Tekoäly on ratkaisu aikaa vievään ostolaskujen käsittelyyn

Manuaalinen ostolaskujen käsittely on yksi aikaa vievimmistä taloushallinnon prosesseista, koska suurin osa siitä tehdään edelleen manuaalisesti. Kyllä, on olemassa joitakin järjestelmiä, joissa on perussääntöihin perustuvia automatisoituja työnkulkuja, mutta nekään eivät oikeastaan säästä kovin paljon aikaa. Ainakaan niin paljon, että sillä olisi merkittävää ajan ja päänsäryn säästöä. Tämä ongelma ei vaikuta ainoastaan taloushallintoon. Tuska tuntuu myös liiketoimintayksiköissä, kun niiden on tarkistettava ja hyväksyttävä laskut.
Ei enää. Tekoäly voi ratkaista kaiken tämän. Aloitetaan tarkastelemalla, mikä tarkalleen ottaen tekee prosessista aikaa vievän.

Ostolaskujen käsittelyn pullonkaulat

Eniten aikaa vieviä tehtäviä ovat ostolaskujen manuaalinen ohjaaminen laskujen tarkastajalle ja hyväksyjälle sekä ostolaskujen kirjaaminen manuaalisesti eri ulottuvuuksille. Mitä enemmän ostolaskuja yrityksellä on, sitä enemmän on tarkastajia ja hyväksyjiä. Ilman automaatiota yhden ostolaskun manuaalinen reitittäminen voi kestää jopa kaksi minuuttia.

Tyypillisesti kirjanpitovelvollisten ryhmä vastaanottaa kaikki ostolaskut ja lähettää ne yrityksessä työskenteleville henkilöille. Kun lasku saapuu yritykselle, laskun tarkastaja lisää manuaalisesti laskun kohdistamiseen käytetyt ulottuvuudet, kuten liikekirjanpidon tilin, kustannuspaikan, projektin ja alv-koodin sekä muut yrityksen käytäntöjen mukaiset kohdistukset. Tämä vaihe vie useita minuutteja laskua kohden.

Kuten kaikki tiedämme, yritysten tarkastajat ja hyväksyjät ovat yleensä johtajina tai johtajina työskenteleviä ammattilaisia. Toisin sanoen: he ovat yrityksen korkeimmin palkattuja työntekijöitä. He ovat yleensä myös kiireisimpiä. Tämän seurauksena liiketoimintayksiköissä manuaalisten ostolaskujen käsittelyyn käytetty aika on kallista työtä. Tätä kustannusta ei useinkaan tunnisteta. Useimmat yritykset ovat tottuneet ostolaskujen käsittelyyn ja hyväksyneet sen hyvin manuaalisena prosessina. Se on mitä se on.

Katsotaanpa tarkkaan, kuinka paljon se maksaa.

Kuinka paljon ostolaskujen käsittely maksaa?

Katsotaanpa esimerkkiä. Yritys vastaanottaa vuosittain 100 000 ostolaskua. Ostolaskut esikäsitellään ostoreskontrassa, josta ne ohjataan liiketoimintaan tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi. Joku, jos liiketoiminta tarkistaa, kirjaa ja hyväksyy, minkä jälkeen laskut palautetaan takaisin ostoreskontraan maksettavaksi ja kirjattavaksi.

Tässä esimerkissä prosessin jokainen vaihe tehdään manuaalisesti, joten automaatioaste on 0 %.

Nyt jokaisen laskun ohjaaminen manuaalisesti tarkistettavaksi kestää noin 2 minuuttia. Yrityksessä, jossa on 100 000 ostolaskua vuodessa, tämä tekee 200 000 minuuttia. Kuukausittaiseen työaikaan muutettuna tämä tarkoittaa, että yritys käyttää noin 275 tuntia ostolaskujen ohjaamiseen käsin .

Hukkaan heitetyt minuutit eivät lopu tähän.

Tämän jälkeen lasku siirtyy yritykselle, joka käyttää keskimäärin 5 minuuttia yhden laskun tarkastamiseen ja lähettämiseen. Oletetaan, että yritysjohtajan tai sivukuluja tekevän johtajan palkka on noin 15 000 €/kk. Tässä on kustannusten jakautuminen:

• 1 laskun käsittely (5 minuuttia) maksaa 7,8 €.
• 30 laskua kuukaudessa vie 2,5 tuntia viikossa ja 10 tuntia kuukaudessa.
• johtaja käyttää 6,25 prosenttia työajastaan ostolaskujen kirjaamiseen.

→ Kuukausittaiset kustannukset laskujen lähettämisestä yritykselle ovat noin 925 euroa kuukaudessa liiketoimintajohtajaa kohden.

Kun yrityksissä on kymmeniä tai jopa satoja esimiehiä, jotka hoitavat laskujen kirjanpitoa, manuaalisen työn kustannukset ovat vähintäänkin kohtuuttomat.

Tämän lisäksi ostolaskujen käsittelyyn käytetty aika on suoraan pois työstä, joka luo arvoa yritykselle. Sama aika voitaisiin käyttää asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden tapaamiseen ja heidän kanssaan keskustelemiseen.

Anna siis tekoälyn tehdä työ puolestasi.

Miten tekoäly automatisoi ostolaskujen käsittelyn?

Ostolaskujen käsittelyssä tekoäly on itseoppiva ja jatkuvasti kehittyvä todennäköisyyslaskentakone. Aluksi se koulutetaan tehtäväänsä antamalla sille ostolasku- ja laskutushistoriatietoja muutamasta kuukaudesta jopa vuoteen.

Tekoäly luo historiatietojen perusteella omaan malliinsa säännöt ostolaskujen kirjaamista ja reitittämistä varten. Historiatietojen avulla tekoäly pystyy ennustamaan kirjanpidon ulottuvuudet sekä tarkastajat ja hyväksyjät täysin automaattisesti.

Markkinoilla on luonnollisesti erilaisia ratkaisuja tällaiseen automaatioon. Meidän ratkaisumme toimii siten, että se liitetään olemassa olevaan ostolaskujen käsittelyjärjestelmään valmiiden rajapintojen avulla. Siitä eteenpäin ostolaskujärjestelmän oma automaatio ja tekoälyn tekemä automaatio toimivat yhdessä. Ostolaskujärjestelmä tunnistaa ne laskut, joille ei ole olemassa automaatiosääntöä, ja tekoäly käsittelee vain nämä laskut. Näin yhdessä toimimalla sääntöpohjainen automaatio ja tekoäly saavuttavat todella korkean automaatiotason.

Voitko kuvitella, kuinka tyytyväisiä liiketoimintayksikkösi olisivat, jos tekoäly hoitaisi prosessin heidän puolestaan?