää johonkin muuhun kuin ostolaskujen käsin tiliöimiseen.
Mikäli haluat päästä uudelle tasolle ostolaskujen käsittelyprosessin automatisoinnissa helposti ja nopeasti, niin tutustu tekoälyn tuomiin mahdollisuuksiin kattavan PDF-materiaalimme kautta!