Tekoälyn käyttöönotto on mullistanut ostolaskujen automatisoinnin – Mutta miten se toimii?

Ostolaskujen käsittely on perinteisesti ollut hyvin manuaalinen ja työvoimavaltainen prosessi. Ostolaskujen käsittelyssä eniten aikaa vieviä tehtäviä ovat manuaalinen koodaus ja laskujen ohjaaminen tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi. Usein varsinainen fyysinen klikkaustyö ei olekaan se kaikkein työläin osa, vaan pikemminkin sen taustalla oleva ajattelutyö. Kun uusi lasku saapuu, on määriteltävä, kenen pitäisi tarkistaa ja hyväksyä lasku ja miten lasku pitäisi koodata yrityksen käytäntöjen mukaisesti. Mitä enemmän ostolaskuja vastaanotetaan, sitä suuremmaksi ja monimutkaisemmaksi työ niiden käsittelyssä luonnollisesti muuttuu.

Tarkka tilikoodaus on ratkaisevan tärkeää, jotta veroja voidaan hallinnoida asianmukaisesti ja yrityksen kulut raportoida tarkasti. Virheet laskujen koodauksessa voivat vaikuttaa haitallisesti alv-maksuihin ja kuluraportointiin, joten tässä prosessissa on ehdottomasti varmistettava tarkkuus.

Näistä ja muista syistä yhä useammat organisaatiot ovat päättäneet sisällyttää tekoälyn ostolaskujen käsittelyynsä. Esimerkkinä mainittakoon, että keväällä 2023 Helsingin kaupunki ja Suomen evankelis-luterilainen kirkko tekivät päätöksen sisällyttää ostolaskujen tekoäly prosessiinsa ja valitsivat lopulta Snowfox.AI:n innovatiivisen ratkaisunsa toimittajaksi.

Laskuautomaation rakentaminen ilman tekoälyä

Vuosien mittaan organisaatiot ovat yrittäneet automatisoida toimintoja pelkästään manuaalisesti laadittujen sääntöjen avulla. Järjestelmään on luotu sopimuksia toistuvia laskuja varten. Koodausmalleja on kehitetty tiettyjä toimittajia varten, tilausten täsmäytys on toteutettu ja niin edelleen.

Ahkeran automatisointityön tuloksena on rakennettu toimivia ratkaisuja joihinkin ostolaskuihin. Suuren volyymin automatisointi on kuitenkin ahkerista ponnisteluista huolimatta lähes aina jäänyt manuaalisen käsittelyn piiriin. Olen kirjoittanut tästä aiemmin melko kattavan blogin, johon pääset tästä.

Automaatiosääntöjen laatiminen aloitetaan yleensä helpoimmasta päästä, usein laskuista, joissa on samoja toistuvia kuvioita. Näiden perusteella voidaan melko helposti laatia sääntöjä, jotka mahdollistavat esimerkiksi säännöllisesti toistuvien vuokralaskujen automaattisen koodauksen ennalta määritellyllä tavalla.

Käytännössä jokainen ostolaskujärjestelmä tarjoaa mahdollisuuden luoda sääntöjä, ja tämä on kaikkien tiedossa. Sääntöjen haasteena on, että todella samanlaisia toistuvia laskuja on yllättävän vähän. Suurin osa laskuista ei toistu samalla tavalla kerta toisensa jälkeen, vaan merkittävä osa koostuu erilaisista sekalaisista laskuista. Näiden automatisointi perinteisin menetelmin on osoittautunut hyvin haastavaksi.

Kysymys kuuluukin, kuinka monta samanlaista laskua pitäisi saada vuosittain, jotta ostolaskujärjestelmään kannattaisi rakentaa automaatiosäännöt. Automaatiosääntöjä on myös ylläpidettävä; muuten järjestelmäsi täyttyy vanhentuneista säännöistä, jotka eivät enää päde nykypäivään.

Tekoälymallit koulutetaan historiallisten ostolaskujen perusteella.

Tekoäly automaatiovälineenä eroaa merkittävästi perinteisestä sääntöpohjaisesta automaatiosta. Perinteiset säännöt on laadittava ja niitä on ylläpidettävä erikseen, mutta tekoäly rakentaa automaatiosäännöt täysin itsenäisesti hyödyntämällä historiallisia laskutus- ja koodausdatoja. Tekoäly koulutetaan yleensä käyttämällä noin vuoden verran käsiteltyjä ostolaskuja, mukaan lukien niiden koodaus- ja tarkastajatiedot.

Tekoäly käy jokaisen laskun yksitellen läpi, minkä jälkeen se säilyttää kunkin laskun sisällön ja tiedot siitä, miten laskut oli aiemmin koodattu. Harjoitteluvaiheen aikana tekoäly käyttää laskujen jokaista kenttää saadakseen perusteellisen käsityksen niiden sisällöstä ja koodauksesta. Snowfox.AI:n tekoäly lukee myös laskujen kuvat ja käyttää myös kuvatietoja oppimiseen. Siksi tekoälypalvelumme toimii myös PDF-laskujen kanssa, ei vain verkkolaskujen kanssa.

Koulutusvaiheen jälkeen tekoälyllä on kattava tietämys laskujen koodauksesta ja reitityksestä, minkä ansiosta se pystyy käsittelemään uudet ostolaskut automaattisesti.

Koulutettu tekoälypalvelu on integroitu laskujen käsittelyjärjestelmään, ja se toimii seuraavasti. Kun saat ostolaskun, jolle järjestelmässä ei ole olemassa olevaa automaatiosääntöä, tekoäly huolehtii sen koodaamisesta ja reitittämisestä tarkistettavaksi. Tekoäly tutkii ensin laskun koko sisällön ja tekee sitten sen perusteella päätökset siitä, miten kukin koodauskenttä (kuten tili, kustannuspaikka, alv) tulisi valita ja kenelle lasku tulisi lähettää tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi.

Laskuautomaatio AI mukautuu ja oppii automaattisesti

Kun tekoäly on antanut laskulle koodausehdotuksen, se käy läpi normaalin tarkastus- ja hyväksymisprosessin. Jos tekoäly on ehdottanut esimerkiksi väärää kustannuspaikkaa, laskun tarkastaja korjaa sen ostolaskujärjestelmässäsi.

Kun lasku on läpäissyt vakiomuotoisen hyväksyntätyönkulun ja on valmis kirjanpitoon ja maksuun, tekoäly saa tiedon laskun lopullisesta koodauksesta. Jos jotakin ulottuvuuden arvoa (esim. kustannuspaikka) muutettiin tarkistusprosessin aikana, tekoäly saa palautetta siitä, että arvo oli virheellinen, ja se oppii tästä.

Tekoäly käyttää jokaisen valmiin laskun kooditietoja harjoittelutietoina, oppii jatkuvasti ja parantaa itseään automaattisesti. Näin ollen sinun ei tarvitse päivittää tekoälyä manuaalisesti, kuten sääntöpohjaisessa automaatiossa, vaan tekoäly oppii automaattisesti.

Tekoälyn suorituskyvyn seuranta analytiikan avulla

Tekoälyn suorituskykyä seurataan ja arvioidaan kehittyneen analytiikan avulla. Analytiikka osoittaa kunkin ennustetun ulottuvuusarvon osalta, oliko se oikea vai oliko ihmisen tehtävä muutoksia. Voit helposti seurata, kuinka monta laskua tekoäly on käsitellyt tarkasti ilman ihmisen väliintuloa. Tekoälyn edistymistä ajan myötä voidaan myös helposti seurata analytiikan avulla.

Tavoitteenamme on alusta alkaen ollut tehdä tekoälyn toiminnasta mahdollisimman läpinäkyvää, jotta sinun ei tarvitse arvailla sen kykyjä. Kun voit seurata suorituskykyä numeroiden avulla, voit luottaa siihen, ja sekä kyvyt että virheet tulevat näkyviin.

Snowfox.AI:n kanssa maksat vain automaation lisäämisestä.

Tekoälyn tarkoituksena on virtaviivaistaa, yksinkertaistaa ja nopeuttaa ostolaskujen käsittelyä sekä vähentää manuaalista työtä. Jokainen tekoälyn automatisoima ostolasku vähentää manuaaliseen käsittelyyn käytettyä aikaa.

Hinnoittelumallimme perustuu tähän periaatteeseen. Asiakkaamme maksavat vain tekoälyn oikein tekemistä ennusteista (esim. tili, kustannuspaikka, alv, projekti, laskun tarkastaja jne.). Jos tekoäly tekee virheen esimerkiksi kirjanpitotilin osalta, asiakkaitamme ei veloiteta siitä. Lupauksemme on myös, että jokainen tekoälyn automatisoima ostolasku on huomattavasti kustannustehokkaampi kuin manuaalisesti koodatut laskut.