Ostolaskujen käsittely on ollut totutusti hyvin manuaalinen ja työläs prosessi. Kaikista eniten ostolaskujen käsittelyssä työllistää laskujen manuaalinen tiliöintityö sekä kiertoonlähettäminen laskun tarkastajalle ja hyväksyjälle. Usein itse fyysinen kliksuttelutyö ei ole se työläin osa, vaan ajattelutyö sen takana. Eli kun uusi lasku saapuu, niin usein joudutaan selvittämään, kenelle kyseinen lasku kuuluu lähettää tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi sekä, miten tämä lasku tulisi kaikkien seurantakohteiden mukaisesti tiliöidä. Luonnollisesti, mitä enemmän ostolaskuja vastaanottaa, sitä suurempi ja monimutkaisempi työ niiden käsittelyssä on.
Tiliöintityössä ei myöskään voi hutiloida, koska sen perusteella maksetaan esimerkiksi ALVit sekä raportoidaan yrityksen kuluista. Mikäli laskut ovat tiliöity pieleen, menee pahimmassa tapauksessa myös arvonlisäveron maksu sekä kustannusten raportointi sekaisin.
Mm. näistä syistä yhä useampi organisaatio on päättänyt ottaa tekoälyn osaksi ostolaskujen käsittelyprosessia. Esimerkiksi Helsingin kaupunki ja ev. lut. Kirkko kilpailuttivat kevään 2023 aikana ostolaskutekoälyn hankinnan, jotka Snowfox.AI voitti ratkaisullaan.
Automaatiota on pyritty vuosikaudet rakentamaan pelkästään manuaalisesti rakennettavien sääntöjen avulla. Järjestelmään on luotu sopimuksia laskuille, jotka toistuvat esim. kuukausittain. On tehty tiliöintimalleja tietyille toimittajille, on rakennettu tilaustäsmäytystä ja ties mitä.
Ahkeran automaatiotyön tuloksena onkin saatu rakennettua toimivia ratkaisuita joillekin ostolaskuille. Kuitenkin suuren massan automatisointi on jäänyt lähes aina manuaalikäsittelyn piiriin ahkerasta työstä huolimatta.
Olen kirjoittanut tästä kohtalaisen kattavan blogin aiemminkin, johon pääset tästä.
Automaatiosääntöjen rakentaminen on yleensä aloitettu sieltä helposta päästä eli usein samanlaisina toistuvista ostolaskuista. Näihin saa aika näppärästi rakennettua säännön, jonka perusteella esimerkiksi kuukausittain toistuva vuokralasku saadaan automaattisesti tiliöityä ennalta määritellyllä tavalla.
Käytännössä jokainen ostolaskujärjestelmä tarjoaa mahdollisuuden sääntöjen rakentamisen ja tämä on kaikille hyvin tuttua. Haaste tulee sääntöjen kanssa siinä, että oikeasti samanlaisina toistuvia laskuja onkin yllättävän vähän. Valtaosa laskuista ei toistu samanlaisina uudestaan ja uudestaan, vaan iso osa ostolaskuista koostuu enemmän tai vähemmän sälälaskuista. Näiden automatisointi perinteisin menetelmin onkin osoittautunut todella haastavaksi.
Kysymys kuuluukin, että kuinka monta samanlaista laskua tulisi vastaanottaa vuositasolla, että olisi järkevää rakentaa sitä varten automaatiosääntö ostolaskujärjestelmään. Automaatiosääntöjä tulee myös ylläpitää, tai muuten järjestelmänne täyttyy vanhoista säännöistä, jotka eivät enää päde nykypäivänä.
Tekoäly automaatiokeinona poikkeaa merkittävästi perinteisestä sääntöpohjaisesta automaatiosta. Siinä, missä perinteiset säännöt tulee rakentaa ja ylläpitää jokainen erikseen, rakentaa tekoäly automaatiosäännöstön täysin itsenäisesti historiadataa hyödyntäen. Tekoälyä varten ladataan yleensä noin vuoden ajalta jo käsiteltyjä ostolaskuja tiliöinteineen ja tarkastajatietoineen.
Tekoäly käy nämä laskut jokaisen yksitellen läpi, jonka jälkeen sillä on muistissa jokaisen laskun sisältö sekä tieto, miten laskut on aiemmin tiliöity. Opetusvaiheessa tekoäly käyttää hyväkseen laskuilta jokaisen tietokentän, jotta se saa hyvän ymmärryksen laskujen sisällöstä ja niiden tiliöinneistä. Snowfox.AI tekoäly lukee myös laskujen kuvat ja hyödyntää kuvien tiedot oppimiseen myös. Tästä syystä tekoälypalvelumme toimii myös PDF-laskuille eikä rajoitu vain verkkolaskuille.
Koulutettu tekoälypalvelu kytketään osaksi laskujenkäsittelyjärjestelmää ja se toimii seuraavasti. Kun vastaanotatte ostolaskun, jolle ei löydy automaatiosääntöä järjestelmästä, se tulee tekoälyn tiliöitäväksi ja kiertoonlähetettäväksi. Tekoäly katsoo ensin laskun sisällön läpi kokonaisuudessaan ja tekee päätelmät laskun sisällön perusteella, miten jokainen tiliöintikenttä (esim. tili, kustannuspaikka, alv) tulisi valita ja kenelle lasku tulisi lähettää tarkastettavaksi ja kenelle hyväksyttäväksi.
Kun tekoäly on antanut laskulle tiliöintiehdotuksen, se päätyy normaalin prosessinne mukaisesti tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Mikäli tekoäly on ehdottanut esimerkiksi väärää kustannuspaikkaa, muuttaa laskun tarkastaja kustannuspaikan oikeaksi ostolaskujärjestelmässänne.
Kun lasku on mennyt prosessinne mukaisen kierron läpi ja lähtee kirjanpitoon ja maksuun, palautuu tekoälylle tieto laskun lopullisesta tiliöinnistä. Mikäli jotain dimensioarvoa (esim. kustannuspaikka) on muutettu tarkastusprosessin aikana, saa tekoäly palautteen, että kyseinen arvo meni väärin ja tästä tekoäly ottaa opikseen.
Tekoäly hyödyntää jokaisen valmistuneen laskun tiliöintitiedot jatko-opetusaineistona ja näin ollen oppii ja kehittyy jatkuvasti täysin automaattisesti. Tekoälyä ei siis tarvitse itse käsin päivittää, kuten sääntöpohjaista automaatiota, vaan tekoäly oppii automaattisesti.
Tekoälyn toiminnan laatua seurataan analytiikan kautta. Analytiikka näyttää jokaisen ennustetun arvon osalta, onko tämä mennyt oikein, vai onko arvoa pitänyt ihmisen muuttaa. Pystyt helposti seuraamaan, miten ison osan laskuista tekoäly on osannut käsitellä oikein ilman, että ihmisen on täytynyt siihen puuttua. Tekoälyn kehitys ajan yli on myös helppo seurata analytiikan kautta.
Tavoitteemme on ollut alusta pitäen, että haluamme tehdä tekoälyn toiminnasta mahdollisimman läpinäkyvää, jotta sen kyvykkyyttä ei tarvitse arvailla. Kun toimintaa voi seurata lukujen kautta, niin voi olla huoletta ja kyvykkyys ja virheetkin tulevat näkyväksi.
Tekoälyn tarkoitus on sujuvoittaa, helpottaa ja nopeuttaa ostolaskujen käsittelyä sekä vähentää manuaalityön määrää. Jokainen tekoälyn automatisoima ostolasku tarkoittaa vähemmän käytettyä aikaa ostolaskujen manuaalikäsittelyyn.
Hinnoittelumallimme onkin rakennettu tämän periaatteen taakse. Eli asiakkaamme maksavat vain tekoälyn oikein käsittelemistä ennusteista (esim. tili, kustannuspaikka, alv, projekti, laskun tarkastaja, yms.). Mikäli tekoäly on tehnyt virheen esimerkiksi kirjanpidon tilin suhteen, niin siitä ei asiakkaamme myöskään mitään maksa. Lupauksemme myös on, että jokainen tekoälyn automatisoima ostolasku on merkittävästi edullisempi kuin manuaalitiliöity lasku.