Snowfox.AI
  • Tuote
    • Toiminnallisuudet
    • Tietosuoja
    • Tietoturva
    • Hinnoittelu
  • Kokemuksia
  • Yritys
  • Blogi
  • Tietopankki

Ota yhteyttä

Ota yhteyttä

Close

Haluatko kokeilla Snowfoxia ilmaiseksi?

Close

Tekoälyn ja sääntöpohjaisen automaation yhteispeli ostolaskujen käsittelyn automatisoinnissa

Tuomas Haapsaari

blog_background

Tekoäly on yleistymässä kovaa vauhtia ostolaskuprosessin automatisoinnissa. Tälle on hyvin yksinkertainen syy: Tekoälyn avulla on saatu automatisoitua sellaistenkin ostolaskujen käsittely, joita ei olla perinteisin menetelmin saatu automatisoitua. Avaan tässä kirjoituksessa teemaa hieman tarkemmin.

Vaikka tekoäly onkin kehittynyt vauhdilla ja sen tuomat tulokset ovat olleet hyviä, ei perinteinen sääntöpohjainen automaatio ole häviämässä mihinkään. Uskon, että sääntöpohjainen automaatio tulee säilyttämään paikkansa tekoälyn rinnalla jatkossakin. Tällä hetkellä vahvin kombinaatio on näiden teknologioiden yhdistelmä.

Mikä sääntöpohjainen automaatio?

Sääntöpohjaisesta automaatiolla tarkoitan ostolaskujärjestelmien tarjoamaa automaatiota, joka toimii niin, että määritetään käsin automaatiosääntö esimerkiksi tietyn toimittajan taakse. Aina kun kyseinen toimittaja lähettää laskun, laitetaan se automaattisesti tietylle henkilölle tarkastettavaksi ja tiliöidään automaattisesti ennalta määrätyllä tavalla.

Toinen tapa sääntöpohjaisen automaation hyödyntämiseen on tehdä esimerkiksi vuokrakulujen taakse sääntö, jonka avulla vuokralasku tiliöityy automaattisesti ennalta määrätyllä tavalla ja siirtyy automaattisesti kirjanpitoon ilman tarkastus- ja hyväksymisketjua.

Perusidea sääntöpohjaisella automaatiolla on se, että ihminen luo järjestelmään säännön, jota ostolaskujärjestelmä hyödyntää ostolaskujen käsittelyprosessin automatisoinnissa.

Sääntöpohjaisen automaation vahvuus on toistuvaislaskuissa. Kun yrityksenne vastaanottaa toistuvasti samoja laskuja, niiden käsittely kannattaa ehdottomasti automatisoida järjestelmän sääntöpohjaisella automaatiolla niin pitkälle kuin mahdollista.

Haasteeksi sääntöpohjaisessa automatisoinnissa muodostuvat ei-toistuvat laskut. Mitä enemmän on epäsuoria hankintoja, jotka eivät sellaisenaan toistu, sitä vaikeampaa sääntöpohjaisen automaation laajamittainen hyödyntäminen on.

 

Sääntöpohjaisella automaatiolla saavutettu automaatioaste

Tapaan jatkuvasti keskisuuria ja suuria yrityksiä ostolaskuprosessin automatisoinnin tiimoilta ja käyn aina läpi heidän nykytilansa ja tulevaisuuden tavoitteet ostolaskuprosessin automatisoinnin suhteen. Täysin normaali automaatioaste ei-tilauksellisten ostolaskujen käsittelyprosessin osalta on 0% - 30%. Todella harvalla yrityksellä automaatioaste on yli 40% ei-tilauksellisten laskujen osalta.

Kun tiedetään, että manuaalinen kiertoonlähettäminen ja tiliöinti on erittäin kallista (~10€ per ostolasku), ymmärretään, että ostolaskuprosessi tulee yrityksille erittäin kalliiksi matalan automaatioasteen takia.

Tekoälyn rooli ostolaskuautomaatiossa

Tekoälyä varten ei tarvitse tehdä yhtään automaatiosääntöä, vaan se luo automaatiosäännöt itse.

"Tekoäly opetetaan historian ostolaskuaineistolla, josta se luo automaatiosäännöt täysin itsenäisesti. Näin ollen tekoälyn käyttöönotto on hyvin tehokasta ja automaatiohyödyt saadaan nopeasti irti."

Mitä tekoäly osaa ostolaskuille tehdä?

Tekoäly osaa tiliöidä ja reitittää tarkastajalle automaattisesti ne ostolaskut, joita sääntöpohjaisella automaatiolla ei ole pystytty automatisoimaan ja jotka muutoin jouduttaisiin käsittelemään manuaalisesti.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kun vastaanotatte ostolaskun, käyttämänne ostolaskujärjestelmä katsoo ensin, löytyykö kyseiselle ostolaskulle järjestelmään luotua automaatiosääntöä. Mikäli sääntö löytyy, järjestelmä hyödyntää sitä ostolaskun automatisoinnissa. Mikäli sääntöä ei löydy ja lasku menisi manuaalikäsittelyn piiriin, lähetetäänkin tällaiset laskut tekoälyn tiliöitäväksi ja reititettäväksi.

Tekoäly tiliöi ostolaskun siten, että se ennustaa jokaisen käyttämäänne tiliöintidimension hyödyntämällä historian tiliöintejänne. Historian ostolaskumassasta tekoäly luo yrityskohtaisen tekoälymallin, jota hyödyntämällä se ennustaa, kuinka kyseessä oleva ostolasku pitää tiliöidä. Tiliöinnin lisäksi tekoäly ennustaa laskulle myös tarkastajan.

Tekoäly antaa jokaiselle tekemälleen ennusteelle luottamusarvon, joka kuvastaa tekoälyn ”itsevarmuutta” kyseiselle ennusteelle. Mitä korkeampi luottamusarvo on, sitä todennäköisemmin ennuste menee oikein. Mitä matalampi luottamusarvo on, sitä todennäköisemmin ennuste voi sisältää virheen.

Luottamusarvoa hyödynnetään esimerkiksi siten, että vain ne ennusteet, jotka ylittävät asetetun luottamusarvorajan, hyödynnetään automatisoinnissa. 

Tekoälyn ja sääntöpohjaisen automaation hybridillä parhaisiin tuloksiin

Kuvaamallani sääntöpohjaisen automaation ja tekoälyn kombinaatiolla päästään usein yli 90% automaatioasteeseen ostolaskujen käsittelyssä. Eli enää alle 10% laskuista tarvitsee manuaalista tiliöintiä ja reitittämistä. Suosittelemmekin asiakkaitamme ottamaan käyttämänsä ostolaskujärjestelmän automaatiosta hyödyt irti sääntöpohjaisella automaatiolla toistuvaislaskuille ja antamaan loput laskut tekoälyn käsiteltäväksi. Näin säästyy valtavasti manuaalista työtä (rahaa) ja ostolaskujen käsittely helpottuu merkittävästi.

Tutustu tarkemmin ostolaskuja automatisoivaan tekoälyyn kattavasta oppaastamme!

Tekoäly ostolaskujen käsittelyprosessin automatisoinnissa -opas

Tekoäly, Automaatio

Uusimmat kirjoitukset

Tekoäly on vakiinnuttanut paikkansa ostolaskuautomaatiossa - oletko jo mukana?
Snowfox.AI kumppanoituu Mediuksen kanssa tarjotakseen tekoälyä osana Mediuksen ostolaskujärjestelmää
Tekoäly automatisoi ostolaskuautomaation rakentamisen
Tästä syystä et saa rakennettua toimivaa ostolaskuautomaatiota perinteisillä menetelmillä
FAQ - Usein kysyttyjä kysymyksiä

Aihealueet

Automaatio
Tekoäly
Ostoreskontra
Ostolaskujärjestelmät
Talousjohtaminen
Tekoäly ostolaskujen käsittelyprosessin automatisoinnissa -opas

Aiheesta lisää

Tekoäly vie ostolaskuautomaation uudelle aikakaudelle

Tekoäly Ostoreskontra Automaatio

Milloin ostolaskuja automatisoiva tekoäly kannattaa ottaa käyttöön?

Tekoäly Talousjohtaminen Automaatio

Taloushallinnon rooli ja osaamisvaatimukset muuttuvat, mutta työ ei katoa

Talousjohtaminen Ostoreskontra Automaatio

Haluatko kokeilla Snowfoxia ilmaiseksi?

logo-symbol
Snowfox.AI automatisoi ostolaskujen käsittelyä

Snowfox.AI palvelu osaa reitittää ja tiliöidä ostolaskut täysin automaattisesti tekoälyn avulla. Manuaalinen työ poistuu.

Kokeile ilmaiseksi


Palvelu
  • Toiminnallisuudet
  • Tietoturva
  • Hinnoittelu
  • Tietosuojaseloste
Resurssit
  • Blogi
  • Kokemuksia
  • Tietopankki
  • Service Desk
Yritys
  • Meistä
  • Yhteys
Yhteystiedot

Snowfox.AI
Kaisaniemenkatu 1 B, 6. krs
00100 Helsinki
Y-tunnus: 2937591-4

Myynti: +358 50 466 7769 / Tuomas Haapsaari
Tuki: +358 44 280 0185 / Susanna Kuusisto


logo-full-white

Osa Bravedo konsernia

© Snowfox.AI