Kundberättelse: Kiinteistötahkola
Under den allra första månaden ökade träffsäkerheten för de fakturor som omfattades av automatiseringen till över 80%, och för närvarande ligger vi strax över 90%.
Olli-Pekka Kuha
Företagsarkitekt
Filialer
9 filialer över hela Finland
Intäkter
Inudstry
Fastighetsförvaltning & fastigheter
Personal
Kiinteistötahkola
Kiinteistötahkola är en förvaltnings- och mäklarbyrå som erbjuder högkvalitativa förvaltningstjänster och fastighetsredovisning för bostads- och fastighetsbolag. De erbjuder också hyres- och fastighetsförmedling, särskilt för lägenhetsinnehavare.
Inköpsfakturor i fastighetsbranschen upprepas vanligtvis månad efter månad. Trots det har man använt sig av automatisering i förvånansvärt liten utsträckning. Hur ska processen för köpfakturor struktureras så att den underlättar vardagen för revisorer som arbetar i fastighetsbranschen?
Det är den fråga som Olli-Pekka Kuha nyligen ställdes inför. Han analyserade inköpsfakturaprocessen hos Kiinteistötahkola, ett av Finlands största fastighetsförvaltningsbolag, och insåg att något måste göras.
Han arbetar som arkitekt med produktutveckling av Premis programvara för fastighetsförvaltning. En viktig del av hans arbete är också att automatisera bostadsrättsföreningars ekonomiska förvaltningsprocesser och öka transparensen.
“Premis är ett affärssystem som är utvecklat för bostadsrättsföreningars behov. Det innehåller alla de funktioner som behövs för att driva en bostadsrättsförening. Premis hanterar till exempel bokföring, fakturering, värdcertifikat, mötesfunktioner – och även leverantörsreskontran”, beskriver Olli-Pekka programmet.
Utmaningen: en halv miljon fakturor per år
Kiinteistötahkola har en stark önskan om att vara involverad i automatiseringen av ekonomihanteringen. Förnyelsen av processen för inköpsfakturor kom upp på produktutvecklingsbordet i slutet av 2019. Målet med projektet var att modernisera processen för inköpsfakturor och öka transparensen och automatiseringsgraden.
“Nästan en halv miljon fakturor går igenom inköpsfakturaprocessen varje år, så det är en betydande siffra. Men det är mycket som upprepas i fakturorna, så vi visste redan när vi började att vi med smarta lösningar verkligen kan göra saker och ting mycket smidigare”, säger Kuha.
Graden av automatisering av inköpsfakturor är nära noll - varför i hela friden?
Inom fastighetsbranschen är det vanligt att inköpsfakturor i stort sett upprepas på samma sätt från månad till månad. Fakturorna kommer från samma aktörer och beloppen tenderar att vara desamma under hela faktureringsperioden. Det här är vanligtvis de typer av fakturor som är lätta att automatisera.
Trots detta har automatiseringsgraden varit nära noll. Varför i hela friden?
“I de flesta system för inköpsfakturor som finns på marknaden sker automatiseringen av inköpsfakturor med hjälp av regelbaserad automatisering”, förklarar Kuha.
Regelbaserad automatisering kräver, som namnet antyder, att olika behandlingsregler matas in i systemet av en människa, på grundval av vilka till exempel bokföring görs.
“Om man tänker sig en revisor som förvaltar till exempel tio bostadsrättsföreningar, som var och en får fakturor från tio olika leverantörer varje månad, är det lätt att räkna ut hur krånglig ekvationen blir.”
I Kuhas exempel kan det finnas hundra regler som måste skapas och underhållas, vilket naturligtvis tar sin tid och också är ganska tråkigt. I början av förnyelseprojektet blev det tydligt att regelbaserad automatisering som funnits tillgänglig under lång tid inte riktigt hade använts på Kiinteistötahkola på grund av dessa erfarenheter.
“Jag säger inte att regelbaserade lösningar är meningslösa. Tvärtom: de är fortfarande väl lämpade för vissa fall och miljöer. Det är också värt att notera att användningen av regelbaserad automatisering och lösningar med artificiell intelligens inte utesluter varandra”, förtydligar Kuha.
Snowfox lösning för artificiell intelligens "passar som handen i handsken"
Olli berättar att Snowfox.AI kom in i bilden redan i planeringsfasen av förnyelseprocessen.
“Efter att ha läst om Snowfox lösning drog jag slutsatsen att den här typen av algoritmbaserad artificiell intelligenstjänst skulle passa våra behov perfekt. Det fanns ingen liknande produkt på marknaden tidigare, men jag förstod genast att det fanns potential här.”
Diskussionen inleddes med att kontrollera att gränssnitten mot det nya systemet för inköpsfakturor är korrekta. Kiinteistötahkolas ambitiösa mål var att bygga upp en automatisering där det inte skulle ta någon tid alls att skapa och underhålla regler, och Snowfox.AI verkade vara ett mycket lovande verktyg för detta.
“Vi kom överens om att vi ska prova Snowfox.AI så snart vi har kommit tillräckligt långt i vår egen utveckling”, säger Olli.
Enkel implementering och investering med låg risk
Att integrera artificiell intelligens i programvara för ekonomisk förvaltning kan låta som ett mödosamt projekt. Men enligt Kiinteistötahkolas erfarenhet är detta inte fallet.
“Snowfox har produktifierat sin artificiella intelligenslösning riktigt bra och på ett kundorienterat sätt. Vi behövde till exempel inte basera vårt köpbeslut enbart på marknadsföringstal, utan Snowfox erbjöd ett kostnadsfritt test med våra egna data”, berättar Olli-Pekka glatt.
Den testperiod som genomfördes med Kiinteistötahkolas egna data före köpbeslutet gick som förväntat. Slutresultatet blev en ganska hög prognosprecision, trots att endast tre månaders data användes. Detta visade att de tidigare antagandena om att data skulle lämpa sig väl för algoritmbaserad automatisering stämde.
Efter testperioden gick företaget snabbt vidare till den faktiska lanseringsfasen, som också fick beröm av Kuha för hur smidigt det gick.
“Implementeringen av inköpsfakturasystemet, som är en del av deras partnernätverk, fungerade mycket enkelt och krävde bara några möten och deltagande i de slutliga testerna från vår sida. Nu betalar vi bara för de korrekta förutsägelserna, vilket innebär att Snowfox också tar sin del av resultatet.”
Automatiseringsgraden steg som en raket
Hur har den ursprungliga förutsägelsen om en förbättring av automatiseringsgraden i inköpsfakturaprocessen slagit in?
Snyggt, säger Olli.
“Redan under den första månaden ökade prognosprecisionen för de fakturor som omfattas av automatiseringen till över 80%, och för närvarande ligger vi strax över 90%. I det här skedet omfattar automatiseringen enradiga fakturor. I framtiden är vårt mål att utöka automatiseringen till att även omfatta fakturor med flera rader, och då kommer vi att nå en ännu högre nivå i den totala automatiseringen.”
De revisorer som varit involverade i utvecklingen har varit mycket nöjda med hjälpen från Snowfox – man kan säga att hungern växer när man äter.
“Vi har sett att lösningen fungerar utmärkt, så vi vill gå ännu snabbare fram. Vi har inte räknat ut de exakta siffrorna för tidsbesparingar ännu, men vi kan säga att det redan sparas tid, och med införandet av flerradiga fakturor ännu mer.”
Olli Kuha uppmuntrar alla aktörer inom fastighetssektorn att våga överväga och testa de automationslösningar som är bäst lämpade för branschen.
“Om möjligt bör du testa automatiseringen med din egen fakturamassa och data. Jag vågar påstå att en bra algoritmbaserad lösning inom fastighetsbranschen kan höja automatiseringsnivån över genomsnittet – och medföra alla fördelar.”
Vill du veta hur mycket enklare det kan bli att hantera inköpsfakturor?
Låt oss ta ett snack, utan förpliktelser.
Om du vill prata med oss om att genomföra ett AI-noggrannhetstest eller bara vill ställa några frågor, fyll bara i det här praktiska lilla formuläret så återkommer vi till dig inom 24 timmar (om det inte är helg eller nationell helgdag, då kan det ta lite längre tid).