Kundberättelse: PHM-koncernen

Den största konkreta effekten är att vi har fördubblat antalet inköpsfakturor sedan vi började använda Snowfox AI, och vi kan hantera fakturorna med samma resurser.

Heidi Perälä

Teamledare

Huvudgren

Helsingfors, Finland

Omsättning

0 M€

Personal

Fastighetsförvaltning & fastigheter

Personal

0

PHM-koncernen

PHM Group är ett växande nordiskt fastighetsserviceföretag vars uppdrag är att ta hand om människor genom att ta hand om deras livsmiljö. Företaget är verksamt i 5 länder med mer än hundra lokala enheter och nästan 6.000 medarbetare.

I snabbt växande företag kan antalet inköpsfakturor också öka snabbt. Detta var precis vad som hände på det finska fastighetsserviceföretaget PHM Group. Särskilt i samband med företagsförvärv ökade antalet fakturor i leverantörsreskontran avsevärt varje månad.

Företaget befann sig i ett läge där de resurser och den teknik som användes inte längre räckte till för att hantera de inkommande fakturorna. Leverantörsreskontraavdelningen visste också att antalet fakturor skulle öka under de kommande månaderna, så det krävdes snabba lösningar på situationen.

Detta var situationen när de implementerade Snowfox.AI:s artificiella intelligensbaserade automatisering av inköpsfakturor. Företaget har inte behövt ångra beslutet.

“Den största konkreta effekten är att vi har fördubblat antalet inköpsfakturor sedan vi började använda Snowfox AI, och vi kan hantera fakturorna med samma resurser”, säger Heidi Perälä, Accounts Payable Team Lead på PHM Group.

Snowfox satte inköpsfakturaroboten på en kafferast

Före Snowfox-tjänsten använde PHM Group robotteknik för automatisk behandling av inköpsfakturor. Mjukvaruroboten sökte i fakturameddelandet och PDF-bilden efter den information som behövdes för faktureringen.

Men när antalet fakturor ökade snabbt kunde robottekniken inte längre hålla jämna steg med de automatiserade fakturorna. De fakturor som behandlades av roboten varierade i kvalitet och kunde till och med innehålla felaktig information. Detta ledde till att antalet manuellt korrigerade fakturor ökade ytterligare. Ytterligare stress orsakades av det manuella underhållet av roboten och av att den ibland frös vid månadsskiften.

Efter introduktionen av Snowfox har betydelsen av robotteknik i hanteringen av inköpsfakturor minskat avsevärt.

“Roboten har tagit många kaffepauser sedan Snowfox började arbeta”, skrattar IT Service Manager Hannu Kaskilahti .

Han tror till och med att robotteknik kanske inte kommer att behövas för hanteringen av inköpsfakturor i framtiden.

Farväl till onödigt manuellt arbete, välkommen till utveckling och utbildning

Snowfox har avsevärt frigjort tid i leverantörsreskontran. Före Snowfox ägnade experterna betydligt mer tid åt att behandla inköpsfakturor. Nu lägger de mindre tid på att behandla fakturor och mer tid på andra viktigare uppgifter som processutveckling, kundservice och utbildning.

“Trots ökningen av antalet fakturor hanterar vi arbetsbelastningen bra och arbetet är meningsfullt. Dessutom är det härligt när man kan berätta för nya personer att de alltid kan höra av sig, att vi har tid att ge dem råd och vara närvarande”, säger Ida Bäckström, Accounts Payable Expert.

AI-baserad inköpsfakturering har en direkt inverkan på arbetsflödet och motivationen

Heidi, Hannu och Ida är alla överens om att Snowfox har gjort arbetet på leverantörsreskontran smidigare.

“Snowfox är korrekt och bra och behöver väldigt lite reparationer. De få fakturor som vi har behövt korrigera skulle ha varit felaktiga även om de hade fakturerats av en människa, eftersom informationen från avsändaren har varit ofullständig”, förklarar Ida.

Dessutom har Snowfox.AI hjälpt till att förenhetliga bokföringen mellan olika företag och enheter, och leverantörsreskontraexperterna har nu också mer tid att utbilda personalen så att enhetligheten i bokföringen kvarstår även när nya företag ansluter sig till koncernen.

“Nu när experterna har tid att gå igenom saker och ting ordentligt märks effekten i att resultatinformationen är korrekt, vilket i sin tur påverkar beslutsfattandet”, förklarar Hannu.

Snowfox har också ökat arbetsmotivationen hos experter.

“Arbetet blir mer meningsfullt eftersom du inte behöver slösa bort din arbetstid på att peta i detaljer och göra rutinmässigt copy-paste-arbete. Det som försvinner är den typ av arbete som höjer pulsen vid avbrott och ökar stressen”, beskriver Ida fördelarna med Snowfox.

Bokföring av inköpsfakturor kan ske inom en dag

Att arbeta med siffror är ett exakt arbete, och det är därför som det i slutändan är viktigast hur väl Snowfox artificiella intelligens lyckas behandla fakturorna. Artificiell intelligens har lyckats bra med detta.

“De största fördelarna är att faktureringen blir enhetlig, att fakturorna rör sig smidigt, att hanteringen blir enkel och att noggrannheten i faktureringen förbättras”, nämner Heidi fördelarna med Snowfox.

Artificiell intelligens har också påskyndat bokföringen av inköpsfakturor.

“Min magkänsla är att alla fakturor som kommer in som e-fakturor behandlas under samma dag, inklusive eventuella felaktigheter i dem. Inköpsfakturor bokförs samma dag som de når oss”, uppskattar Ida.

Den smidiga implementeringen hjälpte PHM Group att förstå sin egen inköpsfakturadata

Samarbetet med Snowfox inleddes med en testperiod, där PHM Group tillhandahöll tre månaders bokföringsdata för inköpsfakturor, utifrån vilka Snowfox byggde en prognosanalys, dvs. en uppskattning av hur väl den artificiella intelligensen skulle behandla företagets inköpsfakturor. Resultaten var goda, så företaget beslutade sig för att införa automatisering av den artificiella intelligensen. Därefter fastställdes processen för inköpsfakturor, de viktigaste fakturadimensionerna bestämdes och eventuella smärtpunkter i processen analyserades.

Efter de inledande definitionerna aktiverades den artificiella intelligensen och fakturahanteringen påbörjades. Man märkte snart att vissa av de fastställda gränserna behövde justeras.

“Vi var ganska optimistiska när det gällde AI:s prognosprocentsatser. Vi trodde att räkningarna skulle kunna gå direkt till fältet även med ganska låga prognossannolikheter. Vi har dock höjt prognosgränserna ganska mycket sedan början. Men det har inte varit något problem eftersom Snowfox AI är så träffsäkert”, säger Ida.

De låga prognosprocenterna i början var faktiskt användbara eftersom de hjälpte till att se hur företaget arbetar internt. Det visade att det finns skillnader i vissa processer, och med hjälp av återkopplingen lärde sig leverantörsreskontraavdelningen att känna sin egen användarbas bättre.

För Hannu är den viktigaste lärdomen när det gäller implementering just att förstå sina egna data. Han uppmanar alla som funderar på att införa artificiell intelligens att anstränga sig för att förstå sina egna data och processer.

“Det är verkligen viktigt att förstå sin egen data och vad den påverkar. Vi hade utmaningar i början när vi märkte att vissa fakturor inte fördes in i Snowfox-databasen. Det tog ett tag innan vi hittade orsaken: vissa begränsningar hos oss. Därmed fick vi inte bästa möjliga resultat från början. Det handlade specifikt om att förstå sin egen kunskap”, förklarar han.

Trots de inledande finjusteringarna är Hannu mycket nöjd med implementeringsfasen.

“På det hela taget gick implementeringen smidigt. Det uppstod inga större tekniska problem och implementeringen höll tidsplanen”, sammanfattar han processen.

Viktigt med samarbete mellan finans och ICT

Heidi, Hannu och Ida uppskattar att ekonomi- och IT-enheterna samarbetade vid implementeringen av Snowfox.

“Detta var inte på något sätt ett IT-projekt, utan en utveckling av leverantörsreskontrafunktionen. ICT hjälper säkert till, men IT som ledare stöder inte nödvändigtvis alltid processens utveckling på bästa möjliga sätt. Det var verkligen bra att det här var ett gemensamt projekt”, betonar Hannu.

Investeringen i artificiell intelligensbaserad automatisering av inköpsfakturor betalade sig

Samarbetet med Snowfox har fortsatt smidigt i alla avseenden. Heidi berömmer särskilt Snowfox för dess snabba respons på nya utmaningar eller nödvändiga förändringar.

“Om det har uppstått problem eller om vi har behövt göra ändringar i till exempel prognoser, har de tagits om hand mycket snabbt. Vi har fått snabba lösningar från Snowfox.”

Ida är också nöjd med Snowfoxs förmågor.

“Vi litar på att om AI är ganska säker på något, så testar vi det och ser hur det går. Vanligtvis har AI rätt. Om vi inte är säkra, så är Snowfox det.”

Heidi tvekar inte att rekommendera användning av Snowfox artificiella intelligens även till andra företag.

“Jag skulle rekommendera att använda Snowfox till andra också. Och jag har rekommenderat det!”

Vill du veta hur mycket enklare det kan bli att hantera inköpsfakturor?

Låt oss ta ett snack, utan förpliktelser.

Om du vill prata med oss om att genomföra ett AI-noggrannhetstest eller bara vill ställa några frågor, fyll bara i det här praktiska lilla formuläret så återkommer vi till dig inom 24 timmar (om det inte är helg eller nationell helgdag, då kan det ta lite längre tid).