Snowfox osallistui alkuvuodesta yhteistyökumppanina pro gradu työn kautta tutkimukseen, jossa selvitettiin kokemuksia ja käsityksiä tekoälystä osana taloushallintoa. Vaikka meillä Snowfoxilla on kohtalainen näkemys taloushallinnon ihmisten kokemuksista aiheeseen liittyen, tuo akateemisella otteella tehty tutkimus kaivattua ja perusteltua näkymää uusiin tuuliin, jotka puhaltavat taloushallinnossa. Nyt alkavassa blogisarjassa käsitellään tutkimuksen antia ainakin kolmesta eri näkökulmasta ja pureudutaan etenkin siihen, miltä tulevaisuuden taloushallinto näyttää taloushallinnon ihmisten silmin.
Itse tutkimus on saatavissa helpoiten Jyväskylän Yliopiston tietokannassa (englanniksi).
Kenellekään ei pitäisi enää tulla yllätyksenä, että tekoälyn avulla on mahdollista saavuttaa valtavia säästöjä ja tehokkuuden kasvua taloushallinnossa. Tekoäly ei kuitenkaan vielä ole vakiintunut osaksi taloushallinnon prosesseja, minkä vuoksi se näyttäytyy usein epäselvänä ja osin pelottavanakin uutena komponenttina.
Suurin haaste tekoälyn hyödyntämiseksi taloushallinnossa vaikuttaisikin olevan melko vähäinen osaaminen aiheesta. Näyttää siltä, etteivät taloushallinto-organisaatiot usein osaa haluta tekoälyyn pohjautuvia ratkaisuja, johtuen yksinkertaisesti siitä, ettei omasta organisaatiosta löydy riittävää osaamista aiheesta.
Tekoäly myös poikkeaa muusta automaatiosta, sillä se mahdollistaa aivan erityyppisten, entistä abstraktiempien ongelmien ratkaisemisen koneellisesti. Tämän hahmottaminen voi olla haasteellista, jos tekoälyä katsotaan perinteisen automaation näkökulmasta. Kun potentiaalia ei hahmoteta, välttämättömät tai vähintäänkin järkevät kehitysinvestoinnit jätetään tekemättä, mikä johtaa vaikeuksiin kehityksen mukana pysymisessä.
Kun osaamisen puute sekoitetaan melkoisen poukkoilevaan julkiseen keskusteluun tekoälystä, ei ole ihme, ettei aiheeseen vihkiytymätön meinaa päästä kiinni tekoälyn olemukseen. Akateemikot määrittelevät tekoälyn usein toimialasta riippumatta disruptiiviseksi teknologiaksi. Nimensä mukaisesti tämäntyyppiset teknologiat usein häiritsevät toimialan vanhaa, ”normaalia” tapaa hoitaa asioita, mikä johtaa nopeaan muutospaineeseen ja lähes aina välttämättömään tarpeeseen sopeutua nopeasti muuttuvaan ympäristöön.
Jos tekoälyn käyttämisessä on kerran haasteita ja sen ymmärtäminen on vaikeaa, niin miksi sitä kannattaisi ylipäätään käyttää? Miksi lisätä haasteita toimiviin nykyprosesseihin? Kaiken edellä esitetyn lisäksi etenkin Kahdesta syystä. Koska ne olemassa olevat haasteet syntyvät siitä, etteivät omat prosessit oikeasti toimi niin hyvin kuin luullaan ja koska tekoälyn käyttäminen tulee tulevaisuudessa olemaan välttämätöntä tehokkaan taloushallinnon ylläpitämiseksi.
Väite siitä, ettei taloushallinnon organisaatioissa huomata omien prosessien haasteita kuulostaa äkkiseltään hurjalta, mutta sitä voi helposti havainnollistaa yhdellä tutkimuksessa toistuvasti esiin nousseella esimerkillä. Kun ostoreskontralta kysytään ennen tekoälyn käyttöönottoa millä tarkkuudella he pystyvät tiliöimään ostolaskut, vastauksena on yleensä jokin luku melko lähellä sataa prosenttia. Kun samaa prosessia sitten kokeillaan tekoälyllä, havaitaan huomattavan usein, ettei ihmistyön onnistumisprosentti ole lähelläkään uskottua. Useissa tapauksissa tekoälyn avulla oli päästy jopa ihmistä parempiin tarkkuuksiin tiliöinneissä. Ilmiö korostuu, jos tiliöinti on liiketoiminnan vastuulla.
Tutkimuksen perusteella etenkin taloushallinto-organisaatioiden johtajilla on myös selkeä konsensus suunnasta, johon taloushallinto on toimialana menossa. Tekoälyn käyttäminen nähdään välttämättömänä, mikäli mielitään tuottaa laadukasta ja kustannustehokasta palvelua myös tulevaisuudessa. Liiallinen varovaisuus uusien mahdollisuuksien suhteen näyttääkin yllättäen olevan suurempi riski, kuin kapasiteetin rakentaminen vasta tulevaisuudessa teknologian vakiinnutettua paikkansa.
Blogisarjan seuraavassa osassa syvennytään tekoälyn hyödyntämiseen liittyviin haasteisiin ja siihen, kuinka se ratkaistaan. Spoilerivaroitus, ne haasteet ovat loppujen lopuksi melko pieniä ja helposti ratkaistavissa.
Samalla tavalla, kuin kaikissa muissakin vastaavissa haasteissa. Monella taloushallinnon organisaatiolla ei ole myöskään laki- tai it-osaamista omasta takaa, vaan ne hankitaan ulkopuoliselta palveluntarjoajalta tarpeen mukaan. Toimivan tekoälyratkaisun kehittäminen tiettyyn ongelmaan vaatii lähtökohtaisesti niin paljon resursseja ja erikoisosaamista, ettei isonkaan organisaation yleensä kannata kehittää niitä omaan käyttöön itse, vaan ostaa valmis ja todistetusti toimiva ratkaisu suoraan markkinoilta.
Tärkeintä tekoälykumppanin valinnassa on miettiä kokonaisuutta. Onko tarjottu ratkaisu pitkäikäinen? kehitetäänkö sitä eteenpäin myös tulevaisuudessa? Tuottaako se aitoa lisäarvoa heti ensimmäisestä päivästä alkaen? Saako ratkaisua kokeiltua omalla datalla omassa ympäristössä ennen ostopäätöksen tekemistä? Pääseekö sopimuksesta tarvittaessa irti helposti?
Kysymyksen ei enää pitäisi olla tarvitaanko taloushallinnossa tekoälyä, ennemminkin pitää miettiä kauanko enää selvitään ilman sitä. Tekoälyn hyödyntäminen kannattaakin aloittaa heti, omalle organisaatiolle sopivalla tavalla, jotta muutoksen voima ei lävähdä kerralla vasten kasvoja tulevaisuudessa. Hyvä ensiaskel tekoälyn käyttämiseksi on esimerkiksi selvittää mahdollisuuksia ostolaskujen tiliöinnin ja reitityksen automatisoinnissa, jolloin on mahdollista saada merkittäviä hyötyjä pienellä panostuksella, samalla valmistaen omaa organisaatiota tulevaisuutta varten.
Tutustu ostolaskutekoälyn innostavaan maailmaan tulevan webinaarin kautta!