Tämä blogi on julkaistu aiemmin vieraskirjoituksena Paletten blogissa.
Ostolaskujen käsittely on yrityksille todella kallista ja työlästä puuhaa. Useimmissa yrityksissä käsittelyprosessi työllistää tuhottoman paljon sekä ostoreskontraa, että liiketoimintaa.
Ostoreskontra tarkastaa laskun perustiedot, perustaa tarvittaessa uuden toimittajan sekä laittaa laskut manuaalisesti kiertoon liiketoiminnalle tarkastettavaksi, tiliöitäväksi ja hyväksyttäväksi. Liiketoiminnan kierrossa ostolasku tarkastetaan, tiliöidään ja hyväksytään maksuun, jonka jälkeen se palautetaan takaisin ostoreskontraan, jossa lasku vielä tarkastetaan ja laitetaan maksuun sekä siirretään kirjanpitoon.
Pelkästään manuaalinen kiertoonlaitto työllistää ostoreskontraa keskimäärin jopa 2 minuuttia per ostolasku. Tämä voi kuulostaa korkealta luvulta, mutta näin se on, kun otetaan huomioon kaikki ostolaskut. Nopeimmat voidaan saada kiertoon parissa kymmenessä sekunnissa ja hitaimmat selvitystyötä vaativat laskut voivat työllistää jopa 5 minuuttia. Mitä enemmän organisaatio pitää sisällään yhtiöitä ja laskun tarkastajia, sen työläämpää laskun kiertoonlaittaminen on.
”Kun ostolaskuja on esimerkiksi 10 000 kuukausitasolla, kiertoonlaitto työllistää yli 330 tuntia kuukausittain. Tämä tarkoittaa kahta täysipäiväistä henkilöä tekemässä pelkkää kiertoonlaittoa.”
Ostoreskontran lisäksi liiketoiminnan osallistuminen ostolaskujen käsittelyyn vasta kallista onkin. Kun ostolasku saapuu liiketoimintaan, se tarkastetaan ja tiliöidään. Tiliöinti ja tarkastaminen vievät keskimäärin 5 – 10 minuuttia per ostolasku.
Kun ostolaskuja on 10 000 / kk, tämä tarkoittaa liiketoiminnassa käytettyä aikaa yhteensä 800 – 1650 tuntia per kuukausi. Tämä on käsittämättömän paljon aikaa laskujen tiliöintiin ja tarkastamiseen.
Liiketoiminnan päässä suurimman ajan vie tiliöinti. Useat ostolaskuja tiliöivät esimiehet tekevät tiliöintiä harvakseltaan ja näin ollen työ ei ole yhtä sujuvaa, kuin niillä, jotka sitä tekevät työkseen joka päivä tai vähintään erittäin säännöllisesti.
Onko liiketoiminnan johdon näkökulmasta ostolaskujen käsittely järkevää ajankäyttöä? Ei se sitä missään nimessä ole, eikä sellaiseen pitäisi tällaisia määriä aikaa käyttääkään.
Tänä päivänä teknologia tarjoaa ostolaskujen käsittelyyn helpotusta automaation avulla. Mm. tekoälyn voimakas kehitys mahdollistaa sen, että ostolaskujen käsittelyyn saadaan valtavat säästöt aikaiseksi. Tekoäly on suoraan datasta oppiva automaatiomalli, joka oppii automaatiosäännöt itsenäisesti ilman manuaalista työtä. Lisäksi se kehittyy ajan jatkuvasti paremmaksi, kun ostolaskuja virtaa sen lävitse.
Miksei ostolaskujen käsittelyprosessia ole automatisoitu?
Sääntöpohjaista automaatiota on hyödynnetty jo vuosien ajan ja osa onkin automatisoinut prosessia jo jonkin verran. Perinteisen automaation rakentaminen ja ylläpitäminen vaativat valtavan manuaalisen työn ja silti automaatio ei useinkaan toimi. Mikäli asiakkaan lähettämästa laskusta puuttuu jokin automaatiota vaativa tietokenttä tai se on väärässä paikassa, automaatiosäännöt jäävät toteutumatta. Uskoisin, että suuresta työmäärästä sekä toimivuuden haasteista johtuen sääntöpohjainen automaatio ei ole onnistunut nostamaan automaatioastetta nykyistä korkeammalle tasolle.
Tekoälyn kehitys on edennyt vasta hiljattain sille tasolle, että sen käyttöönotto on tullut edulliseksi ja helpoksi. Nykyään tekoälyn käyttöönotto taloushallinnossa ei vaadi IT-kehitysprojekteja, vaan sen käyttöönottaminen on hyvin helppoa ja nopeaa.
Kolmanneksi hyvin harva yritys oikeasti tietää, kuinka paljon ostolaskujen käsittely oikeasti koko organisaatiota työllistää. Ostolaskujen käsittelijöitä on liiketoiminnassa usein satoja, jolloin käytetty aika jakaantuu hyvin monelle henkilölle ja siitä syystä näyttäytyy pienempänä työmääränä, kuin mitä se todellisuudessa onkaan.
Mikäli työ olisi keskittynyt selkeämmin, käytetty aika tulisi paremmin esille. Lisäksi liiketoiminnassa käytettyä aikaa ei välttämättä nähdä kuluna, koska laskujen käsittely sisältyy heidän työnkuvaansa. Jos ajattelet näin, niin pyytäisin pysähtymään miettimään, mitä säästetyllä ajalla voitaisiin saada liiketoiminnan näkökulmasta aikaiseksi.
Tiedän kokemuksesta, että liiketoiminnassa laskujen käsittely nähdään usein vastenmielisenä hallinnollisena työnä, josta haluttaisiin päästä eroon. Kuitenkin tämäkin työ tehdään usein mukisematta, koska niin vain kuuluu tehdä.
Arvoisa taloushallinnon asiantuntija, mikäli haluat tehdä organisaatiossasi valtavan tuottavuusloikan, niin suosittelisin perehtymään tämän päivän tekoälyn tarjoamiin mahdollisuuksiin taloushallinnossa. Uskon, että tulet yllättymään, miten paljon tekoälyllä voidaan saada aikaiseksi. Lisäksi liiketoiminnasta tulet varmuudella saamaan kiitoksia kädenojennuksesta.
Tutustu tarkemmin ostolaskuja automatisoivaan tekoälyyn tuottamamme kattavan materiaaliin kautta!
