Blogg: Hur man automatiserar processer för finansiell administration: praktiska råd från ekonomiexperter

Automatisering inom finansförvaltningen är inget nytt. Det har varit ett intressant ämne i minst ett decennium. Ändå är det fortfarande ofta underutnyttjat, ibland dåligt förstått eller till och med ibland motarbetat. Varför är det så och vad kan företag göra för att öka automatiseringen i sina organisationer?

Vi kontaktade nio experter inom ekonomiadministration och frågade dem om deras syn på automatiseringsläget i företagen, vilka utmaningar de ser och vilka råd de har för att automatisera processerna inom ekonomiadministration.

Läget för automatisering i företag

Den bild som framträder i intervjuerna är att automatisering är en försiktig och ganska långsam process inom finansförvaltningarna. Föga förvånande ligger de stora företagen oftast långt före de mindre företagen, där man kanske förstår fördelarna med automatisering, men där det antingen saknas resurser eller brådska att genomföra förändringar.

Enligt Taru Manner från Realia Group finns det dock ett allmänt intresse för automatisering och dess fördelar, och en del företag gör små experiment innan de satsar mer resurser och tid på att införa automatisering.

“Ju fler företag som har goda erfarenheter av automatisering, desto mer villiga är de att experimentera med olika sätt att automatisera rutinuppgifter. När de väl har sett att en robot eller ett grundläggande automatiseringsverktyg framgångsrikt kan automatisera en del av arbetet går de vidare till mer sofistikerade tekniker som AI.”

En hel del experter tog upp frågan om att tekniken blir mer sofistikerad, vilket i sin tur hjälper företagen att vidareutveckla sina processer. De flesta företag har programvaror och system som stöder grundläggande automatisering och om de vill öka automatiseringsnivån finns det gott om lösningar på marknaden som inte kräver stora investeringar i form av tid och pengar.

Medan de flesta experterna var överens om att automatisering och dess fördelar är ganska välkända i företagen, konstaterar Janne Blomqvist från Azets att omfattningen av den förändring som automatisering medför vanligtvis inte förstås särskilt väl. Han tycker dock inte att det är särskilt dramatiskt. I själva verket lägger han en del av ansvaret på mjukvaruutvecklare och lösningsleverantörer:

“Vi ska hjälpa företagen att se till att automatisering används på ett sätt som passar företagens förutsättningar och mål på bästa möjliga sätt.”

Vilka är då fördelarna med automatisering? Låt oss titta på vad experterna tycker om dem härnäst.

Fördelarna med automatisering inom finansförvaltningen

Det är kanske inte så konstigt att alla experter var överens om att det finns fördelar med att öka automatiseringen inom finansförvaltningen. Här är alla de fördelar som de nämnde, utan någon särskild inbördes ordning.

Automatisering minskar rutinmässigt, manuellt arbete

Detta är den stora anledningen, kanske den viktigaste anledningen till att öka automatiseringen. Många av de andra fördelarna på den här listan är nämligen en direkt följd av att det manuella arbetet minskar.

Automatisering frigör tid för mer förnuftigt och effektivt arbete

Ett mer förnuftigt och effektivt arbete innebär att stödja beslutsfattande, erbjuda förutsägelser och framförhållning samt att analysera trender och risker. Med andra ord, att bli en betrodd partner till företagen snarare än en administratör som trycker på knappar.

Automatisering minskar antalet misstag i processen och säkerställer att datakvaliteten är tillräckligt bra i hela processen

Vi kommer kanske aldrig att få bort alla misstag, men det blir färre misstag när en maskin talar till en maskin i stället för att en människa skriver allt manuellt.

Automatisering förhindrar att personalkostnaderna blir för höga

Ju mer data ekonomiadministrationen måste bearbeta, desto fler människor behövs för att bearbeta den om processerna inte är automatiserade. Att lägga till fler människor i processen är inte ett hållbart sätt att öka effektiviteten.

Automatisering minskar kostnaderna och snabbar upp processerna

Det här borde vara ganska självförklarande. Du behöver bara titta på automatiseringen av processen för inköpsfakturor. Skulle du vilja köra det manuellt?

Automatisering bidrar till att flytta fokus från rutinuppgifter till finansiell expertis

I takt med att automatiseringen ökar i företagen förändras också den kompetens som krävs av ekonomiadministratörer. Vad företagen behöver i allt högre grad är experter som inte bara tillhandahåller siffror utan också ger insikter baserade på siffrorna och kan rådgöra med verksamheten om de bästa vägarna framåt.

Automatisering gör jobbet som finansadministratör mer intressant

Detta följer naturligt av föregående punkt. Att gå från att utföra repetitiva uppgifter till att vara en expert för företag bör vara ett mer intressant och givande jobb överlag.

Automatisering påverkar rekryteringen

I takt med att tekniken tar över allt mer av rutinarbetet inom ekonomiadministrationen söker arbetssökande efter nya arbetsbeskrivningar och mer utmanande jobb. Att se till att din teknik är uppdaterad är ett sätt att se till att din personalstyrka är på topp.

Automation gör saker som inte är fysiskt möjliga att göra manuellt av människor.

Hanterar du hundratusentals inköpsfakturor för hand varje månad? Nej, det trodde inte vi heller.

Automatiseringsfördelarna är i direkt överensstämmelse med målen för den finansiella förvaltningen

Målet med ekonomiadministrationen är att företagets siffror ska vara korrekta och uppdaterade. Jobbet handlar alltså om korrekthet och snabbhet, vilket leder direkt till kostnadseffektivitet. Allt detta är vad automation handlar om och vad automation kan åstadkomma. Därför borde det vara kristallklart att ekonomiadministrationen ska ligga i frontlinjen när det gäller att använda automation.

Trots så många tydliga fördelar, vad hindrar införandet av automatisering i företag?

3 hinder på vägen mot automatisering: människor, processer och brist på kunskap

Intervjupersonerna hade en lång lista över flaskhalsar som de såg hindrar hastigheten i införandet av automatisering. Dessa hinder kan grovt delas in i tre kategorier: människor, processer och kunskap.

Låt oss titta på människor först.

Flaskhals för automatisering: Människor

“Det har länge diskuterats att det digitala är det ena och det andra, men finansförvaltningarna är antingen för rädda eller ovilliga att förändra sina processer. Ekonomiadministratörer är pedantiska, lydiga människor som snällt gör vad som begärs och inte ifrågasätter sina arbetssätt.”

Detta ganska provocerande citat av Jouko Peltonen från Technopolis visar på ett av de sätt på vilka människor är en flaskhals som bromsar automatiseringsutvecklingen inom finansförvaltningen.

Men det är inte nödvändigtvis alltid så att människor inte ifrågasätter status quo. Ibland finns det ett aktivt motstånd från människor. Jesse Ahokas från Efima tror att en del av de negativa attityderna till automatisering kan komma från tidigare dåliga erfarenheter av automatisering, vilket kan bidra till motstånd mot förändring.

Vissa experter noterade också att människor kan vara rädda för att förlora sina jobb och att det då är psykologiskt lättare att motstå förändring än att gå mot den.

Den andra sidan av folkmyntet är resurser. Om finansförvaltningen inte har tillräckligt med egna resurser, vare sig i form av tid eller pengar, blir allt utvecklingsarbete ganska svårt, kanske till och med omöjligt.

Roope Rauhalinna från Mehiläinen säger att ett av hindren är det sätt på vilket ekonomiadministratörerna måste använda sin tid. Deras arbete är periodiskt: det är bråttom varje månad för att bokföra ekonomin korrekt. Detta är inte gynnsamt för utvecklingsarbete. Han tillägger,

“Det vore bra om samma personer som gör det operativa redovisningsarbetet inte också måste göra utvecklingsarbetet. På så sätt skulle inte utvecklingsarbetet stanna upp hela tiden.”

Det är dock inte bara administratörer som hör hemma i kategorin människor. Ledningen måste också axla en del av ansvaret. Faktum är att det mesta av ansvaret är deras. Fyra av de intervjuade experterna påpekade att automatisering är en organisationsförändring och att förändringen inte kommer att ske om det saknas ägarskap på ledningsnivå.

Heikki Pulli från OpusCapita säger:

“Det är finansledningens ansvar att börja fundera på hur man kan kombinera processer, hur man kan skapa processer mellan affärsenheter och hur man kan sätta KPI:er som hjälper till att göra processerna enklare.”

Så, CFO:er: om ni ännu inte fokuserar på detta, är det dags att börja nu.

Flaskhalsar i automatiseringen: processer

Den här flaskhalsen har två sidor: antingen känner ekonomiadministratörerna inte till sina processer alls eller så kan de inte se helheten i sina processer.

Den första delen brukar ta sig uttryck i det gamla vanliga “så här har vi alltid gjort”-argumentet. I det här fallet handlar det om att lära sig att komma bort från denna inställning och från gamla sätt att göra saker.

Om ekonomiadministratörer inte kan se helheten i sina processer beror det oftast på att processerna har styckats upp i många olika delar och att ekonomiadministratörerna bara ansvarar för en del av dem. I slutet av processen finns det ingen insyn i vad som händer i början eller i mitten. Därför är det svårt att se vilka delar av processen som är mest besvärliga.

En av experterna tog också upp en intressant punkt. Det kan också vara så att finansförvaltningen är alltför mångfacetterad.

Janne Blomqvist förklarar:

“Alltför ofta stöter vi på en situation där de finansiella processerna hindras av för många undantag i processerna. Ibland finns det ett legitimt affärsmässigt skäl för dessa undantag. Men så är inte fallet varje gång.”

Eller så kan processen vara för komplicerad.

Han tillägger: “Problemet kan vara manuella pappersprocesser, motsägelsefull systemarkitektur, felaktiga eller ofullständiga data eller osammanhängande processer.”

Flaskhalsar i automatiseringen: brist på kunskap

För många av experterna är en av de största flaskhalsarna bristen på kunskap om möjligheterna och fördelarna med automatisering eller om effektiviteten i de finansiella processerna.

Det rådde dock delade meningar om hur mycket finansadministratörer bör förstå om automatisering och den teknik som är relaterad till det. Några av experterna ansåg att det skulle vara bra om alla förstod grunderna, andra menade att åtminstone ledningen borde ha en förståelse och några betonade tjänsteleverantörernas roll när det gäller att förmedla informationen till företagen.

Att enbart förlita sig på tjänsteleverantörer kan vara en flaskhals i sig eftersom det kan förlänga processen ytterligare.

Pepitta Nyman från Versowood förklarar,

“Tjänsteleverantören måste hitta den där personen i företaget som är genuint intresserad av ämnet och villig att driva frågan vidare inom företaget.”

Vad händer om tjänsteleverantören inte heller är på topp?

Olli-Pekka Kuha från Premis anser att de flesta tjänsteleverantörer fortfarande har mycket kvar att göra själva när det gäller den senaste tekniken.

“Enligt mina observationer har de flesta leverantörer av programvara för finanssektorn ännu inte använt de senaste tekniska framstegen i sina lösningar för att erbjuda sina kunder tillräckligt bra alternativ för att dra nytta av automatiseringen. Med vissa lösningar kan man till och med hamna i en situation där nästan all tid som sparas in genom automatisering har gått till att underhålla den.”

Det verkar alltså råda enighet om att det behövs mer kunskap om automation, men vem som ska ha den kunskapen varierar.

Steg att ta när man ökar automatiseringen i organisationen

Experterna har lite olika åsikter om var organisationerna ska börja när de funderar på att öka automatiseringsgraden i sin organisation. När det saknas kunskap om tekniken är det förmodligen en bra början att börja med grundläggande forskning. Om du redan har det och ditt företag har gett dig grönt ljus för att gå vidare kan du börja skaka om de nuvarande processerna.

Här är en lista över olika steg som de intervjuade experterna rekommenderade att man skulle ta. De är inte ordnade efter hur viktiga de är eller i vilken ordning de bör vidtas. Snarare är de en samling steg som du bör tänka på när du påbörjar automatiseringsprocessen.

• Forskning.

Bekanta dig med automatiseringsteknik: AI, robotik, maskininlärning etc. Förstå deras möjligheter.

• Ta hjälp av externa experter

“Alla tror att deras ekonomiska förvaltning är unik. Men det är den inte. Var modig nog att visa din sandlåda för andra, låt dem ifrågasätta hur den är uppbyggd och var villig att ifrågasätta den själv.” – Jouko Peltonen, Technopolis

• Var öppen och involvera alla redan från början – särskilt ekonomiadministratörerna

När du involverar människor redan från början av processen får du dem att engagera sig mer i den framtida förändringen. Dessutom är det de som utför det dagliga arbetet som känner till processerna bäst. Deras expertis är ovärderlig.

• Kommunicera mer än du tror är nödvändigt

“Frekvent och öppen kommunikation kan minska motståndet och skapa en positiv atmosfär och entusiasm för automationsprojektet.” – Jesse Ahokas, Efima

• Undersöka och ifrågasätta de uppgifter som fortfarande utförs manuellt

“Undersök din nuvarande data och försök hitta de punkter där det är lätt att göra stora vinster genom att automatisera. Fokusera på den datamassa som ska automatiseras först och strunta i undantagen. Du kommer ändå att hantera undantagen manuellt, så lämna dem åt sidan i början av ditt automatiseringsprojekt.” – Maya Hänninen, Newsec

• Förbereda organisationen för förändringar i de sätt på vilka deras arbete utförs

Ökad automatisering kan kräva stora förändringar i medarbetarnas arbetssätt. Börja förbereda människor för dessa förändringar långt innan du har någon teknisk lösning.

• Definiera mål och KPI:er för projektet.

Fundera också på om dina nuvarande system stöder dessa mål och om du har ordning på dina data. Detta kommer att hjälpa dig att välja rätt tjänsteleverantör senare.

• Fastställa ägarskap och resurser för projektet

Utan ägarskap är alla organisationsförändringar dömda att misslyckas redan från början.

• Undersök vad som erbjuds på marknaden

Lär känna de lösningar som finns på marknaden. De bästa lösningarna passar sömlöst in i dina nuvarande system och arbetssätt.

Slutord: automatisering är inte komplicerat, det är till vår fördel

Här är några av de punkter som framgick tydligt av expertintervjuerna:

• Lite mer kunskap om hur automation kan användas och vilka fördelar det ger skulle göra stor nytta för företagen. Du behöver inte bli en teknikexpert, bara du får grunderna klara för dig.
• Automatisering har mycket fler fördelar än att inte använda automatisering alls. Faktum är att fördelarna är omfattande. I takt med de snabba tekniska framstegen kommer listan över fördelar sannolikt att växa.
• Se till att du förstår dina egna processer från början till slut. Det hjälper dig på så många plan: att bättre argumentera för ökad automatisering, att vara mer effektiv i ditt arbete, att starta samtal om hur saker och ting görs jämfört med hur de skulle kunna göras, etc.

I slutändan handlar automatisering om människor: det börjar med människor, det används för att gynna människor, det fungerar bäst tillsammans med människor och det kommer att ta människor och företag till nästa nivå.

Branschexperter som intervjuades för artikeln:

Jesse Ahokas, Efima, Linkedin

Taru Manner, Realia, Linkedin

Roope Rauhalinna, Mehiläinen, Linkedin

Janne Blomqvist, Azets, Linkedin

Heikki Pulli, OpusCapita, Linkedin

Jouko Peltonen, Technopolis, Linkedin

Pepitta Nyman, Versowood, Linkedin

Olli-Pekka Kuha, Premis, Linkedin

Maya Hänninen, Newsec, Linkedin