Tekoälyn mahdollisuuksista on puhuttu paljon viime vuosina. Erilaisia käyttökohtia on heitelty ilmoille ja on ennustettu, että se voisi olla ratkaisu toistuvien rutiinitöiden korvaamiseen. Viime vuosien laskentakapasiteetin valtava kehitys ja voimakkaasti lisääntynyt datan määrä ovat mahdollistaneet tekoälyn yhä järkevämmän hyödyntämisen.
Tekoäly on näin ollen ehtinyt yrityksien käyttämiin palveluihin ja nyt myös taloushallintoon. Syynä on se, että taloushallinnon tehtävät pitävät sisällään paljon toistuvia rutiininomaisia tehtäviä, joissa kone voi helposti auttaa ihmistä. Konkreettisia käyttökohtia tekoälylle on taloushallinnossa vaikka kuinka paljon ja lisää ratkaisuita syntyy varmuudella jatkossakin.
Tekoäly ostolaskujen käsittelyssä
Ostolaskujen käsittely on yksi taloushallinnon aikaa vievimmistä prosesseista sen manuaalisen työmäärän takia. Taloushallinnon lisäksi ostolaskujen käsittely vie paljon aikaa myös liiketoiminnassa laskun tarkastajilta ja hyväksyjiltä.
Suurimmat aikasyöpöt ovat ostolaskujen manuaalinen kiertoonlaitto laskun tarkastajalle ja hyväksyjälle sekä ostolaskujen manuaalinen kohdentaminen eri dimensioille. Mitä enemmän ostolaskuja yrityksessä on, sitä enemmän on myös yleensä ostolaskujen tarkastajia ja hyväksyjiä. Ilman automaatiota yhden ostolaskun manuaalinen kiertoonlaitto vie aikaa jopa minuutista kahteen minuuttiin kaikkine selvittelyineen.
Ostolaskut siis reititetään ostoreskontrasta liiketoimintaan käsiteltäväksi. Kun lasku saapuu liiketoimintaan, niin siellä ostolaskun lisätään manuaalisesti laskun kohdennukseen käytettävät dimensiot, kuten kirjanpidon tili, kustannuspaikka, projekti ja alv-koodi sekä muita kohdennuksia yrityksen käytännöistä riippuen. Tämä vaihe vie liiketoiminnassa useita minuutteja per lasku.
Tässä vaiheessa on tärkeää huomata, että liiketoiminnoissa laskun tarkastajat ja hyväksyjät ovat yleensä päällikkö tai johtaja -nimikkeellä toimivia henkilöitä, jotka ovat myös yrityksen kovapalkkaisimpia työntekijöitä. Tästä johtuen liiketoiminnassa käytettävä aika ostolaskujen manuaaliseen käsittelyyn on yrityksille yllättävän kallis kulu, jota juuri mikään yritys ei seuraa. On totuttu siihen, että ostolaskut täytyy käsitellä ja se nyt sattuu olemaan hyvin manuaalinen prosessi.
Kuinka paljon ostolaskujen käsittely maksaa?
Otetaanpa esimerkki. Yritys Oy Ab vastaanottaa vuosittain 100 000 ostolaskua. Heillä ostolaskut esikäsitellään ostoreskontrassa, josta ne ohjataan kiertoon liiketoimintaan laskun tarkastajalle. Liiketoiminnassa laskut tarkastetaan, tiliöidään ja hyväksytään, jonka jälkeen palautetaan ostoreskontraan maksatettavaksi ja kirjattavaksi kirjanpitoon.
Automaatioaste yritys Oy Ab:lla on 0% eli kaikki laskut käsitellään manuaalisesti.
Ostolaskujen manuaalinen reitittäminen vie keskimäärin 2 minuuttia per lasku. Kuukausittain käytettyyn työaikaan muutettuna tämä tarkoittaa, että yritys Oy Ab käyttää ostoreskontrassa noin 275 tuntia pelkästään ostolaskujen reitittämiseen.
Kun lasku päätyy ostoreskontrasta liiketoimintaan, siellä käytetään keskimäärin 5 minuuttia aikaa yksittäisen laskun tarkistukseen ja tiliöintiin. Tiliöinnissä laskulle asetetaan oikeat dimensiot, kuten tili, kustannuspaikka, alv-koodi, projekti, ym.
Lasketaan, että johtajan/päällikön palkka on sivukuluineen noin 15 000€ / kk (kaikkine sivukuluineen noin 2x palkkakulu). 5 minuuttia tarkoittaa noin 7,8€ kustannusta. Mikäli johtaja tiliöi viikossa 30 ostolaskua hän käyttää tähän aikaa noin 2,5 tuntia / viikko. Kuukaudessa tämä tarkoittaa noin 10 tuntia. Kokonaistyöaikaan prosentuaalisesti suhteutettuna johtaja käyttää aikaansa tässä tapauksessa jopa 6,25% ostolaskujen tiliöintiin.
Pelkästään liiketoiminnasta aiheutuva kuukausitason kustannus yritykselle tässä esimerkissä on noin 925€ per kuukausi per tiliöivä johtaja. Kun laskuja tiliöiviä johtajia on yrityksissä kymmeniä tai jopa satoja, niin kustannus manuaaliselle työlle on kohtuuton.
Tämän lisäksi ostolaskujen käsittelyyn käytetty aika on suoraan pois liiketoiminnan edistämisestä. Kuukausitasolla liiketoiminnassa voitaisiin käydä useampi asiakasneuvottelu siinä ajassa, mitä ostolaskujen käsittelyyn käytetään. En ole myöskään vielä kertaakaan kuullut, että liiketoiminnassa erityisesti tykättäisiin ostolaskujen tiliöinnistä.
Miten tekoäly automatisoi ostolaskujen käsittelyä?
Tekoäly ostolaskujen käsittelyssä on nimensäkin mukaisesti itseoppiva ja kehittyvä todennäköisyyslaskentamoottori. Se koulutetaan tehtäväänsä syöttämällä sille ostolasku- sekä tiliöintihistoriadataa 3kk – vuoden ajalta. Historiadatan perusteella tekoäly rakentaa omaan laskentamalliinsa säännöt ostolaskujen tiliöinneille ja reitittämiselle. Historiadatan perusteella tekoäly osaa ennustaa uusille ostolaskuille tiliöintidimensiot sekä kiertoonlaiton täysin automaattisesti.
Snowfox.AIn tekoäly kytkeytyy ostolaskujen käsittelyjärjestelmän kylkeen valmiilla rajapinnoilla. Yhteispeli järjestelmän oman automaation kanssa sujuu saumattomasti. Ostolaskujärjestelmä tunnistaa ne ostolaskut, joille ei järjestelmän puolesta löydy automaatiota ja vain ne laskut tulevat tekoälyn käsiteltäväksi. Yhdessä sääntöpohjaisen automaation ja tekoälyn avulla päästään todella korkeaan automaatioasteeseen.
Lue lisää tekoälystä kattavasta materiaalista!
