Världen förändras som vi alla vet i snabb takt. Nya innovationer inom teknik stöper om den ena branschen efter den andra, men ekonomibranschen hänger inte riktigt med i utvecklingen. Nu är det hög tid att vi tar ett omtag kring hur vi arbetar och börjar genomföra förändringar.
Hantering av ekonomi styrs till stor del av lagar och regler – allt vi gör måste ske enligt praxis. Kanske innebär det att vi blir mer försiktiga, eller rent av benägna att nöja oss med mindre när det kommer till lösningar och systemleverantörer. Om vi vill ta ekonomihantering in i den digitala transformationen finns det mycket som behöver förbättras, tekniken är bara en del av det.
Var befinner sig branschen nu?
Idag saknar ekonomiska administrativa processer ofta effektivitet och innovation. Vi har fastnat med processer och system som är anpassade efter föråldrade affärsmodeller och många uppgifter som skulle kunna automatiseras görs fortfarande manuellt. Det här slukar värdefull tid, som skulle kunna läggas på verksamhetens lönsamhet och framgång.
Att investera i moderna systemlösningar för ekonomisk administration kan vara svårt att motivera om man endast ser den delen av verksamheten som en funktion för att hantera utgifter. Men faktum är att det öppnar upp för en mängd olika möjligheter som kan gynna verksamheten.
Automatisk fakturering har länge varit ett hett ämne och e-fakturering ansågs under en tid vara räddningen från det eviga pappersarbetet. Många nordiska företag hakade på trenden tidigt och leveransen av fakturor från säljaren till köparen har blivit betydligt enklare och mindre beroende av mänskligt arbete. Det har däremot inte hänt så mycket mer än att befintliga processer har digitaliserats. Många ekonomiavdelningar har ännu inte ännu tagit steget att implementera lösningar som gör det möjligt att granska fakturor automatiskt samt följa upp och samla insikter om fakturor och kunder när de väl har mött köparen. Det finns med andra ord många möjligheter kvar att utforska för branschen.
Vad är nästa steg?
Allt är möjligt, men låt oss börja med det viktigaste:
- Ekonomiavdelningen måste omdefiniera sig själva
Kärnan i verksamheten är inte längre det viktigaste. Vi måste istället utgå ifrån vad vi erbjuder för mervärde och vad kunden förväntar sig. Vi behöver också stötta andra funktioner genom att dela med oss av ekonomisk data till avdelningar såsom C-suite, marknad och kommunikation. Till exempel kan data om nyligen genomförda förvärv vara ovärderliga för ledningen.
“När jag arbetade som marknadschef var jag ensam och började med budgetering", säger Tuomas Haapsaari, Chief Growth Officer på Snowfox.AI. “Tillgång till data om våra utgifter och ett närmare samarbete med ekonomi skulle ha varit oerhört värdefullt."
Med data till hands och med hjälp av artificiell intelligens som blir mer robust för varje dag, kan vi sia om framtiden. Om det var möjligt att bygga upp din organisations ekonomiska processer från grunden, vad skulle du göra då? Skulle du välja ditt nuvarande system och dess funktioner eller ett annat, med funktioner som förenklar ditt dagliga arbete och ger dig värdefulla insikter?
- Branschen behöver förnya sina system
Systemen är ofta kostsamma och kontraintuitiva, och att vara bunden till ett dyrt system som man växer ur inom 3–5 år är inte särskilt fördelaktigt. Systemleverantörerna bör därför erbjuda skalbara lösningar som kunden kan växa i över tid.
Idag lämnas många kunder ensamma med sina nya system, med nya dashboards och mätvärden som de inte alltid vet hur de ska komma igång med. De förstår helt enkelt inte hur de ska utnyttja systemet för att sätta upp automatiseringar på bästa möjliga sätt och hålla nere sina kostnader. Leverantörerna bör därför vara med kunden på hela resan och anpassa lösningarna till deras behov och mål.
Systemen måste erbjuda mer automatisering, frigöra utrymme för nya uppgifter när det är möjligt och – viktigast av allt – stötta verksamheten. Mindre manuellt arbete innebär mer tid att förnya organisatoriska processer och hitta lösningar för att stötta övergripande affärsmål. Med det sagt bör kostnaderna för en modern systemlösning inte bara vara knutna till användning, utan även till resultat.
- Vi måste våga utmana och ställa krav
Att göra saker på ett visst sätt om och om igen är ingen garanti för framgång. Vad branschen behöver är ett nytt sätt att tänka, oavsett om det gäller po-matchning, positionering av finansadministration i organisationer eller övervakning av cykler för nyckeltal.
Företagets CFO spelar en avgörande roll i detta – det krävs pådrivare som vågar utmana och som inte låter rädslan för misstag stå i vägen för förändring. Interna processer kan revolutioneras ett tekniskt verktyg i taget, genom att slå samman funktioner för att ge ekonomiavdelningen möjlighet att dela med sig av sina insikter och effektivisera processer.
Företag bör tänka i realtid, istället för en månad eller ett år i taget. Vi behöver analysera våra siffror dagligen – vad fungerar, vad fungerar inte? Vilka mönster kan vi se på kort sikt som skulle kunna hjälpa på lång sikt? Vem vet vilka outnyttjade resurser som ligger bakom effektivare processer och alternativa ekonomiska strategier.
Många av våra kunder letar efter sätt att göra saker annorlunda. De är nyfikna på allt från hur nya tekniska lösningar kan skapa mer värde till verksamheten till hur ekonomiavdelningen kan gå från en mer administrativ funktion till att skapa mervärde för kunden. Det är en bra början.
Vårt gemensamma mål: att hitta en ny väg framåt
Ekonomiadministratörer är ofta upptagna med det dagliga arbetet. Nu är det dags att vi stannar upp och frågar oss själva: Vilka nya metoder och teknologier kan användas för att lösa företagens utmaningar? Och varför pratar vi inte mer om det här?
Förändring kräver gemensam ansträngning. Vi kommer inte att kunna lösa allt, men vi måste börja ställa högre krav när det kommer till teknik och processer. Vi måste tänka större och utgå från vetskapen att branschen förändras varje dag.
"Vi ska inte bara nöja oss med det vi har gjort hittills", säger Haapsaari. "Tiden är mogen för en förändring. Med mer dialog mellan aktörer kan vi se nya möjligheter för företag – och för hela branschen.”