Kundberättelse: Sarastia

Artificiell intelligens har verkligen höjt vår automatiseringsnivå. För oss innebär det en smidigare hantering av inköpsfakturor och tidsbesparingar.

Katja Somppi

Affärschef

Huvudgren

Helsingfors, Finland

Omsättning

0 M€

Industri

Flera

Personal

0

Sarastia

Sarastia är Finlands största servicepartner inom ekonomi- och personalförvaltning för den offentliga sektorn och en producent av moderna kommunala tjänster.

Sarastia använder Snowfox.AI för hantering av inköpsfakturor

Sarastia är Finlands största företag som tillhandahåller stödtjänster till den offentliga sektorn. Företaget är mest känt för sin serviceverksamhet inom ekonomi- och personaladministration, som omfattar redovisnings- och lönetjänster för kommuner och kommunalförbund samt för de framtida välfärdsområdena.

Fakturavolymerna är enorma inom den offentliga sektorn. Offentliga institutioner strävar efter att optimera sina processer genom att förbättra arbetssätten och genom informationstekniska system. Den här artikeln handlar om Sarastias tjänsteproducerande enhet som arbetar med social- och hälsovårdstjänsterna i Kymmenedalen (Kymsote) och dess observationer om hur hanteringen av inköpsfakturor kan förbättras.

Kymsote tar emot cirka 150.000 inköpsfakturor per år. Automatisering har aktivt byggts in i Sarastias system för inköpsfakturor, men organisationen har varit tvungen att möta begränsningarna i regelbaserad automatisering. Före införandet av artificiell intelligens hade Sarastia cirka 90.000 fakturor som måste behandlas manuellt utöver de fakturor som hanterades genom regelbaserad automatisering. Ett så stort antal manuellt behandlade fakturor krävde mycket manuellt arbete från Sarastia och skapade många utmaningar för fakturahanteringen.

AI hjälper till att automatisera manuellt hanterade inköpsfakturor

“Vi började använda Snowfox.AI:s AI för inköpsfakturering i den offentliga upphandlingsprocessen genom att följa upphandlingslagen. Vi ville öka graden av automatisering av processen för hantering av inköpsfakturor, och artificiell intelligens sågs som en intressant möjlighet för detta”, säger Katja Somppi från Sarastia.

Snowfox inköpsfaktura AI introducerades som en tilläggsfunktion till det nuvarande inköpsfakturasystemet. Det fanns inget behov av att ändra systemet, eftersom AI är utformat för att fungera tillsammans med det befintliga systemet för inköpsfakturor.

“Vi hanterar mer än 100.000 inköpsfakturor per år. En del av dessa har automatiserats med hjälp av den inbyggda automatiseringen i systemet för inköpsfakturor. AI hanterar nu cirka 90.000 inköpsfakturor per år. AI har gjort det möjligt för oss att ta ett kliv framåt med våra automationsnivåer. Det resulterar i smidigare hantering av inköpsfakturor och tidsbesparingar”, förklarar Somppi.

Hur fungerar AI i Sarastias inköpsfakturaprocess?

Under implementeringsfasen lärde sig AI från Sarastias historiska inköpsfakturadata hur fakturorna tidigare hade bokförts, kontrollerats och dirigerats. Baserat på denna information skapade AI en AI-modell som automatiskt konterar och routar de inköpsfakturor som Kymsote tar emot.

AI-modellen använder all information från inköpsfakturan och bilden av fakturan för att förutsäga konterings- och routningsinformationen. Även om enstaka uppgifter saknas på fakturan kan AI ändå automatisera den på ett effektivt sätt. AI använder all möjlig information från inköpsfakturan och blir inte förvånad om fakturan saknar information, t.ex. ett leverantörsnummer eller någon annan referensinformation.

Det är möjligt att ändra bokförings- och granskningsinformationen manuellt under konterings- och routningsprocessen om AI har gjort en felaktig förutsägelse för någon av dimensionerna. Efter godkännanderundan får AI feedback om den slutliga faktureringen. Baserat på detta kontrollerar AI om förutsägelserna är korrekta och använder återkopplingen för att lära sig och förbättra modellen.

På så sätt lär sig AI och utvecklas från varje inköpsfaktura som den hanterar och kan behandla fakturor bättre och bättre.

Den enorma utvecklingen av AI med dess användning

AI började behandla fakturor på en måttlig nivå i Sarastia, och den har utvecklats avsevärt under användningen. Denna utveckling är karakteristisk för artificiell intelligens eftersom den får feedback på hur den behandlar varje inköpsfaktura.

Prediktionsnoggrannheten för nästan alla utvalda dimensioner är över 90%, till och med nära 100%. Detta är en utmärkt nivå för AI och visar att uppgifterna om inköpsfakturor är av hög kvalitet.

Sarastias mål för hanteringen av inköpsfakturor är att nå en så hög automatiseringsgrad som möjligt. Detta innebär en positiv utmaning för utvecklingen av Snowfox och bidrar till att utveckla tjänsten.

Utvecklingen av AI för inköpsfakturering övervakas med hjälp av realtidsanalys

Vill du veta hur mycket enklare det kan bli att hantera inköpsfakturor?

Låt oss ta ett snack, utan förpliktelser.

Om du vill prata med oss om att genomföra ett AI-noggrannhetstest eller bara vill ställa några frågor, fyll bara i det här praktiska lilla formuläret så återkommer vi till dig inom 24 timmar (om det inte är helg eller nationell helgdag, då kan det ta lite längre tid).