Lähes jokainen yritys, joka vastaanottaa vähintään 10 000 ostolaskua vuositasolla, kannattaa automatisoida ostolaskujen käsittelyprosessi mahdollisimman pitkälle. Aikaa vievimmät vaiheet ovat ostolaskun reitittäminen tarkastajalle ja hyväksyjälle sekä ostolaskun tiliöintityö. Kaikki, jotka ostolaskujen käsittelyyn ovat vähänkin perehtyneet tietävät, että ostolaskujen manuaalikäsittely on erittäin kallis ja aikaa vievä prosessi. Lisäksi manuaaliprosessit tuovat aina haasteita työn laatuun sekä käsittelyaikoihin.
Automatisoinnin keinoja on monenlaisia. Yksi yleisimmistä keinoista on tilauksellisten laskujen määrän kasvattaminen. Tilausprosessissa kilpailutetaan ensin toimijat, joilta palveluita tai tuotteita tilataan, tehdään hankintajärjestelmään tilaukset ja kun lasku toimittajalta saapuu, pitäisi laskulta löytyä tilausnumero, jota vasten lasku täsmäytetään ja viedään automaattisesti kirjanpitoon. Valmistavassa teollisuudessa hyödynnetään tilaustäsmäytystä laajalti ja usein jopa yli 80% laskuista on tilauksellisia.
Toinen yleinen keino ostolaskujen automatisointiin on sopimustäsmäyttäminen. Tämä tarkoittaa sitä, että luodaan ostolaskujärjestelmään ns. maksusopimukset toistuvaislaskulle, jotka eivät ole tilauksellisia. Sopimukset luodaan usein sellaisille laskuille, jotka saapuvat säännönmukaisesti samankaltaisina ja ne tiliöidään joka kerta samalla tavalla. Kun tilaussopimus luodaan järjestelmään, niin samalla pyydetään toimittajaa lisäämään laskuille tietty sopimusnumero, jotta järjestelmä osaa täsmätä kyseisen laskun sopimukseen. Kun lasku saapuu sopimusnumeron kera, niin se täsmätään tehtyyn sopimukseen ja lasku tiliöityy ennalta määritellyllä tavalla suoraan kirjanpitoon vietäväksi ilman tarkastus ja hyväksyntäkiertoa. Näiden keinojen lisäksi järjestelmät tarjoavat usein työkaluja myös tiliöintipohjien luomiselle sekä ostolaskujen kiertoon lähettämiselle.
Jotkut yritykset hyödyntävät ostolaskujärjestelmien tarjoamia ominaisuuksia kohtalaisen paljon ja toiset eivät juurikaan. Syitä hyödyntämättömyydelle on varmasti useita. Yksi selkeä syy on, että automaatioiden rakentaminen vaatii paljon työtä, ja taloushallinnossa usein ollaan niin kiinni arkirutiineissa, ettei aikaa automaation rakentamiselle yksinkertaisesti ole.
Toinen syy on se, että esimerkiksi tilausprosessin johtaminen isommassa organisaatiossa vaatii paljon resursseja ja määrätietoisuutta. Organisaatio täytyy opettaa tilaamaan tietyiltä sopimuskumppaneilta ja toimittajat täytyy saada laittamaan tilausnumerot ostolaskuihin, jotta ne saadaan täsmättyä. Monelle organisaatiolla merkittävä tilauksellisten laskujen määrän kasvattaminen olisi niin iso ponnistus, että sitä ei olla haluttu lähteä tekemään.
Nykypäivän ostolaskujärjestelmät tarjoavat siis melko paljon keinoja ostolaskuprosessin automatisointiin. Hieman yllättävää on kuitenkin se, että kun tapaamme eri yrityksiä ja käymme läpi heidän ostolaskuprosessinsa, niin huomaamme, että automaatioaste on usein hyvin matalalla asteella, varsinkin ei-tilauksellisten laskujen osalta.
On hyvin normaalia, että epäsuorien laskujen automaatioaste on tiliöinnin osalta 10% - 30% tasolla.
Yleisimmin asiakkaamme ovat automatisoineet ostolaskujärjestelmien toiminnallisuuksilla toistuvaislaskut, kuten vuokra, sähkö, vesi, puhelinliittymät, yms. jotka toistuvat samankaltaisina kuukausista toiseen. Muut laskut ovatkin sitten suurimmalta osin manuaalikäsittelyn piirissä, varsinkin tiliöinnin osalta. Olemme huomanneet, että mikäli näiden laskujen käsittelyn haluaa automatisoida, tarjoaa tekoäly siihen parhaan keinon.
Hyvin normaali tilanne asiakkaidemme keskuudessa on se, että epäsuorista laskuista asiakas on automatisoinut 10% - 30% ja tekoälyn piiriin jää loput 70% - 90%.
Iso osa manuaalikäsiteltävistä laskuista on ns. sälälaskuja, jotka eivät useinkaan toistu samanlaisena. Näin ollen niiden automatisointi perinteisin menetelmin on todella haastavaa. Tekoälyn avulla kuitenkin nämäkin laskut saadaan automatisoitua tilanteesta riippuen noin 60% - 90% tarkkuudella.
Usein, asiakkaamme ovat alkuun epäilleet, ettei kyseisiä laskuja pysty automatisoimaan edes tekoälyn avulla. Kuitenkin kun olemme päässeet kokeilemaan tekoälyn kyvykkyyttä kyseisille laskuille, niin onkin osoittautunut, että valtaosa laskuista saadaan tiliöityä ja reititettyä täysin automaattisesti tekoälyä hyödyntäen.
Tekoälyn hyödyntämisessä on myös se etu, että sen käyttöönotto ei vaadi manuaalista työtä automaation rakentamisessa eikä sen ylläpitämisessä. Tekoäly oppii kaikki automaatiosäännöt suoraan historian ostolaskuista ja tästä syystä käyttöönotto on todella helppoa ja nopeaa.
Lisäksi tekoäly toimii dynaamisesti, mikä tarkoittaa sitä, että se kehittyy käytössä koko ajan. Jokainen tekoälypalvelun läpi virrannut lasku kouluttaa tekoälymallia pykälän verran eteenpäin ja automaatioaste kasvaa, vaikkei ihminen sille tekisikään mitään.
Ei kannata siis enää tyytyä matalaan automaatioasteeseen ostolaskuprosessin osalta. Tekoälyn kyvykkyyttä pääsee kokeilemaan jopa ilman kustannuksia ja näin ollen saatte nopeasti tietää, kuinka paljon ostolaskuprosessinne automaatioastetta saisi nostettua. Lisäksi tulosten avulla on helppo laskea auki, kuinka paljon tekoälyn käyttäminen teille maksaa ja kuinka paljon se tuo säästöjä prosessin automatisoinnin kautta. Käyttämällänne ostolaskujärjestelmälläkään ei ole väliä, sillä tekoälypalvelun saa helposti kytkettyä käytännössä mihin tahansa ostolaskujärjestelmään rajapintojen avulla.
Tutustu tekoälyyn kattavan PDF materiaalin kautta alta!