Počas stretnutí so zákazníkmi padne častokrát otázka: kedy by sme mali začať používať umelú inteligenciu (ďalej tiež ako "AI" z angl. "Artificial Intelligence") na automatizáciu nášho procesu spracúvania nákupných faktúr?
Predpokladajme, že ste práve implementovali nové P2P ("Purchase to Pay") riešenie na správu nákupných faktúr. Pri zmene vášho P2P systému boli odstránené všetky predchádzajúce pravidlá pre automatické účtovanie faktúr a tieto pravidlá začínate vytvárať odznova. Vašim cieľom s novým systémom je automatizovať proces spracúvania nákupných faktúr čo najviac.
Zo skúsenosti určite viete, že vytváranie automatických pravidiel môže trvať veľmi dlho, najmä ak máte veľké množstvo došlých faktúr. A to primárne vtedy, keď máte tisícky iných úloh, ktoré si vyžadujú vašu pozornosť. Výsledkom môže byť omeškanie vytvárania pravidiel a potenciál automatizácie systému sa nedosiahne tak rýchlo, ako by ste dúfali.
Proces spracúvania nákupných faktúr preto zostáva manuálny, a to možno dlhodobo, čo znamená, že nákupné faktúry sa vo veľkej miere účtujú a zároveň sa k ním priraďuje schvaľovací postup manuálne. Takéto spracovanie jednej nákupnej faktúry stojí minimálne 8 €, prípadne aj viac ako 10 €, v závislost od toho, ako efektívny je momentálne používaný proces.
“Spracúvanie faktúr sa stáva veľmi drahým, ak riaditelia alebo vedúci pracovníci strávia svoj čas manuálnym účtovaním faktúr.”
Ďalším moderným spôsobom, ako automatizovať účtovanie a smerovanie (priradenie schvaľovacieho postupu, prípadne jednotlivých schvaľovateľov/kontrolórov faktúr) nákupných faktúr v tomto procese, je využitie AI. Umelá inteligencia je jednoduchý spôsob automatizácie, nakoľko jej implementácia nevyžaduje manuálne vytváranie pravidiel. AI vytvára automatické pravidlá sama na základe histórie už zaúčtovaných nákupných faktúr a učí sa, ako účtovať a smerovať vaše faktúry, plne automaticky.
Okrem toho, (aspoň) v prípade Snowfox.AI, je cena umelej inteligencie založená na správne zaúčtovaných a smerovaných faktúrach. V praxi to znamená, že účtujeme poplatok len vtedy, ak sa AI podarí automatizovať účtovanie a smerovanie faktúry, ktorá by inak bola účtovaná a smerovaná manuálne.
“Náklad na manuálne spracovanú nákupnú faktúru je najmenej osem eur. Nákupná faktúra spracovaná pomocou AI stojí desiatky centov.”
Odpoveď je jednoduchá: umelá inteligencia nesúperí s automatizáciou na základe pravidiel. AI a vlastná automatizácia systému navzájom dobre spolupracujú. Obe technológie majú rovnaký cieľ: automatizovať manuálnu prácu.
Prečo tieto riešenia nesúperia? V praxi to funguje tak, že vlastná automatizácia systému vždy dominuje. To znamená, že keď nákupná faktúra dorazí do systému, systém najskôr skontroluje, či existuje pravidlo pre automatizáciu pre danú faktúru a ak toto pravidlo neexistuje, faktúra sa nakoniec automatizuje pomocou umelej inteligencie. Ak sa v systéme nájde pravidlo pre automatizáciu, faktúra sa nespracuje umelou inteligenciou.
Týmto spôsobom sa používanie AI škáluje podľa potreby, v závislosti od toho, ako dobre funguje a je využívaná vlastná automatizácia systému. Ak dosiahne automatizácia systému úroveň 30 %, AI sa postará o zostávajúcich 70 %. Keď dosiahne automatizácia systému úroveň 40 %, 60 % zostávajúcich faktúr spracuje umelá inteligencia.
Začnime tým, že najdrahšou možnosťou je ponechať spracúvanie nákupných faktúr plne manuálne. Na druhej strane, najlacnejšou možnosťou by bola 100 % úroveň automatizácie dosiahnutá pomocou systému na správu nákupných faktúr. Avšak toto nie je reálne dosiahnúť ani na papieri. Existuje niekoľko dôvodov prečo to tak je, no pre faktúry bez objednávky (tzv. Non-PO faktúry) je typická úroveň automatizácie od 10 % do 30 %. Ak to zhrnieme, až 90 % faktúr bez objednávky sa spracúvajú manuálne.
Najrealistickejšou a najrozumnejšou alternatívou je automatizácia dosiahnutá prostredníctvom bezproblémového spolupracovania vlastnej automatizácie systému na správu nákupných faktúr spolu s umelou inteligenciou. V praxi sa využíva vlastná automatizácia systému tak dlho, ako je to možné a zvyšné faktúry sú spracúvané pomocou AI.
Avšak, ako už bolo uvedené, budovanie automatických pravidiel v systéme na správu nákupných faktúr si vyžaduje čas. Na druhej strane, umelá inteligencia sa dá nasadiť veľmi rýchlo, dokonca aj za pár týždňov a prinesie hodnotu už od prvého dňa. Preto by sa AI mala implementovať čo najskôr. To umožní veľmi rýchlo dosiahnúť vysokú úroveň automatizácie a zníženie nákladov na manuálne spracúvanie nákupných faktúr.
Po implementácii AI je vhodné začať využívať vlastnú automatizáciu systému a nastaviť pravidlá pre často sa opakujúce nákupné faktúry. Týmto spôsobom sa umelej inteligencii umožní zvládať náročné nákupné faktúry a vlastná automatizácia systému sa môže starať o opakujúce sa faktúry.
S nárastom vlastnej automatizácie systému klesá potreba umelej inteligencie. Každá nákupná faktúra automatizovaná systémom znižuje náklady na AI a proces sa stáva ešte efektívnejším.
Avšak nemali by ste čakať, kým získate maximálnu úroveň automatizácie zo systému pre správu nákupných faktúr a až potom uvažovať o použití AI. Na základe našich skúseností by potenciál umelej inteligencie mal byť využitý čo najskôr, aby tak bol podporený veľmi rýchly nárast úrovne automatizácie.
PREČÍTAJTE SI PRÍBEH NÁŠHO ZÁKAZNÍKA MEHILÄINEN SO SLUŽBOU SNOWFOX.AI