5 tips för att välja den mest lämpliga AI-lösningen för att automatisera din Purchase-to-Pay-process

Användningen av artificiell intelligens för att automatisera purchase-to-pay-processen har ökat kraftigt de senaste åren. Många organisationer har implementerat AI i sin ekonomihantering och njuter av den automatisering som det medför. Vissa har dock gjort dåliga val när det gäller AI och missat dess fördelar. Dessa erfarenheter kan ha varit mycket negativa och kan ha ökat motviljan mot att använda AI i framtiden. Vi har listat fem tips som du bör tänka på när du överväger att skaffa AI för inköpsfakturor, så att du kan undvika de värsta fallgroparna.
1. Bekanta dig med AI-teknik
AI är en ganska ny teknik inom området för automatisering av inköpsfakturor. Ta dig tid att noggrant sätta dig in i AI-tekniken. Se till att din personal är väl insatt i AI och dess logik. Detta är avgörande eftersom ju bättre förståelsen för AI-tekniken är, desto säkrare känns den. Det är också viktigt att förstå vad olika AI-tjänster faktiskt gör. Det finns till exempel olika AI-tjänster för att automatisera processen för inköpsfakturor, och alla har olika roller.
AI som teknik fungerar och beter sig också på ett helt annat sätt än traditionell regelbaserad automatisering. Det finns olika lösningar på marknaden för närvarande, vissa påstår sig vara AI-lösningar utan äkta AI, medan andra är mycket avancerade lösningar. Ju bättre du förstår AI, desto lättare är det att jämföra olika tjänsteleverantörer.
2. Testa AI:s verkliga kapacitet och noggrannhet innan du fattar ett upphandlingsbeslut
Det är till exempel enkelt att testa AI:s förmåga att hantera inköpsfakturor med din egen fakturadata om det är en äkta AI-lösning. Om du jämför AI-lösningar för inköpsfakturor rekommenderar jag att du testar AI:ns kapacitet med dessa lösningar för att avgöra vilken som fungerar bäst och mest exakt för dig. AI används för att förbättra automatiseringen av inköpsfakturor, så dess noggrannhet är avgörande. Det finns olika AI-lösningar på marknaden med betydande skillnader i deras kapacitet.
Jag har hört flera exempel där ett företag har infört en AI-tjänst som erbjuds av deras leverantör av inköpsfakturasystem utan ett kapacitetstest och blivit besviket på resultatet efter att tjänsten tagits i produktion. Leverantören hävdade att tjänsten fungerade bra, och man litade på det. Efter att ha implementerat tjänsten upptäcktes det dock att AI:ns föreslagna bokföringsposter innehöll många fel och att den inte lärde sig av misstag.
Testa därför kapaciteten och jämför helst mellan olika tjänster för att se vilken lösning som fungerar bäst.
3. Betala endast för ytterligare automatisering till följd av AI
Jag rekommenderar att du endast betalar för den ytterligare automatisering som AI medför. På så sätt står både du och leverantören av AI för inköpsfakturor på samma sida, med en genuin önskan om att uppnå högsta möjliga automatisering av inköpsfakturor. Det finns också lösningar på marknaden där du måste betala för varje faktura, oavsett om AI kan automatisera den eller inte.
4. Analys av efterfrågan för övervakning av AI-prestanda
AI:s kapacitet måste övervakas med hjälp av analyser. Detta är avgörande när man övervakar dess prestanda och förutsägelsernas träffsäkerhet. Det är viktigt att förstå hur väl AI till exempel automatiskt kan allokera inköpsfakturor till GL-konton, kostnadsställen, skattekoder etc. Om du inte har data om hur väl AI har kunnat automatisera fakturor, vad är då grunden för att övervaka dess prestanda? Genom analys är det lätt att övervaka hur väl AI:s förutsägelser stämmer och hur de förbättras över tid. Det är inte tillräckligt att det inte har förekommit klagomål från fakturagranskare.
Övervaka också de effektivitetsfördelar som AI medför. Bra mätetal kan vara hastigheten på hanteringen av inköpsfakturor (hur lång tid det tar att hantera en enskild inköpsfaktura), omsättningshastigheten för inköpsfakturor (hur snabbt en faktura flyttas till bokföringen efter ankomst), effektivitetsförbättringar i leverantörsreskontran och i affärerna samt förbättrad kvalitet på bokföringsposterna.
5. Lita på AI och använd det som ett verktyg
De effektivitetsfördelar som AI medför realiseras endast när det finns förtroende för AI. Om varje faktura som behandlas av AI kontrolleras på nytt av en människa minskar den effektivitetsförbättring som AI medför. Om du vågar lita på AI och med en hög grad av förtroende låter AI-automatiserade fakturor gå beröringsfritt in i bokföringen, är effektivitetsfördelarna enorma.
Visste du att AI anger sin konfidensnivå för varje faktura som den automatiserar? Med hjälp av konfidensnivån kan du avgöra vilka fakturor som bör granskas av människor och vilka fakturor som kan lita på att AI behandlar dem korrekt.
AI är i slutändan ett verktyg som är utformat för att hjälpa oss att automatisera rutinuppgifter. Under de senaste åren har AI inneburit enorma möjligheter som tidigare var omöjliga. De kan ofta låta för bra för att vara sanna, vilket leder till misstro mot AI. Jag uppmuntrar dig att utforska möjligheterna med AI med ett öppet sinne och till och med diskutera med kollegor som redan har infört AI.