Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) on merkittävä valtiovarainministeriön hallinnonalalla toimiva konsernipalvelujen tuottaja. Palkeet tuottaa talous- ja henkilöstöhallinnon tuki- ja asiantuntijapalveluita virastoille, laitoksille ja rahastoille sekä yksittäisille palkansaajille.
Palkeet kilpailutti ostolaskujen tekoälypohjaisen tiliöintipalvelun keväällä 2021. Kilpailutuksen voitti Aitomation Oy, joka tarjosi Palkeille Snowfox.AI tekoälypalvelua.
” Palkeiden talouspalveluissa tiliöidään manuaalisesti vuosittain yli 400 000 laskua, joiden tiliöintiä voitaisiin automatisoida tekoälyä hyödyntäen. Mitä enemmän manuaalityötä ostolaskujen käsittely pitää sisällään, sitä enemmän ihmisiä työhön tarvitaan ja sitä kalliimmaksi ostolaskujen käsittely tulee.
Kilpailutuksen tavoitteena oli löytää valmis tekoälypalvelu, jonka avulla saada nostettua manuaalisesti käsiteltyjen ostolaskujen tiliöinnin automaatio mahdollisimman korkealle tasolle. Tekoäly nähtiin erittäin tarpeellisena teknologiana, sillä se tarjoaa mahdollisuuden nostaa tilauksettomien verkko-ostolaskujen automaattista tiliöintiä merkittävästi.” – Eija Hartikainen, Kehityspäällikkö, Palkeet
”On hienoa, että valtionyhtiössämme satsataan prosessien kehitykseen modernin teknologian avulla. Kehittämämme tekoälypalvelu sopii erinomaisesti Palkeiden tilanteeseen ja tapaan kehittää toimintaansa jatkuvasti tehokkaammaksi ja jouhevammaksi.” – Miikka Savolainen, COO, Snowfox.AI
Tekoäly opettelee Palkeiden historian ostolaskuaineiston perusteella, miten laskut on aiemmin tiliöity. Tämän perusteella Snowfox.AI -palvelu luo automaattisesti tekoälymallin, joka osaa jatkossa ennustaa laskuille tiliöintejä tekoälyteknologiaa hyödyntäen.
Tekoäly hyödyntää tiliöintiennusteiden tekemiseen kaiken tiedon ostolaskusanomalta sekä lukee lisäksi ostolaskun kuvaa. Vaikka yksittäisiä tietoja ostolaskulta puuttuisi, niin silti tekoäly pystyy laskuja tehokkaasti automatisoimaan, koska se hyödyntää laskusanomalta kaiken mahdollisen tiedon eikä hätkähdä esim. toimittajanumeron tai jonkin viitetiedon puutetta.
Laskujen tiliöintiä on mahdollista muokata vielä kierron aikana manuaalisesti, mikäli tekoäly on tehnyt esimerkiksi virheellisen ennusteen jollekin kirjanpidon seurantakohteelle. Tekoälylle palautuu hyväksyntäkierron jälkeen palautesanoma lopullisesta tiliöintitiedosta, jonka perusteella tekoäly tarkastaa, menikö ennusteet oikein ja hyödyntää palautesanomaa tekoälymallin jatko-opetukseen. Näin ollen tekoäly oppii ja kehittyy jokaisesta läpimenneestä ostolaskusta ja osaa käsitellä laskuja koko ajan paremmin. Kaikki tämä tapahtuu täysin automaattisesti Snowfox.AI tekoälypalvelussa.
Yksi osa kilpailutusta oli tekoälypalvelun kyvykkyyden testaus. Palkeet lähetti historian ostolaskudataa sekä niiden laskujen tiliöintitietoja tekoälymallien koulutusta varten kaikille tarjouskilpailuun osallistuneille. Tämän jälkeen Palkeet lähetti uuden datasetin ostolaskuja, jotka tekoälyn piti tiliöidä. Kilpailuun osallistuvat tahot lähettivät sitten tekoälyn tekemät tiliöinnit Palkeille, joiden oikeellisuus Palkeilla analysoitiin ja jotka liitettiin osaksi tarjouksen pisteytystä.
Snowfox.AI:lla tykkäsimme paljon Palkeiden ajatuksesta, ottaa tekoälypalveluiden kyvykkyyden testaus osaksi tarjousprosessia. Näin he pystyivät aidosti varmistamaan tekoälypalveluiden kyvykkyyden, eikä pisteytys perustunut pelkkiin lupauksiin.
”Olen erittäin innoissani Palkeiden kanssa aloitettavasta yhteistyöstä. Erityistä ylpeyttä herättää se, että tekoälypalvelumme toimi kilpailutusvaiheessa toteutetussa testissä kaikkein parhaiten ja hyötypohjainen hinnoittelumme vetosi Palkeisiin.” – Tuomas Haapsaari, CGO, Snowfox.AI
Palkeiden käyttöönottoprojekti on aloitettu. Ostolaskutekoäly tullaan kytkemään osaksi Palkeiden nykyistä laskujenkäsittelyprosessia.
Ostolaskutekoälyn käyttöönotto toteutetaan vaiheittain. Projekti on jo aloitettu pilotoinnin valmisteluilla ja tekoäly on täysimittaisesti Palkeiden asiakkaiden käytössä maaliskuussa 2022.
Kun tekoäly on Palkeiden käytössä, niin ainoa asia, mikä arjessa muuttuu, on se, että ne ostolaskut, jotka joudutaan Palkeilla nykyään tiliöimään manuaalisesti, saa jatkossa tiliöintiapua tekoälyltä.
Snowfoxin DNA:han on sisäänrakennettuna ajatus siitä, että palvelun täytyy tuottaa enemmän lisäarvoa, kuin asiakas palvelusta maksaa. Tästä syystä hinnoittelumme perustuu automatisoitujen ostolaskujen transaktiomaksuihin, jotka ovat merkittävästi manuaalityötä halvemmat.
Transaktiomaksua asiakkaalle syntyy vain, jos tekoäly on onnistunut tuottamaan oikein menneitä tiliöintejä. Mikäli tekoäly ei osaa ennustaa tiliöintiä oikein, siitä ei synny kustannusta. Näin Palkeet maksavat saamastaan automaatiohyödystä eikä rahaa pala virheellisten ennusteiden osalta.
”Tavoittemme on olla maailman paras taloushallinnon tekoälypalveluita kehittävä toimija ja se, että Palkeet luottavat tekoälypalveluumme on hieno osoitus siitä, että olemme oikealla tiellä.” – Ville-Veikko Laukkanen, CEO, Snowfox.AI
Snowfox.AI ostolaskutekoälyn käyttöönoton yhteydessä Palkeille avataan tunnukset reaaliaikaiseen analytiikkaan, josta pystyy seuraamaan tekoälyn toimintaa. Analytiikka näyttää, kuinka suuri määrä ostolaskuja on päätynyt tekoälyn automatisoitavaksi, ja miten hyvin tekoäly on osannut laskut tiliöidä. Lisäksi analytiikasta näkyy, kuinka itsevarma tai epävarma tekoäly on ollut kunkin ennusteen kohdalla.
Analytiikka auttaa sekä Palkeita että Snowfoxia näkemään selkeästi tekoälyn kyvykkyyden sekä kehityskohdat. Tämä on erittäin tärkeää, sillä tekoälyn toimintaa kehitetään jatkuvasti paremmaksi ja kehityskohtien tunnistaminen on analytiikan kautta mahdollista.
"Teemme innolla töitä valtion ostolaskuautomaation eteen. On suuri ylpeys olla toteuttamassa merkittävää kehitystyötä Suomen valtiolle" - Miikka Savolainen, Snowfox.AI
Tutustu ostolaskutekoälyn mahdollisuuksiin tarkemmin tulevan webinaarin kautta.