Blogi: Miten automatisoida taloushallinnon prosesseja: käytännön neuvoja taloushallinnon asiantuntijoilta

Taloushallinnon automatisointi ei ole mikään uusi asia. Se on ollut kiinnostuksen kohteena jo ainakin runsaan vuosikymmenen ajan. Silti sitä käytetään edelleen usein liian vähän, joskus sitä ymmärretään huonosti tai toisinaan sitä jopa vastustetaan. Miksi näin on ja mitä yritykset voivat tehdä lisätäkseen automaatiota organisaatiossaan?

Tavoitimme yhdeksän taloushallinnon asiantuntijaa ja kysyimme heiltä heidän näkemyksiään automaation tilasta yrityksissä, mitä haasteita he näkevät ja mitä neuvoja heillä on taloushallinnon prosessien automatisoimiseksi.

Automaation tila yrityksissä

Haastattelujen perusteella voidaan todeta, että automaation hyödyntäminen on varovainen ja melko hidas prosessi taloushallinnossa. Ei ole yllättävää, että suuret yritykset ovat yleensä paljon edellä pienempiä yrityksiä, joissa automaation hyödyt saatetaan ymmärtää, mutta resurssit tai kiireellisyys muutokseen puuttuvat.

Realia Groupin Taru Mannerin mukaan yritykset ovat kuitenkin yleisesti kiinnostuneita automaatiosta ja sen hyödyistä, ja jotkut tekevät pieniä kokeiluja ennen kuin sitoutuvat enemmän resursseja ja aikaa automaation käyttöönottoon.

“Mitä enemmän yrityksillä on hyviä kokemuksia automaatiosta, sitä halukkaampia ne ovat kokeilemaan erilaisia tapoja automatisoida rutiinitehtäviä. Kun ne ovat nähneet, että robotti tai perusautomaatiotyökalu voi onnistuneesti automatisoida osan työstä, ne siirtyvät kohti kehittyneempiä teknologioita, kuten tekoälyä.”

Useat asiantuntijat toivat esiin, että teknologia kehittyy, mikä puolestaan auttaa yrityksiä kehittämään prosessejaan edelleen. Useimmilla yrityksillä on joitakin ohjelmistoja ja järjestelmiä, jotka tukevat perusautomaatiota, ja jos ne haluavat lisätä automaatiotasoa, markkinoilla on runsaasti ratkaisuja, jotka eivät vaadi massiivisia investointeja ajan ja rahan suhteen.

Vaikka useimmat asiantuntijat olivat yhtä mieltä siitä, että automaatio ja sen hyödyt ymmärretään yrityksissä melko hyvin, Azetsin Janne Blomqvist totesi, että automaation aiheuttaman muutoksen laajuutta ei yleensä ymmärretä kovin hyvin. Hänen mielestään tämä ei kuitenkaan ole kovin dramaattista. Itse asiassa hän sysää osan vastuusta ohjelmistokehittäjien ja ratkaisujen tarjoajien harteille:

“Meidän pitäisi auttaa yrityksiä varmistamaan, että automaatiota käytetään tavalla, joka sopii yritysten olosuhteisiin ja tavoitteisiin parhaalla mahdollisella tavalla.”

Mitä hyötyä automaatiosta on? Katsotaanpa seuraavaksi, mitä asiantuntijat niistä ajattelevat.

Automatisoinnin hyödyt taloushallinnossa

Ei liene yllätys, että kaikki asiantuntijat olivat yhtä mieltä siitä, että taloushallinnon automaation lisäämisestä on hyötyä. Tässä ovat kaikki heidän mainitsemansa hyödyt ilman erityistä tärkeysjärjestystä.

Automaatio vähentää rutiininomaista, manuaalista työtä

Tämä on suuri syy, ehkä tärkein syy automaation lisäämiseen. Koska monet muut tässä luettelossa mainitut edut johtuvat suoraan siitä, että manuaalista työtä on vähemmän.

Automaatio vapauttaa aikaa järkevämpään ja tehokkaampaan työhön.

Järkevämpi ja tehokkaampi työ tarkoittaa päätöksenteon tukemista, ennusteiden ja ennakoinnin tarjoamista sekä trendien ja riskien analysointia. Toisin sanoen siitä on tultava liiketoiminnan luotettava kumppani sen sijaan, että se olisi nappuloita paineleva hallinnoija.

Automatisointi vähentää virheitä prosessissa ja varmistaa, että tietojen laatu on riittävän hyvä koko prosessissa.

Emme ehkä koskaan pysty poistamaan kaikkia virheitä, mutta virheitä on vähemmän, kun kone puhuu koneelle eikä ihminen kirjoita kaikkea käsin.

Automaatio estää henkilöstökustannusten nousun liian korkeiksi

Mitä enemmän tietoja taloushallinnon on käsiteltävä, sitä enemmän se tarvitsee ihmisiä käsittelemään niitä, jos prosesseja ei ole automatisoitu. Ihmisten lisääminen prosessiin ei ole kestävä tapa lisätä tehokkuutta.

Automaatio vähentää kustannuksia ja nopeuttaa prosesseja

Tämän pitäisi olla melko itsestään selvää. Sinun tarvitsee vain tarkastella ostolaskuprosessin automatisointia. Haluaisitko suorittaa sen manuaalisesti?

Automaatio auttaa siirtämään painopistettä rutiinitehtävien suorittamisesta taloudelliseen asiantuntemukseen.

Kun automaatio etenee yrityksissä, se muuttaa myös taloushallinnon hallinnoijilta vaadittavia taitoja. Yritykset tarvitsevat yhä enemmän asiantuntijoita, jotka eivät ainoastaan tarjoa numeroita vaan myös näkemyksiä numeroiden perusteella ja jotka voivat neuvoa yritystä parhaista etenemistavoista.

Automaatio tekee taloushallinnon työn mielenkiintoisemmaksi

Tämä seuraa luonnollisesti edellisestä kohdasta. Siirtyminen toistuvien tehtävien tekemisestä liiketoiminnan asiantuntijaksi olisi kaiken kaikkiaan mielenkiintoisempaa ja palkitsevampaa työtä.

Automaatio vaikuttaa rekrytointiin

Kun teknologia tekee yhä enemmän taloushallinnon rutiinitöitä, työnhakijat etsivät uusia työnkuvia ja haastavampia tehtäviä. Varmistamalla, että teknologia on ajan tasalla, voit varmistaa, että työvoimasi on parhaimmillaan.

Automaatio tekee asioita, joita ei ole fyysisesti mahdollista tehdä manuaalisesti ihmisten toimesta.

Käsitteletkö satoja tuhansia ostolaskuja käsin joka kuukausi? Ei, mekään emme ajatelleet niin.

Automaation hyödyt ovat suoraan synkassa taloushallinnon tavoitteiden kanssa.

Taloushallinnon tavoitteena on, että yrityksen luvut ovat oikeita ja ajantasaisia. Työssä on siis kyse oikeellisuudesta ja nopeudesta, mikä johtaa suoraan kustannustehokkuuteen. Kaikki tämä on sitä, mistä automaatiossa on kyse ja mitä automaatiolla voidaan saavuttaa. Siksi pitäisi olla päivänselvää, että taloushallinnon pitäisi olla automaation käytön eturintamassa.

Mikä estää automaation käyttöönottoa yrityksissä monista selkeistä eduista huolimatta?

3 estettä automaation tiellä: ihmiset, prosessit ja tiedon puute

Haastateltavilla oli pitkä luettelo pullonkauloista, joiden he näkivät estävän automaation käyttöönoton nopeutta. Nämä pullonkaulat jakautuvat karkeasti kolmeen luokkaan: ihmiset, prosessit ja tietämys.

Tarkastellaan ensin ihmisiä.

Automaation pullonkaula: Ihmiset

“Jo pitkään on puhuttu siitä, että digitaalinen on sitä ja digitaalinen tätä, mutta finanssihallinnot ovat joko liian peloissaan tai haluttomia muuttamaan prosessejaan. Rahoitushallinnoijat ovat pedanttisia, tottelevaisia ihmisiä, jotka tekevät kiltisti mitä pyydetään eivätkä kyseenalaista toimintatapojaan.”

Tämä varsin provokatiivinen lainaus Jouko Peltoselta Technopoliksesta osoittaa yhden tavan, jolla ihmiset ovat yksi pullonkaula, joka hidastaa automaation kehitystä taloushallinnossa.

Mutta ei välttämättä ole aina niin, että ihmiset eivät kyseenalaista vallitsevaa tilannetta. Joskus ihmiset vastustavat sitä aktiivisesti. Jesse Ahokas Efimasta uskoo, että osa kielteisistä asenteista automaatiota kohtaan saattaa johtua aiemmista huonoista kokemuksista automaatiosta, mikä voi osaltaan lisätä muutosvastarintaa.

Jotkut asiantuntijat totesivat myös, että ihmiset saattavat pelätä työpaikkansa menettämistä ja että silloin on psykologisesti helpompi vastustaa muutosta kuin pyrkiä siihen.

Ihmiset-kolikon toinen puoli ovat resurssit. Jos taloushallinnolla ei ole riittävästi omia resursseja joko ajan tai rahan suhteen, kaikesta kehitystyöstä tulee melko vaikeaa, ehkä jopa mahdotonta.

Roope Rauhalinna Mehiläisestä sanoo, että yksi esteistä on se, miten taloushallintovirkailijat joutuvat käyttämään aikaansa. Heidän työnsä on jaksottaista: joka kuukausi on kiireinen aika kirjata talous oikein. Tämä ei ole suotuisaa kehitystyölle. Hän lisää,

“Olisi hyvä, jos samat ihmiset, jotka tekevät operatiivista kirjanpitotyötä, eivät joutuisi tekemään myös kehitystyötä. Näin kehitystyö ei pysähtyisi koko ajan.”

Ihmiset eivät kuitenkaan ole vain hallintovirkamiehiä. Myös johdon on kannettava osa vastuusta. Itse asiassa suurin osa vastuusta on heidän vastuullaan. Neljä haastatelluista asiantuntijoista nosti esiin sen, että automatisointi on organisaatiomuutos ja että jos johtotasolta puuttuu omistajuus, muutosta ei tapahdu.

Heikki Pulli OpusCapitasta sanoo:

“talousjohdon vastuulla on alkaa miettiä, miten prosesseja voidaan yhdistää, miten liiketoimintayksiköiden välisiä prosesseja voidaan luoda ja miten voidaan asettaa suorituskykyindikaattoreita, joiden avulla prosesseista voidaan tehdä suoraviivaisempia.”

Talousjohtajat: jos ette vielä keskity tähän, on aika aloittaa nyt.

Automaation pullonkaulat: prosessit

Tässä pullonkaulassa on kaksi osa-aluetta: joko taloushallinnon työntekijät eivät tunne prosessejaan lainkaan tai he eivät näe prosessiensa kokonaiskuvaa.

Ensimmäinen osa ilmenee yleensä ikivanhana “näin on aina tehty” -argumenttina. Tällöin on kyse siitä, että tästä asenteesta ja vanhoista toimintatavoista opitaan pois.

Jos taloushallinto ei pysty hahmottamaan prosessiensa kokonaiskuvaa, se johtuu yleensä siitä, että prosessit on pilkottu moniin eri osiin ja taloushallinto on vastuussa vain yhdestä osasta. Prosessin lopussa ei ole näkyvyyttä siihen, mitä prosessin alussa tai keskellä tapahtuu. Näin ollen on vaikea nähdä, mitkä prosessin osat ovat kaikkein hankalimpia.

Yksi asiantuntijoista toi esiin myös mielenkiintoisen seikan. Voi olla myös niin, että taloushallinto on liian monimuotoinen.

Janne Blomqvist selittää:

“Liian usein törmäämme tilanteeseen, jossa talousprosesseja haittaavat liian monet poikkeukset prosesseissa. Joskus näille poikkeuksille on perusteltu liiketoiminnallinen syy. Mutta näin ei ole joka kerta.”

Tai prosessi voi olla liian monimutkainen.

Hän lisää: “Ongelmana voivat olla manuaaliset paperiprosessit, ristiriitainen järjestelmäarkkitehtuuri, virheelliset tai puutteelliset tiedot tai epäjohdonmukaiset prosessit.”

Automaation pullonkaulat: tiedon puute

Monien asiantuntijoiden mielestä yksi suurimmista pullonkauloista on tiedon puute automaation mahdollisuuksista ja hyödyistä tai talousprosessien tehokkuudesta.

Mielipiteet siitä, kuinka paljon taloushallinnon ylläpitäjien pitäisi ymmärtää automaatiosta ja siihen liittyvistä teknologioista, vaihtelivat jonkin verran. Osa asiantuntijoista oli sitä mieltä, että kaikkien olisi hyödyllistä ymmärtää perusasiat, osa sanoi, että ainakin johdon pitäisi ymmärtää, ja osa korosti palveluntarjoajien roolia näiden tietojen tuomisessa yrityksiin.

Pelkästään palveluntarjoajiin luottaminen voi olla pullonkaula itsessään, koska se voi pitkittää prosessia entisestään.

Pepitta Nyman Versowoodista kertoo,

“Palveluntarjoajan on löydettävä yrityksestä se yksi henkilö, joka on aidosti kiinnostunut aiheesta ja valmis viemään asiaa eteenpäin yrityksessä.”

Entä jos palveluntarjoaja ei myöskään ole parhaimmillaan?

Premisin Olli-Pekka Kuha on sitä mieltä, että useimmilla palveluntarjoajilla on vielä paljon tehtävää uusimman teknologian suhteen.

“Havaintojeni perusteella useimmat rahoitusalan ohjelmistojen tarjoajat eivät ole vielä hyödyntäneet uusinta teknologista kehitystä ratkaisuissaan tarjotakseen asiakkailleen riittävän hyviä vaihtoehtoja, jotta he voisivat hyötyä automaatiosta. Joidenkin ratkaisujen kohdalla saatetaan jopa päätyä tilanteeseen, jossa lähes kaikki automaation avulla säästetty aika on siirretty sen ylläpitoon.”

Yksimielisyys näyttää siis olevan siitä, että automaatiota koskevaa tietoa on lisättävä, mutta se, kenellä tätä tietoa pitäisi olla, vaihtelee.

Vaiheet, joihin on ryhdyttävä, kun automaatiota lisätään organisaatiossa

Asiantuntijat ovat hieman eri mieltä siitä, mistä organisaatioiden tulisi aloittaa, kun ne harkitsevat automaation lisäämisen lisäämistä organisaatiossaan. Kun teknologioista ei ole riittävästi tietoa, perustutkimuksesta aloittaminen lienee hyvä alku. Jos se on jo tiedossa ja yrityksesi on antanut vihreää valoa etenemiselle, voit alkaa ravistella nykyisiä prosesseja.

Tässä on luettelo eri toimista, joita haastatellut asiantuntijat suosittelivat. Ne eivät ole tärkeysjärjestyksessä tai siinä järjestyksessä, jossa ne olisi toteutettava. Ne ovat pikemminkin kokoelma vaiheita, jotka on syytä pitää mielessä, kun aloitat automaatioprosessin.

• Tutkimus.

Tutustu automaatioteknologioihin: Tekoäly, robotiikka, koneoppiminen jne. Ymmärrä niiden mahdollisuudet.

• Käytä ulkopuolisten asiantuntijoiden apua

“Jokainen luulee, että hänen taloushallintonsa on ainutlaatuinen. Se ei ole sitä. Ole tarpeeksi rohkea näyttämään hiekkalaatikkosi muille, anna heidän kyseenalaistaa sen perustamistapa ja ole valmis kyseenalaistamaan sen itse.” – Jouko Peltonen, Technopolis

• Ole avoin ja ota kaikki mukaan alusta alkaen – erityisesti taloushallinnon edustajat.

Kun ihmiset otetaan mukaan prosessin alusta alkaen, he sitoutuvat paremmin tulevaan muutokseen. Lisäksi päivittäistä työtä tekevät ihmiset tuntevat prosessit parhaiten. Heidän asiantuntemuksensa on korvaamatonta.

• Kommunikoi enemmän kuin luulet tarpeelliseksi

“Tiheä ja avoin viestintä voi vähentää vastarintaa ja edistää myönteistä ilmapiiriä ja innostusta automaatiohanketta kohtaan.” – Jesse Ahokas, Efima

• Tutki ja kyseenalaista tehtävät, jotka tehdään edelleen manuaalisesti.

“Tutki nykyisiä tietojasi ja yritä löytää ne kohdat, joissa automatisoimalla on helppo saada suuria hyötyjä. Keskity ensin automatisoitavaan tietomassaan ja jätä poikkeukset huomiotta. Käsittelet poikkeukset joka tapauksessa manuaalisesti, joten jätä ne sivuun automaatioprojektin alussa.” – Maya Hänninen, Newsec

• Valmistautuminen organisaatiossa tapahtuviin muutoksiin työn tekemisen tavoissa.

Lisääntyvä automaatio saattaa vaatia työntekijöiltä suuria muutoksia työtapoihin. Aloita ihmisten valmistelu näihin muutoksiin jo kauan ennen kuin sinulla on mitään teknologista ratkaisua.

• Määrittele projektin tavoitteet ja keskeiset suorituskykyindikaattorit.

Mieti myös, tukevatko nykyiset järjestelmät näitä tavoitteita ja ovatko tietosi kunnossa. Tämä auttaa myöhemmin oikean palveluntarjoajan valinnassa.

• Hankkeen omistajuuden ja resurssien määrittäminen

Ilman omistajuutta kaikki organisaatiomuutokset ovat tuomittuja epäonnistumaan alusta alkaen.

• Tutki, mitä markkinoilla on tarjolla.

Tutustu markkinoilla saatavilla oleviin ratkaisuihin. Parhaat ratkaisut sopivat saumattomasti nykyisiin järjestelmiin ja toimintatapoihin.

Loppusana: automatisointi ei ole monimutkaista, vaan se on meidän etujamme.

Seuraavassa on joitakin asiantuntijahaastatteluissa esiin tulleita seikkoja:

• Hieman enemmän tietoa automaation käyttötarkoituksista ja hyödyistä tekisi paljon hyvää yrityksille. Sinun ei tarvitse ryhtyä teknologia-asiantuntijaksi, kunhan vain saat perusasiat kuntoon.
• Automaatiosta on paljon enemmän hyötyä kuin siitä, ettei automaatiota käytetä lainkaan. Itse asiassa hyödyt ovat laajat. Teknologisen kehityksen nopeuden myötä hyötyjen luettelo todennäköisesti kasvaa.
• Varmista, että ymmärrät omat prosessisi alusta loppuun. Tämä auttaa sinua monella tasolla: voit paremmin perustella automaation lisäämistä, olet tehokkaampi työssäsi, voit aloittaa keskustelun siitä, miten asiat tehdään ja miten ne voitaisiin tehdä jne.

Loppujen lopuksi automaatiossa on kyse ihmisistä: se lähtee ihmisistä, sitä käytetään ihmisten hyväksi, se toimii parhaiten yhdessä ihmisten kanssa ja se vie ihmiset ja yritykset seuraavalle tasolle.

Artikkelia varten haastatellut alan asiantuntijat:

Jesse Ahokas, Efima, Linkedin

Taru Manner, Realia, Linkedin

Roope Rauhalinna, Mehiläinen, Linkedin

Janne Blomqvist, Azets, Linkedin

Heikki Pulli, OpusCapita, Linkedin

Jouko Peltonen, Technopolis, Linkedin

Pepitta Nyman, Versowood, Linkedin

Olli-Pekka Kuha, Premis, Linkedin

Maya Hänninen, Newsec, Linkedin