Att automatisera den ekonomiska administrationen har länge varit en utmaning för många företag, eftersom det bara har varit möjligt att automatisera delar av processer eller enskilda uppgifter. En process som har varit särskilt knepigt att automatisera är hanteringen av leverantörsfakturor – samtidigt är det just här många företag har som mest att vinna på en ökad automatiseringsgrad. Utmaningen ligger i att endast en bråkdel av alla de leverantörsfakturor ett företag tar emot kan automatiseras med regler. För att få upp automatiseringsgraden krävs därför ett komplement till de regelbaserade program för leverantörsreskontra som många företag använder sig av idag. Lösningen stavas artificiell intelligens (AI).
När man pratar om fakturaautomatisering syftar man ofta på att matcha fakturorna mot inköpsorder eller avtal, eller att använda konteringsmallar. Det är de vanligaste sätten att använda automatisering i fakturaprocessen.
Men det finns andra möjligheter. Låt oss titta på ett exempel:
Resten av fakturorna hanteras ofta manuellt, vilket är en ganska stökig process för alla inblandade. Att lägga upp och dirigera en enda faktura utan PO-nummer tar ungefär 10–15 minuter, så det är lätt att räkna ut att 45 000 fakturor kräver många arbetstimmar.
Det här får vårt exempelföretag att fundera på att börja använda inköpsorder genomgående.
Vissa företag har faktiskt implementerat en “No-PO-No-Pay-policy”. I sin strävan efter att endast göra inköp genom inköpsordrar betalar de helt enkelt inte fakturor som saknar PO-nummer.
Att få till en automatiserad fakturaprocess på det här sättet – och att få det att fungera helt problemfritt – är dock ett enormt projekt. Endast en handfull företag har lyckats. Det finns helt enkelt för många utmaningar kring både implementering och drift.
Som tur är finns det enklare sätt att höja er automatiseringsgrad.
Ett sätt att automatisera fakturaprocessen är att använda automatiseringsregler, men det är inte heller problemfritt. Dagens programvaror för leverantörsreskontra tillhandahåller oftast inte tillräckliga lösningar för att automatisera fakturor utan inköpsorder. Kort sagt: ni kan automatisera en del av era fakturor med regler, men långt ifrån alla. Ni kommer fortfarande behöva hantera tusentals fakturor som saknar PO-nummer manuellt.
Vi har kartlagt fakturaprocessen i hundratals företag och ser tydligt att det alltid är fakturor utan inköpsorder som har lägst automatiseringsgrad, vanligtvis 10–25 %. Vi har bara stött på ett fåtal företag med en automatiseringsgrad över 25 % för denna typ av fakturor.
En förklaring till det här är att det är mycket tidskrävande och komplext att bygga och underhålla automatiseringsregler för fakturor utan inköpsorder. Arbetet måste göras manuellt och ofta krävs hundratals, ja till och med tusentals, regler för att automatisera fakturor utan PO-nummer, eftersom det finns så stor variation mellan dem.
Regelbaserad automatisering har fortfarande en viss roll inom fakturaautomatisering, men om ni verkligen vill höja er automatiseringsgrad behöver ni ett bättre verktyg. Det är här AI kommer in i bilden.
AI är svaret på hur ni får upp automatiseringsgraden i er ekonomiska administration generellt och i leverantörsreskontra specifikt. Många som jobbar med ekonomisk administration ställer sig dock frågande till om det finns lösningar som verkligen fungerar.
Faktum är att de problem som AI kan lösa är ganska ordinära. AI gör det återkommande arbetet smidigare, lättar på arbetsbelastningen, förbättrar kvaliteten på rapporteringen, minskar antalet misstag etc. Det är inte raketforskning vi pratar om.
Här är en icke-uttömmande lista över fördelar som AI kan bidra med till era processer inom ekonomisk förvaltning:
Det finns med andra ord en hel del att vinna här. Låt oss nu titta närmare på vad AI kan bidra med till er process för leverantörsreskontra.
AI är det mest effektiva sättet att lägga upp och dirigera fakturor utan inköpsorder. Det är varken komplicerat eller svårt. Tvärtom: AI går lika snabbt att implementera som det är lätt att använda.
En hel del steg i processen kan med fördel automatiseras med AI. Här är några exempel:
Även om ni väljer att bara automatisera några av stegen ovan, kommer det att göra underverk för er automatiseringsgrad.
Visst, vi är partiska. Men ge oss 30 sekunder att berätta vad vår AI kan göra:
Med allt detta på plats är det lätt att lämna status quo och gå från en låg automatiseringsgrad till imponerande nivåer. Se här:
Status quo beskriver en typiskt läge för många av de företag vi träffar. De har ofta en automatiseringsgrad för fakturor utan inköpsorder på 15–25 % och utöver det ett helt gäng fakturor som måste hanteras manuellt.
Med AI kan ni verkligen öka automatiseringsgraden inom er hantering av leverantörsfaktuor. Ert nuvarande system kan säkert automatisera en del fakturor, men förmodligen långt ifrån alla. Det är där AI gör skillnad. Flera av våra kunder har gått från en automatiseringsgrad på 25 % till 90 % inom två år efter att de implementerat AI.
När ni börjar använda AI slipper ni skapa regler. AI lär sig av er historiska data och skapar automatiseringsregler från era tidigare fakturor och konteringar.
Hur då?
AI går systematiskt igenom era tidigare fakturor, en efter en.
Men vad händer om AI gör ett misstag?
Om AI gör ett misstag lär den sig av det och gör justeringar för kommande fakturor. Låt oss ta ett exempel: En granskare upptäcker att AI har förutspått fel kostnadsställe på en faktura och rättar till misstaget.
När fakturan har gått igenom processen för granskning och godkännande och är redo att bokas och betalas skickar systemet tillbaka den slutgiltiga bokföringsinformationen till AI. AI utforskar den här informationen och jämför den med sin förutspåelse. När AI ser att dessa inte stämmer överens inser den sitt misstag, lär sig och anpassar sin regel inför framtiden.
På detta sätt blir AI bättre och bättre för varje enskild faktura. Allt som behövs är data.
AI kan inte ersätta människor. AI behöver en lärare och där finns det inget som slår en livs levande människa. Fördelarna med AI är att den lär sig hela tiden, aldrig glömmer något och varken påverkas av arbetstoppar, stress, dåliga dagar eller sjukskrivningar. Den plöjer bara på, oavsett vad som händer. Genom att kombinera mänskligt lärd AI med ert program för leverantörsreskontra kommer ni att täcka majoriteten av era inköpsfakturor och få upp era automatiseringsnivåer avsevärt.