5 vinkkiä sopivimman tekoälyratkaisun valitsemiseen ostosta maksuun -prosessin automatisoimiseksi
Tekoälyn käyttö ostamisesta maksuun -prosessin automatisoinnissa on kasvanut viime vuosina räjähdysmäisesti. Monet organisaatiot ovat ottaneet tekoälyn käyttöön taloushallinnossaan ja nauttivat sen tuomasta automaatiosta. Jotkut ovat kuitenkin tehneet tekoälyn suhteen huonoja valintoja ja jääneet paitsi sen hyödyistä. Nämä kokemukset ovat voineet olla hyvin kielteisiä ja lisätä haluttomuutta käyttää tekoälyä tulevaisuudessa. Olemme listanneet viisi vinkkiä, jotka kannattaa ottaa huomioon, kun harkitset ostolaskujen tekoälyn hankintaa, jotta voit välttää pahimmat sudenkuopat.
1. Tutustu tekoälyteknologiaan
Tekoäly on melko uusi teknologia ostolaskujen automatisoinnin alalla. Ota aikaa tutustua perusteellisesti tekoälyteknologiaan. Varmista, että henkilökuntasi on perehtynyt tekoälyyn ja sen logiikkaan. Tämä on ratkaisevan tärkeää, sillä mitä parempi ymmärrys tekoälyteknologiasta on, sitä turvallisemmalta se tuntuu. On myös tärkeää ymmärtää, mitä eri tekoälypalvelut oikeastaan tekevät. Esimerkiksi ostolaskuprosessin automatisointiin liittyy erilaisia tekoälypalveluja, joilla kaikilla on eri roolit.
Tekoäly teknologiana toimii ja käyttäytyy myös hyvin eri tavalla kuin perinteinen sääntöpohjainen automaatio. Markkinoilla on tällä hetkellä erilaisia ratkaisuja, joista jotkut väittävät olevansa tekoälyratkaisuja ilman aitoa tekoälyä, kun taas toiset ovat erittäin kehittyneitä ratkaisuja. Mitä paremmin ymmärrät tekoälyä, sitä helpompi on vertailla eri palveluntarjoajien välillä.
2. Testaa tekoälyn todellisia ominaisuuksia ja tarkkuutta ennen hankintapäätöksen tekemistä.
Esimerkiksi tekoälyn kykyjen testaaminen ostolaskujen käsittelyssä omilla laskutiedoillasi on suoraviivaista, jos kyseessä on aito tekoälyratkaisu. Jos vertaat ostolaskuja käsitteleviä tekoälyratkaisuja, suosittelen testaamaan tekoälyn ominaisuuksia näiden ratkaisujen kanssa, jotta voit määrittää, mikä niistä toimii sinulle parhaiten ja tarkimmin. Tekoäly on hankittu ostolaskujen automatisoinnin parantamiseksi, joten sen tarkkuus on ratkaisevan tärkeää. Markkinoilla on erilaisia tekoälyratkaisuja, joiden ominaisuuksissa on merkittäviä eroja.
Olen kuullut useita esimerkkejä, joissa yritys on ottanut käyttöön ostolaskujärjestelmän tarjoajan tarjoaman tekoälypalvelun ilman valmiustestiä ja pettynyt tuloksiin sen jälkeen, kun se oli otettu tuotantoon. Myyjä väitti palvelun toimivan hyvin, ja tähän luotettiin. Palvelun käyttöönoton jälkeen kuitenkin havaittiin, että tekoälyn ehdottamat kirjanpitokirjaukset sisälsivät paljon virheitä eikä se oppinut virheistä.
Testaa siis ominaisuuksia ja vertaile mieluiten eri palveluita, jotta näet, mikä ratkaisu toimii parhaiten.
3. Maksetaan vain tekoälyn tuomasta lisäautomaatiosta
Suosittelen maksamaan vain tekoälyn tuomasta lisäautomaatiosta. Näin sekä sinä että ostolaskujen tekoälypalvelun tarjoaja ovat samalla puolella ja haluavat aidosti saavuttaa mahdollisimman korkean ostolaskujen automatisoinnin. Markkinoilla on myös ratkaisuja, joissa joudut maksamaan jokaisesta laskusta, riippumatta siitä, pystyykö tekoäly automatisoimaan sen vai ei.
4. Kysyntäanalytiikka tekoälyn suorituskyvyn seurantaa varten
Tekoälyn ominaisuuksia on seurattava analytiikan avulla. Tämä on ratkaisevan tärkeää, kun seurataan sen suorituskykyä ja ennusteiden tarkkuutta. On tärkeää ymmärtää, miten hyvin tekoäly pystyy esimerkiksi kohdistamaan ostolaskut automaattisesti GL-tileille, kustannuspaikoille, verokoodeille jne. Jos sinulla ei ole tietoja siitä, miten hyvin tekoäly on pystynyt automatisoimaan laskuja, millä perusteella voit seurata sen suorituskykyä? Analytiikan avulla on helppo seurata tekoälyn ennusteiden tarkkuutta ja niiden parantumista ajan myötä. Se ei riitä mittariksi, että laskujen tarkastajat eivät ole valittaneet.
Seuraa myös tekoälyn tuomia tehokkuushyötyjä. Hyviä mittareita voisivat olla esimerkiksi ostolaskujen käsittelyn nopeus (kuinka kauan yhden ostolaskun käsittely kestää), ostolaskujen kiertonopeus (kuinka nopeasti lasku siirtyy kirjanpitoon saapumisen jälkeen), tehokkuuden paraneminen maksuliikenteessä ja liiketoiminnassa sekä kirjanpitokirjausten laadun paraneminen.
5. Luota tekoälyyn ja käytä sitä työkaluna
Tekoälyn tuomat tehokkuushyödyt toteutuvat vasta, kun tekoälyyn luotetaan. Jos jokainen tekoälyn käsittelemä lasku tarkistetaan uudelleen ihmisen toimesta, tekoälyn tuoma tehokkuusparannus vähenee. Jos uskallat luottaa tekoälyyn ja korkean luottamuksen vallitessa annat tekoälyllä automatisoitujen laskujen mennä kosketuksetta kirjanpitoon, tehokkuushyöty on valtava.
Tiesitkö, että tekoäly ilmoittaa luottamustasonsa jokaiselle automatisoidulle laskulle? Luottamusasteen avulla voit määrittää, mitkä laskut ihmisten on tarkistettava ja mitkä laskut voidaan luottaa tekoälyn käsittelemiksi oikein.
Tekoäly on viime kädessä työkalu, joka on suunniteltu auttamaan meitä automatisoimaan rutiinitehtäviä. Se on tuonut viime vuosina valtavia mahdollisuuksia, jotka olivat aiemmin mahdottomia. Ne saattavat usein kuulostaa liian hyvältä ollakseen totta, mikä johtaa epäluottamukseen tekoälyä kohtaan. Kannustan sinua tutkimaan tekoälyn mahdollisuuksia avoimin mielin ja jopa keskustelemaan kollegoiden kanssa, jotka ovat jo ottaneet tekoälyn käyttöön.
