Automatisering inom ekonomisk administration är ingen nyhet, det har varit ett ämne av intresse i åtminstone ett decennium. Ändå används det ännu inte särskilt flitigt och det finns fortfarande ett visst motstånd mot att införa ny teknik. Varför är det så och vad krävs för att fler företag ska ta steget och automatisera sin ekonomihantering?
Vi vände oss till nio experter inom ekonomisk administration och frågade om deras syn på läget för automatisering idag, vilka utmaningar som finns och vilka råd de vill ge till företag som vill automatisera sina ekonomiska processer.
Bilden som framträder under våra samtal med experterna är att automatisering sker mycket försiktigt under en relativt långsam process. Föga förvånande har stora företag kommit längre än de mindre företagen – även om man är medveten om fördelarna med automatisering är det är svårt att motivera en förändring om man saknar resurserna och inte upplever att det är brådskande.
Enligt Taru Manner från Realia Group finns det ett allmänt intresse för automatisering och dess fördelar, och flera företag genomför tester och experiment innan de lägger mer resurser och tid på att införa automatisering i sin verksamhet. Exempelvis testar man automatiska redovisningssystem, automatisk fakturagranskning, leverantörsreskontraprocesser och teknik för fakturaigenkänning.
”Ju fler positiva erfarenheter företag har av automatisering, desto mer benägna blir de att experimentera på olika sätt genom att automatisera uppgifter som går på rutin. När de har sett att en robot eller ett grundläggande automatiseringsverktyg framgångsrikt kan automatisera delar av arbetet, går de mot mer sofistikerade tekniker som AI.”
Flera experter tog upp det faktum att tekniken blir mer sofistikerad, vilket i sin tur hjälper företag att utveckla sina processer ytterligare. De flesta har redan vissa mjukvaror och system som stödjer grundläggande automatisering och om de vill automatisera fler delar av verksamheten finns det gott om lösningar på marknaden som inte kräver stora investeringar i tid och pengar.
Medan de flesta experterna var överens om att automatisering och dess fördelar mer eller mindre är ett faktum i branschen, konstaterar Janne Blomqvist från Azets att det saknas insikter om vilken omfattning av förändringar som krävs för att automatisering ska bli effektivt och framgångsrikt. Han lägger en del av ansvaret på mjukvaruutvecklare och systemleverantörer:
"Vi bör hjälpa företag att se till att automatisering används på ett sätt som passar företagens förutsättningar och mål på bästa möjliga sätt."
Så vad är fördelarna med automatisering? Låt oss titta på vad experterna säger:
Det kommer kanske inte som någon överraskning att experterna var överens om att det finns fördelar med att automatisera mer inom ekonomisk administration. Här är några fördelar som experterna nämner:
Vad är det då som hindrar många företag från att använda sig av automatisering, trots alla dessa fördelar?
Intervjupersonerna hade en lång lista med utmaningar som de anser hindrar företag från att börja med automatisering. Dessa utmaningar kan krasst delas in i tre kategorier: människor, processer och kunskap.
”Det har länge diskuterats att digitalisera ditt och digitalisera datt, men ekonomiavdelningen är antingen för rädda eller ovilliga att förändra sina processer. Ekonomiadministratörer är ofta pedantiska, lydiga människor, som gör vad de ska utan protester, och som helst inte ifrågasätter sina arbetssätt.”
Det här ganska provocerande citatet från Jouko Peltonen från Technopolis visar på att människan är det hinder som bromsar utvecklingen av automatisering för ekonomiska processer.
Men det är inte nödvändigtvis alltid så att folk inte ifrågasätter status quo. Ibland finns det ett aktivt motstånd. Jesse Ahokas från Efima tror att en del av motståndet och den negativa attityden till automatisering kan komma från tidigare dåliga erfarenheter av tekniken.
Vissa experter har också noterat att det finns en rädsla hos människor att förlora sina jobb och att det då är lättare att motstå förändringar än att vara positiva till dem.
Andra sidan av myntet är resurser. Om ekonomiavdelningen inte har tillräckligt med egna resurser varken i tid eller pengar blir utvecklingsarbetet svårt, kanske till och med omöjligt.
Roope Rauhalinna från Mehiläinen säger att ett av hindren är hur ekonomiavdelningen måste använda sin tid. Deras arbete är periodiskt – det finns en stram tidsperiod varje månad för att registrera ekonomin korrekt – vilket inte främjar utvecklingsarbetet. Han lägger till:
”Det vore bra om inte samma personer ansvarar både för den operativa redovisningen och utvecklingsarbetet. På så sätt skulle utvecklingsarbetet inte stanna av hela tiden.”
Förutom den administrativa personalen måste också ledningen ta en del av ansvaret. Faktum är att det största ansvaret borde ligga hos dem. Fyra av de intervjuade experterna tog upp att automatisering bör vara del av en organisatorisk förändring och menade att ingen förändring kommer att ske om frågan saknar ägarskap på ledningsnivå.
"Det är ledningens ansvar att börja fundera på hur man kombinerar och skapar processer mellan affärsenheter och hur man sätter nyckeltal som förenklar dessa processer”, säger Heikki Pulli från OpusCapita.
Den här utmaningen är tvådelad: antingen känner ekonomiadministratörer inte till sina processer alls eller så har de ingen överblick över sina processer.
Den första delen visar sig vanligtvis i det urgamla "så här har vi alltid gjort"-argumentet. I det här fallet handlar det om att vänja sig vid nya arbetssätt.
När ekonomiadministratörer inte ser helheten av sina processer beror det vanligtvis på att processerna har delats upp i många olika delar och att de bara är ansvariga för en del av hela kakan. Det finns varken synlighet i slutet av processen eller för vad som händer i början eller mitten. Därför är det svårt att se vilka delar av processen som är de mest besvärliga.
En expert tog även upp att det kan vara så att ekonomiavdelningen är för mångsidig.
Janne Blomqvist förklarar:
"Allt för ofta hamnar vi i en situation där de ekonomiska processerna hindras av för många undantag i processerna. Nu finns det ibland legitima affärsskäl för dessa undantag. Men så är det inte varje gång."
Det kan också vara så att processen är för komplicerad.
“Problemet kan vara manuella processer med papper, motsägelsefull systemarkitektur, felaktig eller ofullständig data eller osammanhängande processer”, tillägger Janne Blomqvist.
För många av experterna är en av de största utmaningarna bristen på kunskap om alla möjligheter och fördelar med automatisering.
Det fanns en viss variation av åsikter bland experterna om hur mycket ekonomiavdelningen borde förstå om automatisering och tekniken som är relaterad till det. Några av experterna ansåg att det skulle vara fördelaktigt för alla att förstå grunderna medan andra sa att åtminstone ledningen borde ha insikter och kunskap om det. Några betonade att det är systemleverantörernas ansvar att utbilda företagen.
Att enbart förlita sig på systemleverantörer kan vara ett hinder i sig eftersom det kan förlänga processen ytterligare.
"Systemleverantören behöver hitta den där personen på företaget, som är genuint intresserad av ämnet och villig att ta frågan vidare inom företaget”, förklarar Pepitta Nyman från Versowood.
Vad händer om tjänsteleverantören inte levererar rätt teknik, information och support?
Olli-Pekka Kuha från Premis tycker att de flesta leverantörer fortfarande har mycket jobb att göra själva när det kommer till den senaste tekniken.
"Baserat på mina observationer har de flesta mjukvaruleverantörer inom finans ännu inte använt de senaste framstegen inom teknik för att erbjuda sina kunder tillräckligt bra alternativ för att dra nytta av automatisering. Med vissa lösningar kan du till och med hamna i situationen att nästan all sparad tid genom automatisering istället går till underhållet.”
Konsensus verkar vara att det behövs mer kunskap om automatisering, men åsikterna kring vem som ska sitta på den kunskapen är mer spridda.
Råden varierade från experterna om var verksamheten ska börja när de överväger att tillföra mer automatisering i sin organisation. När det saknas kunskap om tekniken är det förmodligen en bra början att utgå från grunderna. Om du redan har det och ditt företag har gett dig grönt ljus för att gå vidare kan du börja se över era nuvarande processer.
Experterna tipsar om följande åtgärder och menar att de inte behöver genomföras i någon speciell ordning. Se de snarare som tips att utgå från när du påbörjar ditt arbete med automatisering.
Här är några av punkterna som blev tydliga från vårt samtal med experterna: