Ostolaskujärjestelmän hankinta on strateginen päätös, jolla voidaan huomattavasti lisätä hankintaprossien tehokkuutta ja parantaa organisaation kulukontrollia. Kun hankinnan tai taloushallinnon automatisointia lähdetään miettimään, on ensin tarpeen evaluoida nykyiset prosessit ja tunnistaa kehitysalueet. Taustalla on usein myös teknologiaan liittyvä muutostarve tai muutos liiketoiminnan rakenteissa, jotka osaltaan vaikuttavat investointipäätökseen. Mitä siis tulee ottaa huomioon järjestelmää valittaessa?
Ensimmäiseksi tarkistuslistalla pitäisi olla ostolaskujärjestelmän tekninen toteuttamiskelpoisuus ja miten se istuu olemassa olevien järjestelmien kanssa. Järjestelmän integroitavuus on avainasemassa niin sisäisesti kuin ulkoisestikin. Tehokas integrointi muiden järjestelmien kanssa säästää aikaa, rahaa ja työtä.
Monet johtavat ERP-ratkaisut tarjoavat niihin sisäänrakennettuja hankintajärjestelmiä, mutta useat yritykset ovat todenneet, etteivät nämä tuotteet aina tarjoa yhtä laajaa toiminnallisuutta kuin pilvipohjaiset hankintaratkaisut. Pilvipohjaiset hankintajärjestelmät voivat myös integroitua mihin tahansa olemassa olevaan järjestelmään ja voivat näin hyödyntää olemassa olevia organisaatiorakenteita, dataa ja työnkulkuja.
Liiketoiminnan loppukäyttäjät ovat avainasemassa hankintaprosessin jalkautuksessa. Kulukurin saavuttamiseksi loppukäyttäjät on ohjattava ostamaan yrityksen hankintaohjesäännön mukaisesti hankintaosaston hyväksymiltä toimittajilta. Helpoiten loppukäyttäjät saadaan mukaan tarjoamalla heille kuluttajaverkkokaupasta tuttu ostokokemus eli ostamisen pitää olla ennen kaikkea helppoa ja nopeaa, mobiilikäyttöä unohtamatta.
Miten hyvin ostolaskujärjestelmä tukee loppukäyttäjiä heidän hankintatarpeissaan? Jos järjestelmää ei käytetä, ei sillä myöskään saavuteta odotettuja hyötyjä.
Monet yritykset kamppailevat vaillinaisen näkyvyyden kanssa, eivätkä sen vuoksi pysty etenemään tavoitteissaan. Läpinäkyvyyden saavuttamiseksi kaikkien laskujen, niin suorien kuin epäsuorienkin, tulee kulkea ostolaskujärjestelmän kautta.
Suurin osa ostolaskujärjestelmistä kykenee automatisoimaan hyvin ainoastaan laskut, jotka ovat peräisin epäsuorasta hankintaratkaisusta. Entä kaikki muut laskut, kuten laskut, joilla ei ole ostotilausta, kiinteistöpalvelulaskut, tuotannon laskut ja niin edelleen? Hankintajärjestelmän ostoreskontraosion pitää toimia transaktiohubina eli kyetä käsittelemään kaikki yrityksen laskut laskutyypistä huolimatta. Läpinäkyvyys kaikkiin kuluihin parantaa yrityksen päätöksentekokykyä ja prosessitehokkuutta.
Tekoälyn avulla voidaan viedä talouden ja hankinnan automaatiota entistä pidemmälle ilman, että järjestelmiin täytyy jatkuvasti rakentaa uusia sääntöjä. Esimerkiksi koneoppimista voidaan hyödyntää laskujen tiliöinnissä ilman, että ihmisten täytyy käsitellä laskuja manuaalisesti. Tämä on hyödyllistä varsinkin silloin, kun laskulla ei ole ostotilauksen tai toistuvaislaskun tietoja saatavilla. Mitä parempaa automaatiota ostolaskujärjestelmä tuottaa, sitä enemmän aikaa yrityksen työntekijöillä jää tuottavampien ja strategisten tehtävien hoitamiseen.
Yrityksen nykyiset ja uudet toimittajat on myös saatava yhdistettyä ostolaskujärjestelmään. Useimmat ostolaskujärjestelmät on suunniteltu isoimpia toimittajia ajatellen, jotka voivat lähettää verkossa XML tai EDI transaktioita. Entä keskisuuret ja pienet toimittajat, joilla ei välttämättä ole samoja teknisiä valmiuksia? Entä toimittajat, jotka lähettävät paperilaskuja? Pitääkö toimittajien muuttaa omaa toimintatapaansa, jotta he voivat jatkaa liiketoimintaa yrityksesi kanssa? Ostolaskujärjestelmän pitää tarjota ratkaisu myös näihin tarpeisiin, sen on oltava helppoa ja ilmaista toimittajille.
Vähintään yhtä tärkeää, kuin valittavan järjestelmän hinnan tai ominaisuuksien arviointi, on kiinnittää huomiota järjestelmätoimittajan osaamiseen ja kokemukseen käyttöönottoprojektien osalta. Onko toimittajalla antaa esimerkkejä onnistuneista käyttöönottoprojekteista samalla toimialalla? Voiko asiakas luottaa toimittajan kykyyn viedä käyttöönottoprojekti läpi omassa organisaatiossa? Entä mitkä ovat oman organisaation valmiudet käyttöönottoprojektiin? Ostolaskujärjestelmän hankinta on pitkäaikainen ratkaisu, joten on tärkeää, että järjestelmän jatkokehitykselle sekä tukipalveluille on olemassa varmuus myös tulevina vuosina.
Me Baswarella haluamme tehdä organisaatiosi menoista täysin läpinäkyviä ja helpottaa yrityksen toimintaa datan avulla. Tarjoamme laadukkaita hankinnasta maksuun -ratkaisuja maailman laajimman avoimen liiketoimintaverkon kautta. Avullamme tehostat yrityksesi toimintaa ja järkeistät sen kulutusta. Lataa uusi liiketoiminnan jatkuvuuden e-kirjamme täältä.