Miten lasketaan ostolaskujen käsittelyn kustannukset?

Aina kun tapaamme taloushallinnon hallintovirkamiehiä prosessiensa automatisoinnista, heillä kaikilla on ollut yksi tavoite: automatisoida manuaaliset rutiinitehtävät. Näitä tehtäviä ovat yleensä laskujen kirjaaminen ja reitittäminen sekä ostotilausten manuaalinen täsmäyttäminen.

Talousjohtajat ovat selvästi ymmärtäneet, että asiantuntijoiden pakottaminen toistuviin rutiinitehtäviin ei ole kestävää. Se on tylsää ja vie valtavasti resursseja, joita ihmiset voisivat käyttää arvokkaampaan työhön.

Tilanteen korjaamiseksi sinun on ensin tiedettävä muutama luku.

Tiedätkö, kuinka paljon ostolaskuprosessisi maksaa?

Varainhoidon hallintovirkamiehet ovat numeronmurskaajien eliittiä. He tuntevat yrityksen numerot läpikotaisin, edestakaisin ja edestä taaksepäin. Jotkut ovat jopa pystyneet silmää räpäyttämättä kertomaan meille yrityksen automaatioasteen ja manuaalisen työn määrän.

Samaan aikaan jotkut yritykset ovat kuitenkin tuijottaneet meitä tyhjin silmin, kun meiltä on kysytty, kuinka automatisoitua laskujen lähettäminen ja reititys on tai kuinka kauan laskujen käsittely kestää. Heillä ei ole ollut aavistustakaan.

Kun alamme mennä vielä syvemmälle lukuihin, useimmilla yrityksillä ei ole minkäänlaista käsitystä siitä, kuinka paljon ostolaskujen käsittelyprosessi maksaa niille. Automatisoinnin lisäämiseksi taloushallinnon ja johdon pitäisi ehdottomasti tietää, mikä vaikuttaa kustannuksiin.

Miksi taloushallinto ei tiedä laskun käsittelykustannuksia?

Tämä ei johdu siitä, etteivät taloushallinnon virkamiehet osaisi laskea näitä lukuja. Ei suinkaan! Jos joku osaa, se ovat he.

Todellisuudessa heillä ei vain ole aikaa tehdä näitä laskelmia. He käyttävät aikansa toistuvaan manuaaliseen työhön ja liiketoimintayksiköiden tukemiseen. Suurimmaksi osaksi kukaan ei pyydä taloushallintoa tekemään näitä laskelmia. Yritykset ovat yleensä kiinnostuneempia liiketoimintayksiköiden prosesseista kuin siitä, mitä taustalla tapahtuu.

Monissa suuremmissa yrityksissä ostolaskujen käsittely tapahtuu liiketoimintayksiköissä. Esimerkiksi suuressa yrityksessä voi olla 500 henkilöä, jotka postittavat ja reitittävät laskuja, ja 50 henkilöä, jotka tarkastavat ja hyväksyvät niitä. Kustannusten selvittämiseksi on ensin ymmärrettävä, kuinka paljon nämä 550 henkilöä käyttävät aikaa laskujen lähettämiseen, reitittämiseen ja hyväksymiseen.

Kun laskujen kirjaaminen ja reitittäminen on “ulkoistettu” liiketoimintayksiköille, on yleensä toivottu, että tämä tehostaisi organisaatiota. Totuus on kuitenkin se, että laskujen käsittely on liiketoimintayksiköissä paljon kalliimpaa kuin taloushallinnossa.

Tämä voi johtua siitä, että palkkakustannuksissa on eroja. Koska liiketoimintayksiköt reitittävät laskuja vähemmän kuin taloushallinnon hallintovirkamiehet, heillä on myös vähemmän taitoa ja kokemusta, jotta ne saataisiin heti tehtyä oikein. Niinpä virheitä tapahtuu siellä useammin.

Tiesitkö muuten, että jokainen täysin manuaalisesti käsitelty ostolasku maksaa yritykselle noin 10 euroa tai jopa enemmän?

Yhteenvetona voidaan todeta, että mitä paremmin yritys tuntee ostolaskujensa kustannukset, sitä paremmin sillä on tahtoa automatisoida rutiinitehtäviä. Niin korkeat kustannukset voivat olla.

Näin lasket ostolaskuprosessin kustannukset.

Jotta voit laskea tarkalleen, mitä ostolaskujen käsittely sinulle maksaa, sinun on tiedettävä seuraavat tiedot:

• Ostolaskujen määrä vuosittain (kpl)
• Ostotilauslaskujen määrä (% / kpl)
  • Tilausten ja maksettujen ostolaskujen täsmäytys (%)
  • Tilausten ja maksettujen ostolaskujen manuaaliseen täsmäytykseen kuluva aika laskua kohden.
    • Henkilöt, jotka käsittelevät tilausten ja maksujen manuaalista täsmäytystä ostolaskujen ja niihin liittyvien sivukulujen osalta.
  • Muiden kuin maksullisten laskujen automatisoinnin taso
    • Kirjaaminen – automaattisesti kirjattujen ostotilauslaskujen prosenttiosuus (%).
    • Reititys – prosenttiosuus ostotilauslaskuista, jotka reititetään automaattisesti tarkastajille ja hyväksyjille (tai päätyvät kirjanpitoon ilman reititystä) (%).
  • Tapahtuuko kirjaaminen ja reititys liiketoimintayksiköissä vai maksuliikenteessä?
  • Käytetty ostolaskutusjärjestelmä ja sen kuukausikustannukset
    • Lisätyön tilaaminen ostolaskutusjärjestelmäkumppanilta
      
• Laskutukseen liittyvät työt, jotka tehdään kirjanpidossa.
  • Laskun ja siinä olevien tietojen alustava tarkastelu, mahdollisten virheiden ja puutteellisten tietojen korjaaminen.
  • (Postitus)
  • Reititys
  • Ostolaskun lopullinen tarkastelu
  • lähettämistä koskevien tietojen vahvistaminen ja niiden välittäminen liiketoiminnalle.
  • Viestintä kumppaneille ja yrityksille
  • Muita mahdollisia tehtäviä: laskujen kirjaaminen, skannaus, laskujen lähettäminen kirjanpitoon jne.
  • Kaikkiin lueteltuihin toimintoihin käytetty keskimääräinen aika laskua kohden.
• Liiketoimintayksiköiden tehtävät ostolaskujen käsittelyssä
  • Laskun tarkistaminen
  • Laskun kirjaaminen
  • Mahdollisia puutteita tai puuttuvia tietoja koskeva tiedonanto kirjanpitovelvollisille.
  • Laskun hyväksyminen / Laskun hyväksyntä
  • Mahdollinen laskujen uudelleenohjaus.
  • Kaikkiin lueteltuihin toimintoihin käytetty keskimääräinen aika laskua kohden.

• Kirjanpitovelallisena työskentelevien henkilöiden palkat
• Laskuja tarkastavien henkilöiden keskipalkat ja heidän sivukulunsa.
• Laskujen hyväksyjien keskimääräiset palkat ja heidän sivukulunsa.

Se voi tuntua pelottavalta tietoluettelolta. On kuitenkin aina parempi ymmärtää kokonaiskuva ensin, ennen kuin alat automatisoida prosessia.

Kun olet tehnyt laskelmat, se helpottaa elämääsi. Näet tarkalleen, kuinka paljon ostolaskujen käsittely maksaa yrityksellesi. Kokemuksemme perusteella yllätyt, kuinka suuri lopullinen luku on.

Yhden laskun käsittelystä aiheutuvat kustannukset ovat keskimäärin 5-10 euroa. Kuulostaako se sinusta vähän vai paljon?

Meille se kuulostaa liikaa. Teknologia, joka on jo nyt helposti saatavilla, saisi tuon luvun laskemaan huomattavasti, useilla euroilla.

Se on sen arvoista.