Spracúvanie nákupných faktúr je jedným z časovo najnáročnejších procesov na účtovnom oddelení a to najmä kvôli faktu, že väčšina z potrebných činností sú stále vykonávané manuálne. Áno, existujú niektoré systémy, ktoré dokážu automaticky účtovať alebo priradiť workflow (schvaľovací postup) pomocou automatizácie na základe pravidiel, ale ani tie v skutočnosti neušetria toľko času. Aspoň nie toľko, aby to malo významnú úsporu času a znížilo riziko bolesti hlavy. Tento problém sa netýka len účtovného oddelenie, no tiež ostatných pracovníkov na iných oddeleniach v rámci spoločnosti, pretože musia kontrolovať a schvaľovať faktúry.
Už nikdy viac. Toto všetko dokáže vyriešiť umelá inteligencia (ďalej tiež ako "AI" z angl. "Artificial Intelligence"). Začnime tým, že sa pozrieme na to, čo presne robí tento proces tak časovo náročným.
Najviac časovo náročnou úlohou je manuálne smerovanie (priradenie schvaľovacieho postupu, prípadne jednotlivých schvaľovateľov/kontrolórov) nákupných faktúr, ako aj manuálne účtovanie nákupných faktúr na rôzne účtovné dimenzie (napr. účet, kód DPH, stredisko, projekt, zákazka a pod.). Čím viac nákupných faktúr má spoločnosť, tým viac je kontrolórov a schvaľovateľov. Bez automatizácie môže manuálne smerovanie jednej nákupnej faktúry trvať až dve minúty.
Účtovné oddelenie zvyčajne dostáva všetky nákupné faktúry a posiela ich vedúcim alebo iným pracovníkom v rámci spoločnosti. Keď do spoločnosti dorazí faktúra, kontrolór faktúry manuálne pridá potrebné účtovné dimenzie, ako je napríklad účet, kód DPH, nákladové stredisko, projekt a ďalšie dimenzie v závislosti od potrieb a účtovných zásad spoločnosti. Tento krok trvá niekoľko minút na jednu faktúru.
Ako všetci vieme, kontrolóri a schvaľovatelia v rámci spoločnosti sú zvyčajne profesionáli pracujúci ako manažéri alebo riaditelia. Inými slovami: sú to najlepšie platení zamestnanci v spoločnosti a tiež bývajú najvyťaženejší. V dôsledku toho je čas strávený manuálnym spracúvaním nákupných faktúr veľmi nákladnou činnosťou. Tento výdavok sa však často prehliada. Väčšina spoločností je zvyknutá spracúvať nákupné faktúry a zmierili sa s tým, že sa jedná o plne manuálny proces. Jednoducho: je to tak, ako to je.
Pozrime sa však na to, koľko presne táto aktivita stojí.
Pozrime sa na príklad. Spoločnosť obdrží každý rok 100 000 nákupných faktúr. Ich nákupné faktúry sú vopred spracúvané na účtovnom oddelení, odkiaľ sú smerované vedúcim pracovníkom v rámci spoločnosti na kontrolu a schválenie. Po kontrole, priradení jednotlivých účtovných dimenzií a schválení, sa faktúry vrátia späť na účtovné oddelenie za účelom ich finálneho účtovania a úhrady.
Každý krok tohto procesu je vykonaný manuálne, čo predstavuje úroveň automatizácie 0 %.
Manuálne smerovanie každej faktúry teraz trvá približne 2 minúty. Vo firme, ktorá má ročne 100 000 nákupných faktúr, trvá spracovanie 200 000 minút. Po prepočte na mesačný pracovný čas to znamená, že účtovné oddelenie strávi manuálnym spracúvaním týchto faktúr približne 275 hodín.
Premárnené minúty tu však nekončia.
Faktúra je následne presunutá na kontrolu a priradenie jednotlivých dimenzií. Tieto procesy trvajú v priemere 5 minút pre jednu faktúru. Povedzme, že plat riaditeľa spoločnosti alebo manažéra s vedľajšími nákladmi je cca 15 000 € mesačne. Tu je rozpis nákladov:
→ Mesačné náklady spoločnosti sú približne 925 € mesačne na jedného manažéra.
Pri desiatkach či dokonca stovkách manažérov, ktorí sú vo firmách zaradení do spracúvania faktúr, sú náklady na manuálnu činnosť prinajmenšom neprimerané.
Okrem toho nie je čas strávený spracúvaním nákupných faktúr tou činnosťou, ktorá vytvára hodnotu pre rozvoj spoločnosti. Tento premárnený čas by mohol byť strávený stretnutiami a rozhovormi s už existujúcimi alebo aj potenciálnymi zákazníkmi.
Nechajte teda AI, aby to urobila za vás.
Pri spracúvaní nákupných faktúr je AI samoučiacim sa a neustále sa vyvíjajúcim motorom výpočtu pravdepodobnosti. Spočiatku je vyškolený na svoju úlohu tak, že mu poskytneme nákupné faktúry a historické údaje o ich zaúčtovaní od niekoľkých mesiacov až po jeden rok.
Na základe historických údajov následne AI vytvára pravidlá pre účtovanie a smerovanie nákupných faktúr vo svojom vlastnom modeli. Pomocou historických údajov dokáže umelá inteligencia predpovedať účtovné dimenzie a smerovanie faktúr úplne automaticky.
Je zrejmé, že na trhu existujú rôzne riešenia pre tento druh automatizácie. Naše riešenie funguje tak, že sa pripája k existujúcemu systému pre správu nákupných faktúr s už pripravenými rozhraniami. Od tohto momentu spolupracuje vlastná automatizácia systému na správu nákupných faktúr s automatizáciou AI. Systém pre správu nákupných faktúr identifikuje tie faktúry, pre ktoré neexistuje žiadne automatické pravidlo a tak tieto faktúry spracuje umelá inteligencia. Pri spolupráci týmto spôsobom automatizácia založená na pravidlách a AI dosahujú skutočne vysokú úroveň automatizácie.
Viete si predstaviť, akí šťastní by boli vaši kolegovia, keby tento proces robila AI namiesto nich?
Ak sa chcete dozvedieť viac o umelej inteligencii Snowfox.AI, stiahnite si našu príručku nižšie.