Älykäs automaatio on yleistymässä taloushallinnossa kovaa vauhtia ja tekoälyn käytöstä osana ostolaskuprosessia on tullut monelle jo arkipäivää. Tekoälyn avulla pystytään automatisoimaan erittäin tehokkaasti ostolaskujen tiliöinti ja kiertoon lähettäminen, minkä ansiosta manuaalityö vähenee ostolaskujen käsittelystä merkittävästi.
Älykkään automaation yleistyminen on erittäin tervetullut asia, sillä manuaalisen ostolaskuprosessin kustannukset ovat kohtuuttomat. Automaatioasteen nousu säästää aikaa niin ostoreskontrasta kuin liiketoiminnankin puolelta.
Mikäli suunnittelet tekoälypalvelun käyttöönottoa osaksi ostolaskuprosessianne, niin suosittelen ottamaan huomioon seuraavat seitsemän asiaa.
Markkinassa on joitain ostolaskutekoälyä tarjoavia toimijoita ja joissain ostolaskujärjestelmissä on jopa sisäänrakennettua tekoälyä laskuautomaatioon. Kaikki tarjoajat puhuvat ostolaskutekoälystä ja palvelua ostettaessa voisi helposti ajatella, että kaikki nämä ovat samanlaisia palveuita. Todellisuudessa nämä tekoälypalvelut voivat olla hyvin erilaisia ja aitoa tekoälyä tarjoavia toimijoita onkin yllättävän vähän. Pääosa näistä älykkäistä tiliöintipalveuista oikeasti kopioi tiliöintejä vanhoilta ostolaskuilta ilman, että niitä aidosti tekoälyn avulla pääteltäisiin. Näin ollen suorituskyvyissä tekoälypalveluiden välillä voi olla todella suuria eroja.
Paras tapa verrata tekoälypalveluita keskenään on tekoälyn kyvykkyystesti. Kun mietit tekoälyn hankintaa, niin varmista, että pääsette testaamaan tekoälyn ennustetarkkuutta omalla ostolaskuaineistollanne ennen hankintapäätöksen tekemistä. Näin saatte tietää, mitä olette oikeasti hankkimassa ja millainen automaatioasteen nousu on odotettavissa. Snowfox.AI ostolaskutekoälyä on helppo kokeilla ennen hankintapäätöstä.
Ostolaskutekoälyn tehtävänä on nostaa ostolaskujen käsittelyprosessin automaatioastetta. Kannattaakin varmistaa, että tekoälypalvelun hinnoittelu on rakennettu arvoperustaisesti eli niin, että maksatte vain oikein menneistä ennusteista. Tekoälyn automatisoitavaksi päätyvät vain ne ostolaskut, jotka joutuisitte muutoin käsittelemään manuaalisesti. Tekoälyn avulla toteutettu tiliöinti ja kiertoon lähettäminen on aina merkittävästi halvempaa kuin manuaalisesti käsiteltynä. Jos teille tarjotaan vain kiinteää hintaa, niin tätä kannattaa vähintäänkin kyseenalaistaa, koska silloin kaikki riski tekoälyn toiminnasta on teillä. Toimi se hyvin tai huonosti, niin kiinteällä hinnalla maksatte joka tapauksessa.
Snowfoxin hinnoittelu perustuu oikein menneisiin ennusteisiin, eli ostolaskuautomaatioon. Näin me otamme riskin siitä, miten hyvin tekoäly todellisuudessa toimii ja meillä on aito motivaatio kehittää toimintaamme niin, että tekoäly toimii parhaalla mahdollisella tasolla.
Ostolaskutekoäly kytkeytyy aina osaksi ostolaskujärjestelmää. Suosittelenkin siis varmistamaan, että tekoälytoimijalla on toimiva yhteistyö ostolaskujärjestelmätoimittajan kanssa. Tämä tulee helpottamaan kaikkea yhteistyötä käyttöönotosta aina päivittäiseen toimintaankin. Kun ostolaskutekoäly on valmis tuote eikä räätälöitävä aihio, niin käyttöönottoon kuluu 2 – 3 viikkoa kalenteriaikaa. Räätälöitävän tekoälyn käyttöönottoon voi mennä helposti puoli vuotta tai ylikin.
Varmista, että saat tekoälyn toiminnasta realiaikaisen analytiikan, minkä avulla näet, kuinka hyvin tekoäly on tiliöintiä ja kiertoonlähetystä hoitanut. Tekoäly on jatkuvasti oppiva teknologia ja myös tätä on hyvä päästä analytiikan avulla seuraamaan. Mikäli analytiikkaa tekoälyn onnistumisesta ei ole tarjolla, niin myöskään hinnoittelu ei voi olla arvoperustainen, koska onnistumista ei pysty tällöin läpinäkyvästi seuraamaan. Analytiikasta teidän tulisi nähdä selkeästi jokaisen laskun ja dimension kohdalta, mitä tekoäly on ennustanut, ja mikä toteutunut arvo on ollut laskun hyväksyntäkierron jälkeen.
Ostolaskujärjestelmä tarjoaa paljon mahdollisuuksia ostolaskuprosessin automatisoinnille. Varsinkin kiertoon lähettämisessä on usein usean kymmenen prosentin automaatioaste ostolaskujärjestelmän puolesta. Onkin tärkeää, että ostolaskutekoäly skaalautuu ostolaskujärjestelmän automaation kanssa samassa suhteessa realiaikaisesti. Eli mikäli järjestelmän automaatiolla hoituu esimerkiksi 30% ostolaskujen tiliöinnistä, jää tekoälyn automatisoitavaksi 70%. Mikäli järjestelmän automaatio saadaan nostettua esim. 35%:iin, niin tekoälyn hoidettavaksi jää tällöin 65%. Joustava ostolaskutekoäly skaalautuu automaattisesti suhteessa järjestelmän oman automaation kanssa.
Yksi ostolaskutekoälyn hienous piilee siinä, että tekoäly saa jokaisesta käsittelemästään ostolaskusta palautteen ja kouluttautuu palautteen avulla uudestaan automaattisesti. Tämä mahdollistaa sen, että tekoälyn ennustetarkkuus paranee ajan kuluessa, kun se saa oppimateriaalia jatkuvasti. Varmista siis, että hankkimasi ostolaskutekoäly on automaattisesti oppiva ja kehittyvä palvelu.
Ostolaskut ovat organisaatioille erittäin arkaluontoista tietoa ja tästä syystä on tärkeää, että ostolaskutekoälyteknologia on sertifioitu tietoturvan puolesta. Kun laadukas taho sertifioi tietoturvan laajasti, niin siihen on helppo luottaa arkaluontoisenkin aineiston käsittelyssä.
Toivottavasti koit nämä vinkit hyödylliseksi ostolaskutekoälyn hankinnan kannalta. Mikäli haluat vielä keskustella aiheesta tarkemmin, niin ota meihin rohkeasti yhteyttä - autamme mielellämme.
Lisää tietoa ostolaskutekoälystä ja älykkäästä taloushallinnosta täältä.