Artificiell intelligens är lösningen för tidskrävande hantering av inköpsfakturor

Manuell hantering av inköpsfakturor är en av de mest tidskrävande processerna inom ekonomiförvaltning, eftersom det mesta fortfarande görs manuellt. Ja, det finns vissa system som har grundläggande regelbaserade automatiserade arbetsflöden, men de sparar inte så mycket tid heller. Åtminstone inte så mycket att det skulle innebära betydande besparingar i tid och huvudvärk. Det här problemet påverkar inte bara ekonomiförvaltningen. Smärtan känns också i affärsenheterna när de måste granska och godkänna fakturor.
Inte längre. Artificiell intelligens kan lösa allt detta. Låt oss börja med att titta på exakt vad som gör processen tidskrävande.

Flaskhalsarna i hanteringen av inköpsfakturor

De mest tidskrävande uppgifterna är den manuella routingen av inköpsfakturor till fakturagranskare och attestanter samt den manuella konteringen av inköpsfakturor i olika dimensioner. Ju fler inköpsfakturor ett företag har, desto fler granskare och godkännare finns det. Utan automatisering kan det ta upp till två minuter att manuellt dirigera en enda inköpsfaktura.

Vanligtvis tar leverantörsreskontran emot alla inköpsfakturor och skickar dem till personer som arbetar i verksamheten. När en faktura anländer till företaget lägger en fakturagranskare manuellt till de dimensioner som används för att allokera fakturan, till exempel GL-konto, kostnadsställe, projekt- och momskod och andra allokeringar beroende på företagets policyer. Detta steg tar flera minuter per faktura.

Som vi alla vet är granskarna och godkännarna i verksamheten vanligtvis yrkesverksamma som arbetar som chefer eller direktörer. Med andra ord: de är de högst betalda medarbetarna i företaget. De tenderar också att vara de mest upptagna. Därför är den tid som affärsenheterna lägger på att hantera manuella inköpsfakturor ett kostsamt arbete. Denna kostnad redovisas ofta inte. De flesta företag är vana vid att hantera inköpsfakturor och har accepterat att det är en mycket manuell process. Det är vad det är.

Låt oss titta på exakt hur mycket det kostar.

Hur mycket kostar det att hantera inköpsfakturor?

Låt oss titta på ett exempel. Ett företag tar emot 100 000 inköpsfakturor varje år. Deras inköpsfakturor förbehandlas i leverantörsreskontran, varifrån de dirigeras till verksamheten för granskning och godkännande. Någon om verksamheten granskar, konterar och godkänner, varefter fakturorna returneras till leverantörsreskontran för betalning och bokföring.

I det här exemplet görs varje steg i processen manuellt, vilket innebär att automatiseringsnivån är 0 %.

Nu tar det cirka 2 minuter för varje faktura att skickas vidare för manuell granskning. I ett företag som har 100.000 inköpsfakturor per år blir det 200.000 minuter. Omräknat till månadsarbetstid innebär det att företaget lägger cirka 275 timmar på leverantörsreskontran för att routa inköpsfakturor för hand.

Förspillda minuter slutar inte här.

Fakturan går sedan vidare till ett företag, som i genomsnitt lägger 5 minuter på att granska och kontera en enda faktura. Låt oss säga att lönen för en företagsledare eller en chef med sidokostnader är cirka 15 000 € / månad. Här är en uppdelning av kostnaderna:

  • Hantering av 1 faktura (5 minuter) kostar 7,8 €.
  • 30 fakturor per månad tar 2,5 timmar per vecka och 10 timmar per månad
  • chefen ägnar 6,25% av sin arbetstid åt att kontera inköpsfakturor

→ Månadskostnaden för att kontera fakturor till företaget är cirka 925 euro per månad per affärschef.

Med dussintals eller till och med hundratals chefer som bokför fakturor i företag är kostnaden för manuellt arbete minst sagt orimlig.

Dessutom är den tid som går åt till att hantera inköpsfakturor direkt borta från det arbete som skapar värde för verksamheten. Samma tid skulle kunna läggas på att träffa och prata med kunder och prospekts.

Så låt artificiell intelligens göra jobbet åt dig.

Hur kan artificiell intelligens automatisera hanteringen av inköpsfakturor?

Vid hanteringen av inköpsfakturor är den artificiella intelligensen en självlärande och ständigt utvecklande sannolikhetsberäkningsmotor. Inledningsvis tränas den för sin uppgift genom att den får uppgifter om inköpsfakturor och faktureringshistorik från några månader upp till ett år.

Baserat på historiska data bygger den artificiella intelligensen regler för kontering och dirigering av inköpsfakturor i sin egen modell. Med hjälp av historiska data kan den artificiella intelligensen förutsäga bokföringsdimensionerna samt granskarna och godkännarna helt automatiskt.

Självklart finns det olika lösningar för denna typ av automatisering på marknaden. Vår lösning fungerar på så sätt att den kopplas till det befintliga systemet för hantering av inköpsfakturor med färdiga gränssnitt. Därefter samverkar inköpsfakturasystemets egen automatisering och automatisering med hjälp av artificiell intelligens. Inköpsfakturasystemet identifierar de fakturor som det inte finns någon automatiseringsregel för och endast dessa fakturor kommer att behandlas av den artificiella intelligensen. Genom att arbeta tillsammans på det här sättet uppnår regelbaserad automatisering och artificiell intelligens en riktigt hög automatiseringsnivå.

Kan du tänka dig hur glada dina affärsenheter skulle vara om de lät AI göra processen åt dem?