Kundberättelse: Hartela

De imponerande resultaten och den effektiva processen stärkte också min tro på att vi är på rätt väg, och jag gör en poäng av att inte lova något som kanske inte är möjligt att uppnå.

Leena Joki

Chef för Shared Service Center

Huvudgren

Helsingfors, Finland

Personal

0

Industri

Konstruktion

Omsättning

0 M€

Hartela

Hartela är ett framstående familjeägt företag inom byggbranschen i Finland. Detta uppskattade företag specialiserar sig på att skapa bostäder, investeringsfastigheter, kontors- och industribyggnader samt offentliga strukturer.

Hartela är ett framstående familjeägt företag som hör till de största och mest välrenommerade byggföretagen i Finland. För tio år sedan centraliserade Hartela alla sina finansiella processer under ett tak i ett särskilt servicecenter, vilket effektiviserade och standardiserade de centrala finansiella tjänsterna. Idag tillämpas samma processer på ett enhetligt sätt i alla koncernbolag, med den enda variationen när det gäller granskare och godkännare av inköpsfakturor.

Ledare för finanscentret är Leena Joki, som har nästan fyra decenniers erfarenhet av Hartela. Joki har alltid sett sig själv som en dynamisk innovatör som spelar en proaktiv roll i att vägleda nästa generation genom de betydande förändringar i ekonomiförvaltningen som artificiell intelligens och automatisering medför.

Solid grund för den finansiella färdplanen

År 2021 genomgick företaget en betydande omvandling i och med införandet av IFS Finance-systemet, som ersatte det gamla finansiella ramverket. Tanken på att utnyttja artificiell intelligens för att effektivisera ekonomihanteringsprocesserna, särskilt hanteringen av inköpsfakturor, hade funnits länge hos Leena Joki.

Implementeringen av ekonomisystemet gjorde dock att idén tillfälligt skrinlades i väntan på att den finansiella färdplanen skulle bli tydlig med det nya systemet och att personalen skulle få gott om tid.

“När vi övergick till ett nytt ekonomisystem var det en resa som pågick i två år. Det var först efter denna avgörande förändring som implementeringen av Snowfox AI-teknik framstod som nästa logiska steg”, säger Leena Joki.

Effektivisera hanteringen av inköpsfakturor med AI

På Hartelas finansiella servicecenter hanteras cirka 60.000 inköpsfakturor per år med hjälp av fakturasystemet Rillion.

Rillion hade redan tidigare infört automatisering av hanteringen av inköpsfakturor, bland annat genom att erbjuda förslag på kontering. Trots detta krävde en betydande del av arbetsflödet för fakturahantering fortfarande manuell hantering, och det fanns ett ökat behov av detaljerade verifieringar.

Tiina Huhta, ansvarig för leverantörsreskontran, minns att det fortfarande fanns en betydande mängd manuell datainmatning på den tiden:

“Tidigare krävde processen att man manuellt matade in projektnumret eller referensen, en detalj som måste extraheras noggrant från själva fakturan och sedan matas in i respektive referensfält. Nu, när artificiell intelligens gör processen smidigare, krävs det ofta bara några få klick för att få en faktura i omlopp.”

“När den finansiella grunden väl var på plats var det ett lämpligt tillfälle att kontakta Snowfox, ett företag som Leena Joki hade stött på några år tidigare vid ett kundevent för Rillion.”

Snowfox erbjöd Hartela ett kostnadsfritt test av artificiell intelligens, där Hartelas egna inköpsfakturor granskades för att bedöma AI:ns funktionalitet. De övertygande resultaten av testet gjorde beslutet att gå vidare enkelt och säkert.

“De positiva resultaten av AI-testet och den smidiga processen stärkte min tro på att vi är på rätt väg, och jag skulle inte lova något som kanske inte går att uppnå”, berömmer Leena Joki.

Målet var att avsevärt minska den tid som ägnas åt fakturakontroll i både affärsverksamheten och leverantörsreskontran, samt att öka andelen fakturor som automatiskt fördelas till konton till så mycket som 91 procent av alla fakturor.

Från implementering till resultat från dag ett

Implementeringen av artificiell intelligens med Snowfox krävde inte ett separat IT-projekt, utan integrerades sömlöst som en extra funktion i företagets befintliga system för inköpsfakturor.

Utrullningen på Hartelas finansiella servicecenter var smidig och händelselös.

“Allt med implementeringsprocessen var enkelt och smidigt. Vi stötte inte på några större problem”, säger Tiina Huhta om erfarenheten av Snowfox AI-implementering.

Sedan Snowfox AI-teknik implementerades har den hanterat Hartelas inköpsfakturor i över ett år och uppfyllt alla sina ursprungliga löften, bekräftar Leena Joki. Före implementeringen uppskattades det att AI kunde förutsäga rätt huvudbokspost i cirka 70 % av fallen och andra redovisningsdimensioner med cirka 90 % noggrannhet.

“AI:n har lärt sig i ungefär ett år nu, och vi är mycket nöjda med den prognosprecision vi har uppnått”, säger Joki.

Införandet av AI hos Hartela har tagits emot med öppna armar och har avsevärt minskat behovet av korrigeringar och förtydliganden i fakturahanteringen.

“Om du inte visste att det var AI som arbetade skulle du inte tro det. Det är så diskret”, säger Leena Joki.

Leena Joki och Tiina Huhta lyfter fram de stora fördelarna med Snowfox faktura-AI som tidsbesparingar, korrekta fakturor och snabbare fakturahantering. Snowfox har också kraftigt förenklat hanteringen av fakturor. Processen med att numrera projektfakturor och hämta information har blivit mycket snabbare. Ofta är det de till synes små uppgifterna som tidigare tog mycket tid i anspråk.

“Om en faktura till exempel bara innehåller en adress kan AI:ns förutsägelse av projektnumret påskynda hanteringen eftersom förutsägelserna i allmänhet är korrekta. Tidigare var vi tvungna att leta upp projektnumret i en separat Excel-fil, skriva in adressen där och sedan hitta motsvarande projektnummer”, beskriver Tiina Huhta och målar upp ett typiskt scenario.

Leena Joki vill också ge ett särskilt erkännande till Snowfox för de regelbundna möten som de håller. “Vi fortsätter att ha månatliga genomgångar med Customer Success-teamet. Det har varit en fantastisk upplevelse som gör att vi aldrig känner oss utelämnade. Tekniskt sett har allt fungerat smidigt också.”

Sammantaget har Snowfox visat sig vara en framgångsrik lösning för Hartela-teamet, som erbjuder tydliga fördelar genom automatisering och artificiell intelligens.

Artificiell intelligens har inneburit en mängd fördelar för Hartela:

  • Betydande tidsbesparingar uppnås eftersom artificiell intelligens förutspår korrekt inmatning av dimensionen “littera” i 70% av fallen och alla andra redovisningsdimensioner med en träffsäkerhet på över 90%.
  • Fakturorna redovisas korrekt, vilket leder till en avsevärd minskning av antalet fel.
  • Genomströmningstiden för fakturor är kortare, vilket resulterar i kortare betalningstider och förbättrat kassaflöde.
  • Arbetet blir enklare när rutinuppgifter automatiseras, vilket gör att medarbetarna kan fokusera på mer utmanande uppgifter.

Vill du veta hur mycket enklare det kan bli att hantera inköpsfakturor?

Låt oss ta ett snack, utan förpliktelser.

Om du vill prata med oss om att genomföra ett AI-noggrannhetstest eller bara vill ställa några frågor, fyll bara i det här praktiska lilla formuläret så återkommer vi till dig inom 24 timmar (om det inte är helg eller nationell helgdag, då kan det ta lite längre tid).