Blogi: Mitkä ovat tyypillisiä pullonkauloja ostolaskuprosessissa ja miten ne korjataan?

Lue minkä tahansa taloushallinnon automaatio-ohjelmistopalveluntarjoajan verkkosivusto tai taloushallinnon ajatusjohtajuuden sisältö, niin huomaat, että taloushallinnosta on tehtävä liiketoiminnan strateginen kumppani. Myös me sanomme niin ja uskomme siihen vakaasti. Se on kuitenkin helpommin sanottu kuin tehty.

Taloushallinto on usein yksikkö, jossa ei ole aikaa eikä resursseja edes miettiä tätä muutosta. Tämä johtuu yleensä siitä, että nykyiset prosessit ja toimintatavat haittaavat yritysten työtä. Hyvä uutinen on kuitenkin se, että voit selvittää, missä prosessit eivät toimi niin hyvin kuin voisivat, kun tunnistat tyypillisimmät oireet, joita nämä pullonkaulat aiheuttavat.

Tässä artikkelissa on lueteltu neljä tyypillisintä oiretta ja miten voit tunnistaa ja korjata ne. Nämä neljä oiretta ovat:

• Oire 1: Hallinnolliset ja manuaaliset työt vievät paljon aikaa sekä liiketoimintayksiköissä että taloushallinnossa.
• Oire 2: Ostosta maksuun -käsittelyajat ovat pitkiä.
• Oire 3: Postituksen laatu on huono
• Oire 4: Taloushallintoa pidetään ja mitataan hallinnollisina kustannuksina.

Oire 1: Hallinnolliset ja manuaaliset työt vievät paljon aikaa sekä liiketoimintayksiköissä että taloushallinnossa.

Useimpien talousyksiköiden prosesseissa on edelleen paljon manuaalista työtä. Aikaa vievimpiä tehtäviä ovat ostolaskujen manuaalinen reitittäminen laskujen tarkastajalle ja hyväksyjälle sekä ostolaskujen kirjaaminen manuaalisesti eri ulottuvuuksille.

Prosessin jokainen vaihe tehdään käsin, mikä tarkoittaa, että jokaisen ostolaskun käsittely kestää useita minuutteja. Jos yrityksesi vastaanottaa kymmeniä tuhansia tai satoja tuhansia laskuja vuodessa, manuaalinen käsittely vie valtavia määriä aikaa.

Miten tämä oire ilmenee liiketoimintayksiköissä?

• Liiketoimintayksiköissä työskentelevillä on vähemmän aikaa ydintyöhönsä. Työ, jota heidän on tehtävä laskujen käsittelemiseksi, on aina pois liiketoiminnan harjoittamisesta.
• Käsityö syö ihmisten henkistä kapasiteettia. Ymmärretään, että laskujen käsittely ei ole arvokasta työtä. Ihmiset kokevat, että laskujen käsittely on välttämätön paha, joka on tehtävä, mutta joka ei edistä heidän tavoitteidensa saavuttamista.
• Manuaalinen käsittely johtaa jatkuvaan edestakaiseen yhteydenpitoon liiketoiminnan ja taloushallinnon välillä, koska liiketoiminnan työntekijöillä ei välttämättä ole riittävästi tietoa siitä, miten laskuja kirjataan oikein, ja he joutuvat usein tekemään sen ilman asianmukaista perehdytystä.

Miten tämä oire ilmenee taloushallinnossa?

• Rahoitusyksiköissä tehdään paljon toistuvaa työtä. Laskujen reitittäminen on kuin puhelinvaihteen välitys. Enimmäkseen vain ohjaat laskuja oikeille henkilöille.
• Ennen laskujen siirtämistä järjestelmään on vielä paljon manuaalista työtä, esimerkiksi laskujen tarkistaminen, uusien urakoitsijoiden lisääminen jne.
• Hemmotteluliiketoiminta. Kun liiketoimintayksiköt kirjaavat laskuja virheellisesti, ne kysyvät taloushallinnolta, mitä heidän on tiedettävä ja miten ja milloin se on tehtävä, ja taloushallinto vastaa samoihin kysymyksiin yhä uudelleen ja uudelleen. Toistuvaa viestintää on paljon, samoin kuin liiketoiminnan opettamista ja virheellisten kirjausten korjaamista.
• Kuukausien vaihtuessa taloushallinnon ylläpitäjät ovat kiireisimpiä, koska he yrittävät saada kirjanpidon täsmälliseksi. Kuukauden lopun normaalin työnsä lisäksi heidän on yleensä kiusattava yrityksiä laskujen takia, joita he eivät ole tarkistaneet ja kirjanneet.

Syyt oireen taustalla ja ratkaisut

Äsken kuvaamamme tilanteen taustalla on ainakin kaksi selkeää syytä: automaation puute ja 100 prosentin tarkkuuden vaatimukset.

Aloitetaan automaatiosta.

Syy 1: Automaation puute tai minimiautomaatio
Jos sinulla ei ole lainkaan automaatiota tai olet riippuvainen minimaalisista automaatiosäännöistä, koko prosessi kestää yleensä kauan. Sinun on luotava ja ylläpidettävä valtava määrä automaatiosääntöjä, koska jokaista laskua käsitellään tietyllä säännöllä. Mitä monimutkaisempia laskut ovat, sitä enemmän vaiheita prosessi vaatii.

Ratkaisu: Automaatioteknologian käyttöönotto prosessin avuksi

• Jos sinulla ei ole vielä mitään automatisoitavaa tekniikkaa, nyt on aika ottaa se käyttöön. Voit aloittaa sääntöpohjaisella automaatiolla ja korjata prosessista matalalla roikkuvat hedelmät.
• Jos käytät jo sääntöpohjaista automaatiota, voit lisätä tekoälyn kumppaniksi nykyiseen järjestelmääsi ja lisätä järjestelmän automaatiotasoa. Sääntöpohjainen ja tekoälypohjainen automaatio toimivat hyvin yhdessä.

Syy 2: Lainsäädännön vaatimukset pakottavat varainhoidon valvojat olemaan ehdottomia tietojen laadun suhteen.

Taloushallinnolla on taipumus tarkastella tarkkuutta oikeudellisten vaatimusten näkökulmasta. Heille vain 100 prosentin tarkkuus riittää. Absoluuttinen tarkkuus menee sen edelle, mikä on riittävää ja käytännöllistä.

Ratkaisu: henkinen hyväksyntä. Rahoituksen näkökulman muuttaminen vain absoluuttisen tarkkuuden hyväksymisestä armollisempaan suhtautumiseen siihen, mikä on riittävän tarkkaa.

• Ymmärtää, että ihminen tai teknologia eivät ole täydellisiä. Molemmat tekevät virheitä. On tärkeämpää hyväksyä, että virheitä tapahtuu, ja miettiä, miten ne voidaan korjata.
• Tämä tarkoittaa yleensä sitä, että tietojen tarkkuuden heikkeneminen hyväksytään. Määrittele yrityksessäsi ja yksikössäsi, mikä on hyväksyttävä tarkkuuden taso.
• Ymmärrä, että 100 prosentin tarkkuuden saavuttaminen maksaa yleensä paljon aikaa. Onko sillä todella väliä, onko tietojen tarkkuus 98 % tai 99 % eikä 100 %?

Oire 2: Ostolaskujen kirjaamis- ja reititysajat ovat pitkiä.

Manuaalinen työ venyttää laskujen reitittämiseen ja lähettämiseen käytettyä aikaa. Yleensä prosessi menee näin: ostolaskut esikäsitellään kirjanpidossa, josta ne ohjataan liiketoimintayksiköihin tarkistettavaksi. Joku liiketoimintayksiköstä tarkastaa, kirjaa ja hyväksyy laskut, minkä jälkeen ne palautetaan maksettavaksi ja kirjattavaksi takaisin reskontraan.

Lisäksi liiketoimintayksiköiden laskujen tarkastajat ja hyväksyjät ovat yleensä johtajia tai johtajia. Toisin sanoen: he ovat yrityksen kiireisimpiä henkilöitä. Heillä on usein taipumus siirtää laskujen käsittelyä kauemmaksi tulevaisuuteen, jolloin heillä on aikaa käsitellä niitä.

Miten tämä näkyy liiketoimintayksiköissä?

• Koska laskujen käsittely ei yleensä ole miellyttävä tehtävä, ihmiset lykkäävät helposti laskujen käsittelyä, ja laskut kasaantuvat.
• Laskujen käsittelyn siirtäminen johtaa – jälleen kerran – lisääntyneeseen yhteydenpitoon yritysten ja taloushallinnon välillä kuun loppupuolella, koska laskut kasaantuvat, eivätkä yritykset aina tiedä, miten ne voivat lähettää tarkastusta odottavat laskut.

Miten tämä näkyy taloushallinnossa?

• Myös taloushallinto tuntee stressin ja kiireen kuun lopussa. Sen lisäksi, että heillä on oma työnsä, joka on tarpeeksi kiireistä, he yrittävät myös saada yritykset tekemään oman osuutensa laskujen käsittelystä, jotta kaikki saataisiin tehtyä ajallaan.
• Stressi ja paniikki lisääntyvät työstä, jota ei ole tehty ajallaan.
• Jos laskuja ei käsitellä ajoissa, muistutuslaskut kaksinkertaistavat työmäärän. Myös maksuaikojen laiminlyönti lisää kustannuksia.

Syyt oireen taustalla ja ratkaisut

Ongelman taustalla on kaksi pääasiallista syytä, mutta ne ovat pohjimmiltaan saman asian kaksi eri puolta.

Syy 1: taloushallinnon hallintovirkamiehet ovat ylityöllistettyjä
Tämä ei liene yllätys kenellekään rahoitusalalla työskentelevälle. Taloushallinnon ylläpitäjien harteilla on yksinkertaisesti liikaa työtä.

Ratkaisu: keskitä tai ulkoista laskujen käsittelyprosessi.

• Epäsuosituin mutta samalla tehokkain ratkaisu on keskittää maksettavat tilit kokonaan taloushallintoon. Liiketoiminta hyväksyy vain etukäteen tarkistetut laskut.
• Jotkin yritykset palkkaavat tilapäistä henkilöstöä käsittelemään laskuja kuun lopussa. Tämä ei kuitenkaan ole kestävä ratkaisu, koska se on tehtävä joka kuukausi.
• Ulkoista prosessi ulkopuoliselle kumppanille.

Syy 2: yritysten laskujen käsittelyn korjaamiseen ja ohjaamiseen käytetty aika.

Mitä enemmän taloushallinnon hallintovirkamiesten on käytettävä aikaa yritysten ohjaamiseen ja neuvomiseen laskujen käsittelyssä, sitä enemmän se ruuhkauttaa laskujen käsittelyä taloushallinnossa ja lisää ylikuormitusongelmaa.

Ratkaisu: koulutus ja automatisointi

• Yritykset on otettava mukaan ja koulutettava paremmin laskujen käsittelyyn. Kyllä, tämäkin vie aikaa, mutta keskittyminen tähän vähentää virheitä ja parantaa kirjausten laatua.
• Automaattiset muistutukset yrityksille laskujen lähettämisestä ajoissa. Tämä vähentää mahdollisesti edestakaiseen viestintään kuluvaa aikaa.

Oire 3: Postituksen laatu on huono

Yritysten kanssa työskennellessämme olemme huomanneet, että usein liiketoimintayksiköillä ei ole selkeää käsitystä siitä, miten laskuja kirjataan.

Miten tämä näkyy liiketoimintayksiköissä?

• Turhautuminen koko laskujen käsittelyprosessiin. Vastenmielisyys työtä kohtaan ja kysymykset siitä, miksi laskutus käsittelee heidän työtään ylipäätään.
• Yleisesti ottaen liiketoimintayksiköt kokevat, että ostolaskujen käsittely ei kuulu niiden tehtäviin. Koko prosessi herättää kysymyksen: miksi liiketoiminta tekee tämän työn? Yleensä vastaus on, että jotta raportointi olisi oikein. Mutta ne kokevat, että niiden ei pitäisi omistaa tätä työtä.
• Tämä aiheuttaa paljon stressiä, kun he tuntevat painetta käsitellä vihdoin laskut.
• Laskut on kirjattu virheellisesti.

Miten tämä näkyy taloushallinnossa?

• Virheiden korjaamiseen käytetään ylimääräistä aikaa
• Taloushallinto ei voi käyttää aikaa roolinsa ja työnsä kehittämiseen.

Syyt oireen taustalla ja ratkaisut

Monia näistä syistä olemme jo käsitelleet aiemmin tässä blogissa. Erityisesti kaksi syytä

Syy 1: liiketoimintayksiköt eivät ymmärrä, miten laskuja kirjataan.

Ratkaisu: liiketoimintayksiköt otetaan mukaan ja koulutetaan

• Kun yritykseen palkataan uusia työntekijöitä, perehdytä heidät laskujen käsittelyprosessiin.
• Järjestä säännöllisiä koulutustilaisuuksia yrityksille heidän kysymyksiensä ja tarpeidensa perusteella.

Syy 2: Automaation puuttuminen tai sen vähäisyys

Olemme nähneet tämän syyn jo kerran aiemmin tässä blogiartikkelissa, mutta se pätee täydellisesti myös tähän tilanteeseen. Niin kauan kuin laskujen lähettämiseen osallistuu ihmisiä, virheitä tulee tapahtumaan. Teknologia ei myöskään ole täydellistä, mutta sen tarkkuus voi olla erittäin korkea.

Ratkaisu: Automaatiotason nostaminen investoimalla teknologiaan.

• Sääntöpohjaisella automaatiolla yritykset voivat yleensä saavuttaa 10-25 prosentin automaatiotason. Vain harvoin olemme nähneet sen olevan 50 prosenttia. Jos suunnittelet strategiaa tyhjästä, 25 prosentin tasolle pääseminen on hyvä ensimmäinen askel.
• Jos käytössäsi on jo jonkin verran automaatiota, voit lisätä sitä lisäämällä järjestelmään tekoälyn. Tekoälyn ja sääntöpohjaisen automaation avulla voit nostaa automaatiotasosi 90 prosenttiin.

Oire 4: Taloushallintoa pidetään ja mitataan hallinnollisina kustannuksina.

Tämä on valitettava totuus. Yritykset pyrkivät pitämään hallinnollisesta työstä aiheutuvan kustannusrasitteen mahdollisimman pienenä.

Miten tämä näkyy liiketoimintayksiköissä?

• Taloushallintoon suhtaudutaan närkästyneesti, koska koetaan, että hallinnollisen työn taakka on siirretty yritysten harteille.
• Liiketoimintayksiköiden työntekijät käyttävät aikaa laskujen manuaaliseen käsittelyyn, mutta tähän käytetyt kustannukset ja aika eivät näy missään.

Miten tämä näkyy taloushallinnossa?

• Liian kiireinen tekemään muuta kuin hallinnollisia töitä
• Nykyisellä henkilöstöllä ei välttämättä ole tarvittavia taitoja työn ja prosessien kehittämiseksi.

Syyt oireen taustalla ja ratkaisut

Yleisesti ottaen tämä on resurssikysymys. Taloushallinto ei saa tarvitsemiaan resursseja, jotta se voisi ryhtyä tekemään arvokkaampaa työtä kuin pelkkien laskujen lähettäminen ja reitittäminen. Yritykset eivät uskalla investoida asiantuntijoihin, jotka voisivat viedä taloushallinnon seuraavalle tasolle.

Resurssiongelman taustalla on kuitenkin muitakin syitä.

Syy 1: Yrityksillä ei ole aikaa keskittyä muuhun kuin päivittäiseen työhön.

Monet yritykset hoitavat taloushallintoaan edelleen samalla tavalla kuin vuosikymmeniä sitten. Ja tämä työ vie taloushallinnon työntekijöiden säännöllisen työajan. Heillä ei ole aikaa visioida erilaista tulevaisuutta, saati sitten ryhtyä tekemään muutoksia.

Ratkaisu 1: Ajattele uudelleen taloushallinnon rooli.

• Talousjohtajien on otettava vastuu taloushallinnon kehittämisestä. On kohtuutonta odottaa, että talousyksiköt muuttuisivat yksin. Ne tarvitsevat johdolta vision ja etenemissuunnitelman.

Ratkaisu 2: Automatisoi prosessit, jotta voit vapauttaa aikaa edellä mainittuihin töihin.

• Tämä on lähinnä aikakysymys. Taloushallinto ja -johto tarvitsevat enemmän aikaa keskittyä muuhun työhön kuin päivittäisten prosessien hoitamiseen. Kun heillä ei ole kapasiteettia muuhun, mikään ei muutu. Paras tapa vapauttaa aikaa on automatisoida nykyiset prosessit mahdollisimman pitkälle.
• Prosessien automatisoinnin ei enää tarvitse olla aikaa ja resursseja vievä projekti. Esimerkiksi tekoälyautomaatio voidaan toteuttaa helposti yhdessä nykyisten automaatio-ohjelmistojen kanssa.

Miten päästä alkuun automaation kanssa?
Haastattelimme yhdeksää rahoitusalan asiantuntijaa eri toimialoilta heidän näkemyksistään taloushallinnon automatisoinnista. Heillä oli erinomaisia neuvoja ja näkemyksiä siitä, miten aloittaa ja mitä yritysten on otettava huomioon automaatiohankkeissa. Voit lukea heidän näkemyksensä blogistamme täältä!