Du känner säkert till begreppet strategisk ekonomistyrning. Kanske har du också hört att ni kan förvandla er ekonomiavdelning till en strategisk enhet med hjälp av ny teknik? Och visst är det så, men hur?
Svaret på den frågan har två sidor. Dels frigör tekniken tid för medarbetarna, genom att automatisera uppgifter som tidigare hanterats helt manuellt. Det finns helt enkelt mer tid över för strategiskt arbete. Den andra sidan av förklaringen är att tekniken i sig kommer att underlätta för ekonomiavdelningen att bli en mer strategisk affärsenhet.
AI har med andra ord en betydande roll för alla som arbetar med ekonomi. Låt oss därför titta närmare på hur AI-baserad teknik kan transformera er ekonomistyrning.
Det finns väl knappast någon som längre tror att tekniken kommer att göra alla ekonomiadministratörer arbetslösa. Vad som kommer att hända däremot, är att deras arbete kommer att förändras.
Den här bilden visualiserar vad ekonomiavdelningar ägnar sin tid åt idag, och hur det kommer att se ut i framtiden. Som du ser handlar det mest om att hantera transaktioner idag – en arbetsuppgift som kommer att minska med AI-baserad automatisering. Tekniken kommer även i viss utsträckning att minska det manuella arbetet med rapportering och kontroller.
Den tid som frigörs från dessa områden kan istället ägnas åt strategiskt arbete. Det är också just här mänsklig arbetskraft gör störst skillnad för affärerna. Arbetet blir kort sagt mer analytiskt och – delvis – kreativt.
Förändringen kommer med andra ord inte att medföra en brist på arbetsuppgifter, tvärtom. Företag kommer fortfarande att behöva mänsklig arbetskraft, som kan bidra med insikter, ta fram prognoser utifrån data, skapa rapporter och beslutsunderlag samt värna om företagets transparens och etiska riktlinjer. Dessa ansvarsområden kommer vi att se mer av i jobbeskrivningarna framöver.
Tekniken har en roll för samtliga arbetsområden i pyramiden. Den kommer dock att vara särskilt viktigt i strategiarbetet, där den kommer att tillhandahålla den data och de analyser som behövs för strategiskt arbete. Detta kommer att göra det möjligt att omvandla ekonomiavdelningen till en strategisk affärspartner, vars främsta uppgift blir att fungera som ett stöd för strategiskt beslutsfattande.
Så, hur bidrar AI till denna transformation, bortsett från att frigöra tid för medarbetarna? Det ska vi titta närmare på nu.
Ju mer ni automatiserar, ju mer data kommer ni att ha. AI gör mer än att bara automatisera; tekniken överträffar även den mänskliga arbetskraften när det gäller att integrera och processa data.
AI kan samla in data från många delar av företaget: kunder, leverantörer, HR, försäljning, marknadsföring med mera – och den gör det exakt, snabbt och effektivt. Ekonomiavdelningens uppgift blir sedan att använda denna data för att ta fram insikter, beslutsfattande underlag och prognoser. Medarbetarna kan med andra ord ägna sin tid till att förstå företagets affär och bidra till att stärka den.
Kort sagt: AI bidrar till ökad förståelse för företagets affär.
Att förstå data är värdefullt ur strategisk synvinkel, men att använda den i rapporteringen är än mer värt.
I framtiden kommer det inte att duga att avge en verksamhetsrapport 1–2 veckor efter månadsbokslutet. Det måste göras redan inom ett par dagar – eller allra helst i realtid. Faktum är att det kommer att komma en tid då ekonomiavdelningen inte behöver upprätta några periodiska redovisningar, som månadsbokslut och kvartalsbokslut, över huvud taget. När AI automatiserar all rapportering, kommer man nämligen att kunna se aktuella siffror när som helst.
Innan fullständig rapporteringsautomatisering blir verklighet behöver ekonomiavdelningen visualisera och förenkla rapporterna, så att företagets ledning enkelt kan ta till sig dess huvudbudskap och viktiga insikter. När automatiseringen väl är på plats kommer den traditionella rapporteringen att lämna plats för en mer insiktsfull bild av verksamheten i realtid.
I dagsläget handlar rapportering främst om att titta i backspegeln, men AI kan faktiskt förutspå ekonomiska resultat utifrån trender och marknadsdata.
Enligt Gartner kan AI bistå företag med exakta ekonomiska prognoser och dessutom, utifrån dessa prognoser, rekommendera hur företaget bör agera. När man på detta sätt eliminerar den mänskliga faktorn från rapporteringen, slipper man subjektiva tolkningar och snedvinklingar.
Så, inom vilka områden kan AI-teknik vara förutsägande? Några exempel är prognoser för kassaflöde och intäkter samt planering av kostnader, utgifter och balansräkning. Vad just ditt företag kommer att ha mest nytta av, beror på vilken typ av företag det är. Ett produktcentrerat bolag med ett brett utbud av produkter har troligen mest nytta av intäktsprognoser, medan ett multinationellt bolag i en lågmarginalbransch tjänar mer på att förutsäga kassaflödet.
Ny teknik som AI ökar både mängden data och djupet på datan, vilket gör det lättare för ekonomiavdelningen att använda den i ett strategiskt och värdeskapande syfte.
Låt oss gå vidare till något lite mer oväntat. Enligt en studie från 2021, av MIT Sloan Management Review och Boston Consulting Group har implementering av AI även kulturella fördelar.
2197 chefer och 18 exekutiva chefer deltog i studien, där de blev intervjuade om artificiell intelligens och företagsstrategi. Så här blev resultatet:
Utifrån dessa resultat kan man konstatera att:
Hittills har vi fokuserat på hur tekniken kan hjälpa ekonomiavdelningar att bli en strategisk företagspartner. Låt oss nu titta närmare på vad alla ekonomiadministratörer ska göra med den tid de får över.
AI-teknik kommer att frigöra mycket tid för ekonomiadministratörer och göra det möjligt för dem att fokusera mer på strategiskt arbete. Men, vad innebär det? Vilka arbetsuppgifter är det de ska ägna sig åt?
Innan du börjar dela ut nya roller till dina medarbetare behöver du tänka till och planera. Vad tycker du och företagets ledning att ekonomiavdelningen ska ägna sig åt? Vad vill ni som företag, och hur kan er ekonomiavdelning hjälpa er att uppnå det?
Vi har märkt att många ekonomiavdelningar inte har koll på hur mycket tid de lägger på sina processer idag. De har inte heller satt upp några mål eller mätvärden för att utvärdera sitt arbete. Är det så hos er? Isåfall är det just här ni bör börja. Räkna ut hur mycket tid ni ägnar åt era processer och hur mycket det kostar er. Sätt även upp mål och mätvärden för uppföljning.
Fråga medarbetarna på ekonomiavdelningen vad de är intresserade av. Vilka områden vill de lära sig mer om och bli bättre på? Om dessa områden ligger i linje med företagets övergripande mål, finns det ingen anledning att fundera mer.
Vid övergången från manuellt till strategiskt arbete finns det ett par fokusområden som är viktiga för alla företag, oavsett verksamhet. Vilket område just ni ska prioritera beror på ert företags övergripande strategi.
Här är ett par exempel på potentiella fokusområden:
Förändring är skrämmande. Var beredd på att möta motstånd, och ha en plan för hur ni ska leda era medarbetare genom processen. Påminn dem om att de inte är ensamma och avsätt tid för att diskutera och planera framtiden tillsammans.
Generellt sett måste ekonomichefer ta tjuren vid hornen (så att säga) och börja leda förändringen. En bra start är att jämföra företaget du arbetar för med företag som har kommit längre i sin AI-implementering. Utforska hur de har gjort, vad de har lärt sig och ta efter det som är relevant i er situation.
Enligt Deloittes studie av företag i USA, finns det ett antal gemensamma drag hos företag som har kommit långt i sin AI-implementering. Deloitte kallar dessa företag för föregångare.
Föregångare har förmågan att:
Vi hoppas att den här artikeln har gett dig en större förståelse för hur AI kan hjälpa er ekonomiavdelning att arbeta mer strategiskt. Det handlar inte bara om att utveckla tekniken, utan även om att utveckla medarbetarna. Det kräver planering och ledning, varken mer eller mindre. AI är inte längre en komplicerad teknik och implementeringen behöver inte vara ett jätteprojekt. Det går lika bra att ta det i små steg, en lösning i taget.
Här hittar du fler expertråd om automatisering inom ekonomistyrning