Blogi: 7 asiaa, jotka on otettava huomioon ostamisesta maksuun -prosessin automatisoimiseksi tarvittavan tekoälyratkaisun hankinnassa.
Älykäs automaatio yleistyy nopeasti taloushallinnossa. Tekoälyn (AI) käyttäminen osana ostolaskujen käsittelyprosessia on nykyään monissa yrityksissä olennainen osa päivittäistä työtä. Itse asiassa tekoäly on tehokas tapa automatisoida laskujen lähettämistä ja reititystä, mikä todella auttaa vähentämään tarvetta käsitellä laskujen massoja manuaalisesti. Tämä on tervetullut muutos, koska manuaalinen käsittely on erittäin kallista! Automaatiotason nostaminen säästää aikaa ja rahaa sekä taloushallinnossa että liiketoimintayksiköissä.
On kuitenkin muutama asia, jotka on syytä pitää mielessä, kun suunnittelet tekoälyyn perustuvan ratkaisun hankkimista osaksi ostolaskuprosessiasi. Tarkastellaan niitä seuraavaksi.
Tarkistuslista tekoälykäyttöisille ostolaskuratkaisuille
Ennen kuin ostat jonkin ohjelmiston, työkalun tai ratkaisun, käy tämä luettelo läpi ja tarkista, että olet ottanut huomioon kaiken tarvittavan. Se auttaa sinua tekemään päätöksen ja estää myös turhat yllätykset.
1. Testaa tekoälyä varmistaaksesi, että ratkaisun ominaisuudet vastaavat tarpeitasi.
Minkä tahansa tekoälyratkaisun absoluuttiset valmiudet vaihtelevat, koska ostotiedot ovat jokaisessa yrityksessä hieman erilaisia. Kun harkitset erilaisia ratkaisuja, varmista, että pääset testaamaan ratkaisua ennen kuin sitoudut siihen. Näin saat selville, mitä tarkalleen ottaen saat ja millaista automaatiotason nousua voit odottaa.
2. Arvopohjainen hinnoittelu – maksat vain tuloksista
Tekoälyn käyttäminen ostolaskujen käsittelyssä tarkoittaa sitä, että käsittelyprosessin automaatiotasoa voidaan nostaa. Varmista siis, että myös hinnoittelu on sidottu tämän työn tekemiseen. Toisin sanoen: maksa vain onnistuneesta laskujen lähettämisestä ja reitityksestä.
Tekoäly automatisoi vain ne laskut, jotka sinun pitäisi muuten käsitellä käsin. Näiden laskujen lähettämiseen ja reitittämiseen kuluu siis vähemmän aikaa ja rahaa. 3. Yksinkertainen integrointi – vältä raskaita integraatioprojekteja kirjanpitojärjestelmääsi.
Ostolaskujen tekoäly on aina integroitu nykyiseen ostojen käsittelyprosessiin. Jotta voit välttää pitkät ja kalliit integraatioprojektit, varmista, että tekoälyn tarjoajalla on toimiva suhde ostolaskujen käsittelyyn käyttämääsi ohjelmistoon. Se tekee elämästäsi ja yhteistyöstä kumppaneidesi kanssa paljon sujuvampaa!
Kun laskujen oston tekoäly on valmis tuote eikä pelkkä räätälöitävissä oleva luuranko, tekoälyn täysimittaisen käyttöönoton pitäisi kestää vain noin 2-3 viikkoa. Millä tahansa muokattavalla tuotteella voi kestää jopa 6 kuukautta. 4. Tekoälyn kykyjen avoimuus – reaaliaikainen analytiikka.
Pyydä reaaliaikaista analytiikkaa, jotta näet, miten hyvin tekoäly on kirjannut ja reitittänyt laskut. Tekoäly on jatkuvasti oppiva teknologia, ja analytiikka antaa sinulle mahdollisuuden tarkastella sen oppimiskäyrää – puhumattakaan siitä, että analytiikka auttaa sinua raportoimaan tuloksista.
Arvopohjainen hinnoittelu on sidottu analytiikkaan. Jos tekoälyratkaisun edistymistä ei voi seurata, tuloksia ei voi nähdä, eikä hinnoittelu voi näin ollen perustua tekoälyn onnistumisiin. 5. Joustavuus skaalautua yhdessä automaation kanssa
Vientitileillä on paljon mahdollisuuksia automatisoida laskujen käsittelyprosessia. Laskujen reititys voi yleensä nostaa automaatioastetta useita kymmeniä prosentteja. On siis todella tärkeää, että ostolaskujen tekoäly voi skaalautua reaaliaikaisesti yhdessä ostoreskontrajärjestelmän kanssa.
Jos esimerkiksi nykyisen ohjelmistosi kirjanpidon automaatio pystyy käsittelemään 30 prosenttia laskuista, tekoälyyn perustuvan automaation on automatisoitava loput 70 prosenttia. Jos ostovelkojen automatisointia voidaan lisätä 35 prosenttiin, tekoälyn on automatisoitava 65 prosenttia ja niin edelleen. Joustava tekoäly skaalautuu automaattisesti suhteessa omaan sääntöpohjaiseen automatisointiisi. 6. Oppiminen – aito koneoppimisratkaisu hallitsee ja kehittää uutta tietoa automaattisesti.
Yksi tekoälyn hienoista puolista on se, että se saa palautetta jokaisesta käsittelemästään laskusta ja kouluttaa itseään automaattisesti sen perusteella. Näin varmistetaan, että tekoälyn ennustustarkkuus paranee jatkuvasti, kun se saa uusia laskuja käsiteltäväkseen. On siis todella tärkeää hankkia ratkaisu, joka oppii ja opettaa itse itseään. 7. Varmista, että tekoälyratkaisu on turvallinen
Ostolaskut ovat yrityksille arkaluonteisia tietoja. Siksi on tärkeää, että hankkimasi ratkaisu on sertifioitu. Kun laatukumppani sertifioi ratkaisun, voit olla varma, että arkaluonteiset tietosi ovat turvassa.
Toivottavasti löysit nämä neuvot hyödyllisiksi ostolaskun tekoälyn hankkimisessa. Jos sinulla on kysyttävää, ota rohkeasti yhteyttä, autamme mielellämme!
Lisätietoja tekoälystä kirjanpidossa ja taloushallinnossa saat täältä.
