2000-luvun taloushallinto: missä on muutos?

Maailma muuttuu nopeaa vauhtia, ja uudet teknologiset innovaatiot muokkaavat alaa toisensa jälkeen. Silti taloushallinto on ottanut vain pieniä askelia pysyäkseen ajan tasalla. Tarvitsemme vallankumouksellista ajattelua ja suurempia askelia muutoksen toteuttamiseksi.

Toimialamme on pitkälti lainsäädännön ja määräysten ohjaama – kaikki tapahtuu asianmukaisessa muodossa. Ehkä tämä tekee meistä myös hyvin varovaisia ja ehkä jopa taipuvaisia tyytymään vähempään, kun kyse on ratkaisuista ja järjestelmätoimittajista.

Tosiasia on, että on paljon parannettavaa, jos haluamme, että taloushallinto siirtyy nykyaikaan, ja teknologia on vain osa sitä.

Missä taloushallinto on nyt?

Koska yritysten nykyiset taloushallinnon prosessit ovat usein tehottomia ja innovatiivisia, toimintamme jää parhaimmillaankin marginaaliseksi. Monia tehtäviä voitaisiin automatisoida, jotta taloushallinto voisi todella tukea liiketoimintaa.

Jos ala ei innovoi ja vie tarkoitustaan seuraavalle tasolle, olemme jumissa prosesseissa ja järjestelmissä, jotka tukevat vuosikymmeniä vanhoja liiketoimintamalleja. Taloushallinnon investointeja on vaikea perustella, jos ne nähdään pelkkinä kuluina, meidät nähdään kulueränä. Olemme enemmän kuin se, tai ainakin voisimme olla.

Niin kauan kuin voimme muistaa, automaatio on ollut laskutuksen muotisana. Luulimme, että verkkolaskutus oli suuri pelastaja, joka tuli pelastamaan meidät paperityöltä. Suomi ja Pohjoismaat olivat itse asiassa ensimmäisten joukossa, jotka todella ajoivat verkkolaskutusta läpi yritysten.

Kuitenkin kaikki, mitä tapahtui, oli se, että otimme olemassa olevan prosessin ja muutimme sen digitaaliseksi. Kyllä, laskujen toimittaminen myyjältä ostajalle helpottui ja riippumattomuus ihmistyöstä lisääntyi. Mutta mitä tapahtuu, kun lasku on saapunut ostajalle? Manuaalista työtä, jota olisi voitu uudistaa, ei tehty. Automaatio jäi puolitiehen.

Ja työtä on vielä niin paljon tehtävänä.

Minne meidän on mentävä?

Kaikki on mahdollista, mutta aloitetaan muutamasta keskeisestä asiasta.

• Taloushallinnon on määriteltävä itsensä uudelleen.

Meidän leipämme ja voimme eivät tällä hetkellä ole liiketoiminnan ytimessä, ja sen on muututtava. Tämä tarkoittaa sitä, että meidän on tarkasteltava ydinasiaamme: mikä on lisäarvomme? Mitä meiltä odotetaan? Tämä ei tarkoita barrikadeille menemistä, vaan pikemminkin sitä, että tarjoamme jotain liiketoimintakriittistä.

Taloushallinnon on tuettava muita toimintoja ja oltava muutakin kuin vain laskujen käsittelyn mestari. Meillä on hallussamme keskeiset tiedot, joiden avulla voimme tehdä yhteistyötä C-suiten, markkinoinnin ja viestinnän sekä kaikkien osastojen kanssa. Esimerkiksi tiedot viimeaikaisista yritysostoista voivat olla arvokkaita johdolle.

“Kun työskentelin markkinointijohtajana, olin omillani budjetoinnista alkaen”, Snowfox.AI:n Chief Growth Officer Tuomas Haapsaari kertoo. “Avaintiedot menoistamme ja tiiviimpi yhteistyö taloushallinnon kanssa olisi ollut erittäin hyödyllistä.”

Ajattele Elon Muskia. Kun tiedot ovat käden ulottuvilla ja tekoäly kehittyy päivä päivältä vahvemmaksi, voimme simuloida tulevaisuutta. Jos voisit rakentaa organisaation rahoitusprosessit uudelleen, mitä tapahtuisi? Valitsisitko tekniikan osalta nykyisessä järjestelmässäsi olevat toiminnot vai haluaisitko jotain muuta?

• Alan on innovoitava järjestelmiä.

Järjestelmätoimittajat ovat alan ytimessä. Järjestelmät ovat usein edelleen tuskallisen kalliita ja vastakkaisia. Miksi asiakas pitäisi sitoa kalliiseen järjestelmään, joka ei palvele häntä 3-5 vuoteen?

Juuri nyt innovaatio tarkoittaa usein uutta kojelautaa ja hienoja mittareita, jotka eivät tuota todellista liiketoiminta-arvoa. Asiakkaat jäävät usein yksin hyödyntämään automaation ja kustannusten tuomia hyötyjä. Meidän on siirrettävä vastuu takaisin myyjille ja tarjottava järjestelmiä, jotka helpottavat elämäämme. Esimerkiksi nykyisen laskutusteknologian kustannukset pitäisi sitoa enemmän tuloksiin eikä vain käyttöön.

Tärkeää on, että käyttämämme järjestelmät automatisoituvat entistä paremmin, että ne vapauttavat tilaa uusille tehtäville aina kun se on mahdollista ja että ne ennen kaikkea tukevat liiketoimintaa. Kun meillä on enemmän aikaa ja vähemmän manuaalista työtä, meillä on enemmän aikaa innovoida organisaation prosesseja ja löytää ratkaisuja, jotka tukevat liiketoiminnan yleisiä tavoitteita.

• Meidän on oltava rohkeita ja häiritseviä.

Asioiden tekeminen tietyllä tavalla yhä uudelleen ja uudelleen ei takaa menestystä. Alalla tarvitaan uutta ajattelutapaa, olipa kyse sitten muista kuin maksuaikaisista laskuista, taloushallinnon sijoittamisesta organisaatioissa tai tunnuslukujen seurantajaksoista.

Talousjohtajalla on tässä ratkaiseva rooli – hän on kuljettaja, jolla on rohkea näkemys ja joka ei anna virheiden pelon estää muutosta. Sisäisiä prosesseja voidaan mullistaa yksi teknologinen väline kerrallaan yhdistämällä toimintoja yrityksissä, jotta taloushallinto saisi edullisemman aseman.

Yritysten olisi siirryttävä reaaliaikaisempaan suuntaan kuukausi- ja vuosilukujen sijaan. Tarkastellaan lukuja päivittäin – mikä toimii, mikä ei? Millaisia malleja on nähtävissä lyhyemmillä aikaväleillä, jotka voisivat auttaa pitkällä aikavälillä? Kuka tietää, mitä hyödyntämättömiä alueita on vuorottelusyklien ja vaihtoehtoisten lähestymistapojen takana.

Asiakkaidemme joukossa on yrityksiä, jotka etsivät tapoja tehdä asiat toisin, kysyvät kysymyksiä, joita kukaan muu ei kysy, kuten miten tuottaa enemmän arvoa liiketoiminnalle, miksi taloushallinto on olemassa ja miten siirtyminen kuluerästä lisäarvon tuottajaksi voidaan toteuttaa. Kiitän heitä aktiivisuudesta ja siitä, että he tunnistavat olemassa olevat mahdollisuudet.

Uuden polun löytäminen on alan yhteinen tavoite.

Taloushallinnon ammattilaiset joutuvat usein päivittäisen työn kiireeseen. On olemassa valtava tarve hidastaa tahtia, häiritä arkea ja kysyä: käydäänkö toimijoiden välillä riittävästi vuoropuhelua ja mitä uusia menetelmiä ja teknologioita voidaan käyttää yritysten haasteiden ratkaisemiseen?

Tämä on yhteinen ponnistus, emmekä voi ratkaista kaikkea yksin. Meidän on kuitenkin pyydettävä enemmän, kun on kyse teknologiasta ja prosesseista, meidän on unelmoitava suuremmista asioista. Toimialat muuttuvat joka päivä.

“Meidän ei pidä tyytyä siihen, mitä olemme tähänkin asti tehneet”, Haapsaari sanoo. “Aika on kypsä muutokselle. Lisäämällä toimijoiden välistä vuoropuhelua voimme tunnistaa uusia mahdollisuuksia yritysten sisällä – ja koko toimialan kannalta.”

Aloitetaan laskujenhallintatekniikasta. Oletko kiinnostunut automatisoiduista ratkaisuista?

Voit aloittaa oppimalla lisää siitä, miten tekoäly automatisoi ostolaskujen käsittelyprosessin.