Ostolaskuautomaatio on teema, joka on ollut yritysten pöydällä jo parinkymmenen vuoden ajan. Sen jälkeen, kun ostolaskuissa on siirrytty paperista verkkolaskujen pariin, on ajatus ostolaskujen käsittelyn automaatiosta ollut arkipäivää.
Alkujaan ajatuksena oli, että verkkolaskut toisivat korkean automaatioasteen ostolaskujen käsittelyssä. Se on toki automaatiota lisännyt, mutta fakta on se, että edelleen tänä päivänä eri organisaatioissa käsitellään ostolaskuja hyvin manuaalisesti varsinkin tilauksettomien ostolaskujen osalta.
Sääntöpohjainen automaatio on ollut viime vuosina ainut tapa automatisoida ostolaskujen käsittelyprosessia. Sääntöpohjaiseen automaatioon lasketaan tilauksellisten ostolaskujen sekä sopimuksellisten ostolaskujen täsmäyttäminen, valmiit tiliöintimallit sekä muut järjestelmiin rakennetut automaatiosäännöt esimerkiksi toimittajien taakse.
Sääntöpohjainen automaatio tarkoittaa sitä, että järjestelmään kirjoitetaan sääntö, jonka perusteella ostolasku pyritään tiliöimään ennalta määritetyllä tavalla tai lähetetään tietylle henkilölle tarkastettavaksi. Esimerkiksi tietyltä toimittajalta tulevat laskut kirjataan tietyille kirjanpidon dimensioille ja lähetetään tietylle henkilölle tarkastettavaksi. Tällaiseen sääntöön voisi toimia esimerkkinä puhelinlaskut tai toimistovuokrat.
Haasteena on esimerkiksi se seikka, että kyseiseltä toimittajalta voi tulla muitakin laskuja ja nämä tulee tiliöidä täysin eri tavalla ja laskun tarkastajakin on todennäköisesti eri henkilö. Tästä syystä sääntöön tulee rakentaa poikkeuksia ja poikkeuksen poikkeuksia, jotta ne voisivat toimia laajemmin. Tämä taas aiheuttaa sen, että säännöistä tulee erittäin monimutkaisia ja niiden ylläpitäminen on melkoisen haastavaa.
Usein säännönmukaisesti toistuville laskuille rakennetaan ostolaskujärjestelmään ns. sopimukset. Tämä tarkoittaa sitä, että järjestelmään määritetään tiettyä sopimusta vastaan tiedot, joiden vastatessa laskun sisältöä tapahtuu täsmäytyminen ja laskun tiliöinti, jonka perusteella lasku tiliöityy kirjanpitoon. Sopimustäsmäytys toimii, kun laskulta löytyy kyseistä sopimusta vastaava sopimusnumero. Sopimusnumero päätyy laskulle, kun toimittaja sovitusti sen sinne lisää. Mikäli toimittaja jättää sopimusnumeron laittamatta laskulle tai lisää sen sille kuulumattomaan kenttään, niin sääntö ei toimikaan ja lasku täsmäytetään käsin.
Sopimusten hyvä puoli on siinä, että kun sopimuksellinen lasku saadaan täsmäytettyä, niin se päätyy suoraan kirjanpitoon ilman asiatarkastusta. Haasteena on se, että toimittajien täytyy laittaa laskulle oikea sopimusnumero juuri oikeaan kenttään, josta järjestelmä sen tunnistaa. Samoin sopimustietoja täytyy ylläpitää sopimusten päivittyessä ja muuttuessa.
Tilaustäsmäyttäminen toimii hyvin pitkälle samalla tavalla kuin sopimustäsmäytyskin toimii, eli laskulta täytyy löytyä tilausnumero ja samalla tilausnumerolla pitää olla järjestelmään tehty tilaus tiliöinteineen. Kun lasku saapuu ja toimittaja on lisännyt tilausnumeron sille kuuluvaan kenttään täysin oikeassa muodossa, niin lasku voi täsmäytyä tilaukseen ja päätyä kirjanpitoon.
Tämä ei tosin ole ihan niin yksinkertaista. Tilauksen ja laskun täsmäytyksessä on monia kohtia, joissa täsmäytyminen ei tapahdukaan automaattisesti syynä joko puutteellinen data (esimerkki edellä) tai vääränlainen käyttäytyminen prosessissa. Tyypillinen prosessiesimerkki on ettei tuotteen tai palvlelun vastaanottamista ole tehty järjestelmässä ennen laskun saapumista. Syynä voi olla huolimattomuus, muistamattomuus tai että lasku on vain yksinkertaisesti saapunut perille nopeammin kuin tavara, joka on poikittain Suez:n kanavassa.
Olen tavannut valtavan määrän suurten ja keskikokoisten yritysten taloushallinnon johtoa sekä operatiivista henkilöstöä. Jokaisen tapaamisen yhteydessä käymme läpi, miten heidän ostolaskuprosessinsa toimii ja millainen automaatioaste ostolaskuprosessiin on saatu rakennettua.
Lähes jokaisessa asiakaspalaverissa kuulen saman asian.
”Meillä olisi varmasti mahdollisuus lisätä tiliöinnin ja reitittämisen automaatioastetta sopimuksilla ja muulla sääntöpohjaisella automaatiolla, mutta emme ole valitettavasti ehtineet niitä sääntöjä rakentamaan riittävästi. Lisäksi niiden ylläpitoonkin menee paljon aikaa.”
Kun kuulin tämän kommentin ensimmäistä kertaa, ajattelin, että tämä yritys on varmasti poikkeus markkinassa. Kun kuulin tätä samaa viestiä uudelleen ja uudelleen, niin ajattelin, että eihän tämä voi näin toimia. Ihmiset ovat kiireisiä arjessaan ja automaation rakentaminen ja ylläpitäminen on ihan täysipäiväistä työtä. Harva yritys on palkannut resursseja sääntöpohjaisen automaation kehittämiseen ja näin ollen sääntöpohjainen automaatio jää usein hyödyntämättä.
Mm. tästä syystä johtuu se, että vaikka eri yrityksillä on sama ostolaskujärjestelmä käytössä, niin automaatioasteissa voi olla suuriakin eroja yritysten välillä. Toki on myös paljon kiinni siitä, millä alalla yritys toimii, kuinka paljon automaatiota on mahdollisuus esimerkiksi sopimuksilla rakentaa. Suosittelenkin selvittämään, miten teidän organisaatiossanne on pystytty hyödyntämään sääntöpohjaista automaatiota tilauksettomien ostolaskujen automatisoimiseksi.
Keskiarvona sanoisin, että tilauksettomien ostolaskujen automaatio on Suomessa 15% - 25% välillä. Eli jopa yli 80% tilauksettomista ostolaskuista vähintäänkin tiliöidään manuaalisesti. Suomen mittakaavassa käytämme ihan käsittämättömän paljon aikaa manuaaliseen ostolaskujen käsittelyyn, kun saman ajan voisimme käyttää vaikka liiketoimintojemme kasvattamiseen ja kansainvälistämiseen.
Tekoäly on siitä mielenkiintoinen teknologia, että sen käyttöönottaminen ei vaadi yhdenkään automaatiosäännön rakentamista käsin. Ostolaskutekoälylle sen sijaan annetaan ostolaskuhistoriaa sekä sitä vastaavaa kirjanpidon aineistoa keskimäärin 6 kk ajalta. Tämän aineiston avulla tekoäly opettelee ulkoa, miten ostolaskut kussakin yrityksessä on aiemmin tiliöity ja luo automaattisesti säännöt laskujen tiliöintiin jatkossa.
Eli sen sijaan, että jonkun pitäisi käsin kertoa ja rakentaa valtava määrä sääntöjä automaation toimintaan, tekoäly etsii nuo säännöt suoraan historiadatasta. Tämä tuo aivan valtavan muutoksen ostolaskuautomaation rakentamiseen. Automaatio ei jää enää nykyään kiinni siitä, ehditäänkö sääntöjä rakentaa ja ylläpitää, vaan kun tekoäly on käytössä, niin säännöt syntyvät automaattisesti.
Lisäksi tekoäly saa palautteen jokaisen laskun kohdalta, jolloin se automaattisesti myös kehittää älykkyyttään, eli taustalla vaikuttavia tiliöintisääntöjä. Mikäli tiliöinnissä jokin muuttuu, niin myös tekoälymalli muuttuu niiden mukana. Näin ollen myöskään sääntöjen ylläpitämistä ei tarvitse tehdä. Mikäli yhtiön tilikartat tai kustannuspaikkarakenteet muuttuvat isosti, niin niissä tapauksissa tekoäly täytyy kouluttaa uusiksi, mutta nämäkään muutostyöt eivät tuo ylimääräisiä kustannuksia ostolaskutekoälyä hyödyntävälle yritykselle, vaan me teemme ne asiakkaan puolesta.
Ostolaskutekoälyämme hyödyntävät asiakkaamme kommentoivat usein, että kun on päässyt tekoälyn tuomaa automaatiota arjessa kokemaan, niin olisi todella vaikea palata takaisin menneeseen.
Kun kysyimme eräältä edelläkävijänäkin tunnetulta rakennusalan asiakkaalta, että mikä on jäänyt ostolaskutekoälyn käyttöönotossa harmittamaan, niin hän vastasi:
”Se harmittaa, että vetkuttelimme niinkin kauan tekoälyn käyttöönotossa. Olisi pitänyt ottaa ostolaskutekoäly käyttöön jo paljon aiemmin.”
Olen sitä mieltä, että vaikka sääntöpohjaisessa automaatiossa onkin omat haasteensa sen rakentamisessa, sääntöjen ylläpitämisessä ja sääntöjen toimivuudessa, niin tietyille toistuville laskuille kannattaa rakentaa sopimukset järjestelmään. Näin saadaan helposti automatisoitua osa laskuista suoraan kirjanpitoon ja haastavemmin automatisoitavat laskut voidaan jättää tekoälyn harteille. Näin säästyy paljon aikaa ja vaivaa automaation rakentamisessa ja sen ylläpitämisessä.
Se on selvää, että pelkällä sääntöpohjaisella automaatiolla ei päästä korkeisiin automaatioasteisiin, ellei ostolaskuista ole suurin osa tilauksellisia ostolaskuja. Tilauksettomat ostolaskut käsitellään hyvin pitkälle manuaalisesti tänä päivänä, eikä se näytä olevan muuttumassa mihinkään.
Olen itse sitä mieltä, että talousprosessien automatisointi pitää tehdä ihmisille helpoksi, eikä automatisointi itsessään saa tuottaa suurta määrää työtä. Tekoälyn käyttöönoton ja ylläpidon helppous ovatkin varmasti syitä, miksi sen käyttö leviää tällä hetkellä niin kovaa vauhtia. Ensimmäiset ostolaskutekoälyä käyttävät yritykset ovat olleet selkeästi joko edelläkävijöitä tai erittäin tietoisia ostolaskujen manuaalityön kovista kustannuksista. Manuaalityöstä on haluttu päästä eroon niin nopeasti kun mahdollista ja tekoäly on tarjonnut siihen hyvän ratkaisun.
Mikäli teillä vielä tiliöidään ja reititetään ostolaskuja manuaalisesti, niin suosittelen tutustumaan ostolaskutekoälyn mahdollistamaan uuteen aikakauteen!
Tietopankistamme löydät paljon sisältöä ostolaskutekoälystä ja sen ympäriltä. Tietopankkiin pääset klikkaamalla tästä.