Asiakastarina: Cramo

Cramo-konserni on Euroopan johtava rakennusalan vuokrauspalvelujen tarjoaja, joka toimii 17 eri maassa. Tarjontaan kuuluu rakentamista, saneeraamista ja kunnossapitoa tukevia palveluja. Cramo haluaa lisätä asiakkaiden tehokkuutta ja tuottavuutta työmaapalveluiden ja digitaalisten ratkaisuiden avulla. Cramo Finland Oy on osa Boels-Cramo -konsernia. Boels-Cramolla on toimintaa 17 maassa ja 750 toimipisteessä, joista 200 sijaitsee Pohjois-Euroopassa. 

Satoja tuhansia ostolaskuja manuaalikäsittelyssä

Cramo vastaanottaa vuositasolla useita satojatuhansia ostolaskuja. Laskuja tarkastavien henkilöiden määrä on todella suuri. Laskuja tarkistetaan monessa eri maassa, mutta laskut reititetään keskitetysti Suomessa. Cramo tarvitsi tiliöinnin automatisoinnin lisäksi laskujen reittitämiseen kovasti apua. Lisäksi ostolaskuprosessia oli tarve parantaa ja automatisoida muiltakin osin. 

Ennen Snowfoxia vain noin 10% kaikista laskuista käsiteltiin automaattisesti ostotilausten tai maksusuunnitelmien avulla. Tämä tarkoitti sitä, että 90% laskuista, vaati manuaalista tiliöintiä tai kiertoonlähetyksen. Vaikka järjestelmään oltiin  luotu sääntöjä automaatiotason parantamiseksi, ne osoittautuivat rajallisiksi. 

Ostolaskujen reitittäminen oli Cramon ostoreskontralle todella työläs prosessi. Tarkastajan löytäminen ostolaskuille vaati valtavasti aikaa, ja laskuja oli vaikea saada kiertoon ajallaan. Tilannetta kuormitti entisestään ostolaskujen tiliöiminen manuaalisesti muille kuin Pohjoismaille. Laskujen tiliöinti Pohjoismaissa on liiketoiminnassa laskun tarkastajan vastuulla. Manuaalityön määrä aiheutti kiireen tuntua ostorekontratiimissä. Lisäksi ostoreskontran palvelutaso kaipasi parannusta. Näiden pulmien keskellä Cramon Emilia Niskanen innostui välittömästi siitä, mitä Snowfox.AI tarjosi avuksi tilanteeseen.

Miksi tekoäly päätettiin ottaa mukaan ostolaskuprosessiin?

Ostolaskujen käsittelyyn liittyvää manuaalityötä haluttiin vähentää merkittävästi. Sekä laskujen tiliöintityötä että kiertoonlähetystä haluttiin automatisoida mahdollisimman paljon. Aiemmin suuren manuaalityön johdosta laskujen kiertoaika oli pitkä ja laskuja maksettiin jonkin verran myöhässä. Reklamaatioita tuli tämän takia sekä Cramolta sisäisesti, että toimittajilta.

Automaation myötä haluttiin myös parantaa ostoreskontran työntekijäkokemusta. Kiirettä haluttiin vähemmäksi ja työtä mielekkäämmäksi. 

Käyttöönotto sujui ketterästi

Cramon näkökulmasta käyttöönotto oli nopea ja ketterä ja sisälsi sopivasti tapaamisia ja keskusteluja. Snowfox.AI kytkettiin valmiilla rajapinnoinna Cramon käyttämään BaswareP2P ostolaskujärjestelmään. Cramon haasteet otettiin hyvin huomioon tekoälymallien kouluttamisessa ja taustatyöt oli tehty hyvin. Käyttöönotto sujui kaikkinensa oikein hyvin. 

”Käyttöönotto oli kokonaisuudessaan asiakaslähtöinen. Ketteryys on kuvaavin sana Snowfox.AI:n käyttöönotolle” Emilia Niskanen toteaa.

Tekoälyn toimintamalli vaati alkuun opettelua ja luottamusta 

Tekoälyn käyttöönottoon liittyi jonkin verran skeptisyyttä. Ennen tekoälyä kaikki automaatio oli perustunut yksittäisiin sääntöihin eikä tekoälystä ollut aiempaa kokemusta. Henkilöstölle tuotti jonkin verran haasteita luottaa tekoälyn oikeellisuuteen, koska tekoälyn päätelmiä ei voi käytännössä kontrolloida. On vain luotettava, että tekoäly hyödyntää laskuilta kaiken tiedon ja tekee päätelmät niiden perusteella. Aiemmin, kun jokainen automaatiosääntö oli luotu itse, tiesi tarkalleen mihin ne perustuivat. Kuitenkaan pelkkien sääntöjen avulla automaatiota ei saatu rakennettua kuin 10%:lle laskuista, mikä johti valtavaan manuaaliseen työkuormaan.

Onneksi tekoäly on kuitenkin osoittanut kyvykkyytensä käytännössä ja siihen on alettu luottaa oikeellisten ennusteiden myötä. Tämä vaihe on ollut Cramon kannalta todella tärkeä oppimatka tekoälymaailmaan. 

Tekoäly on nostanut ostolaskuautomaation täysin uudelle tasolle

Snowfox.AI ennustaa tekoälyn avulla Cramolle ostolaskujen tiliöinnin kaikkine seurantakohteineen sekä hyväksyntäketjun. Aiemmin lähes kaikki laskut pysähtyivät ostoreskontrassa ennen laskujen välittämistä asiatarkastajille. Nyt kun Snowfox.AI ennustaa laskulle tiliöinnin sekä tarkastusketjun, niin iso osa laskuista saadaan tarkastajalle automaattisesti ilman ostoreskontran alkutarkastusta. Ainoastaan sellaiset laskut, joiden tiliöinnistä tai asiatarkastajasta tekoäly ei ole riittävän itsevarma, pysähtyvät ostoreskontrassa tarkastettavana. 

Automaatiotaso on noussut 10% tasolta yli 80% tasolle. Cramon voluumeilla tämä tarkoittaa vuositasolla satojatuhansia automatisoituja laskuja. 

Automaatiotason merkittävä nousu saavutettiin ripeästi tuotantoon menon jälkeen. Asiakkaan näkökulmasta automaatio saavutetaan vaivattomasti. Snowfox hoitaa tekoälyn kouluttamisen ja automaation kehittymisen, joten asiakkaan ei tarvitse käyttää aikaa sääntöjen valmisteluun tai ylläpitoon. Tuotannossa ollessa Snowfox.AI:n tekoäly päivittää myös itseään jatkuvasti, mikä tarkoittaa sitä, että järjestelmä kehittyy ja pysyy ajan tasalla muutoksista huolimatta.

Snowfox.AI:n lisääminen ostolaskujärjestelmän yhteyteen onkin osoittautunut todella hyväksi ratkaisuksi. Snowfox.AI vastasi automaatiotarpeisiin yli odotusten.

Snowfoxin käyttöönoton myötä laskujen kiertoon laittamiseen kulunut aika on kutistunut huomattavasti, käytännössä vain viiteen prosenttiin(5%) siitä, mitä siihen ennen Snowfoxia käytettiin. Erityisesti maissa, joissa suuri osa laskuista saapuu PDF-muodossa, laskujen reitittäminen oli ollut äärimmäisen haastavaa. 

Emilia Niskanen iloitsee saavutettua automaatiota: “Nyt ostolaskut lähtevät saapumisen jälkeen minuutissa asiatarkastajalle, kun Snowfox tekee tiliöinnit ja reitittää laskut. Laskun reitittämisen lähestulkoon poistuminen Snowfoxin toimesta on ollut mieletön juttu.”

Tekoäly tukee järjestelmän sisäistä sääntöpohjaista automaatiota

Snowfox.AI käsittelee Cramolle vain ne ostolaskut, joille ei ole Baswaren sisäistä automaatiota. Näin ollen tekoäly tukee järjestelmän sisäistä automaatiota ja auttaa Cramoa saavuttamaan mahdollisimman automatisoidun ostolaskuprosessin. 

Perinteiset sääntöpohjaiset ratkaisut eivät toimineet PDF-laskuille, joten Snowfox.AI:n vaikutus tähän ongelmaan oli ilmeinen. Tekoäly osoittautui erityisen taitavaksi myös asiatarkastajan ennustamisessa PDF-muotoisille laskuille. Ilman Snowfox.AI:ta tätä ongelmaa ei olisi voitu ratkaista.

“On hyvä, että voimme yhdistää järjestelmän automation ja Snowfox.AI:n. Ostolaskujärjestelmä taipuu tiettyyn asti, mutta Snowfox.AI:lla voimme täydentää sitä. Lisäksi Snowfox.AI tekee ennusteet myös niille laskuille, joissa toimittaja on uusi.”

Tyytyväisempi ostoreskontratiimi 

Manuaalityö on vähentynyt todella paljon ostoreskontrassa kokonaisuudessaan ja kiireen tuntu on vähentynyt. Tiliöintien tekeminen on muuttunut enemmän laadun ja oikeellisuuden tarkistamiseksi. Nyt voidaan käyttää enemmän aikaa esimerkiksi verokoodien tarkastamiseen. Vapautunutta aikaa voidaan käyttää myös taloushallinnon muihin kehityskohteisiin sekä asiakaspalvelulle. 

“Tykkään, että tiimini voi siirtyä koko ajan enemmän asiantuntijoiksi. Se on ihmisten arvostamista, että saadaan lisää vaativuutta työhön. Palvelutaso on noussut ja henkilöstön tyytyväisyys ostoreskontrassa parantunut. Henkilöstön panos on käytetty paljon tehokkaammin kuin ennen Snowfox.AI:ta.”

Ostoreskontra on päässyt myös yksittäisten laskujen kliksuttelusta laajentamaan työtehtäviä. Tästä Emilia on todella hyvillään: “Tuntuu mukavalta  antaa alaisilleen analyysiin ja tekoälyyn liittyviä tehtäviä.”

Prosessin parantumisen ja henkilöstön tyytyväisyyden myötä Cramon Ostoreskontran palvelutaso on noussut ja tämä on huomattu myös eri sidosryhmissä. Paremman palvelun myötä ostoreskontraan on sadellut positiivista palautetta. “Saatiin eilen ostolasku, ja se meni jo tänään maksuun”

Jatkuva palvelu

Snowfox.AI:n jatkuvan palvelun malliin ollaan tyytyväisiä ja Emilia toivookin ketteryyden säilyvän. Snowfox.AI:n kanssa tavataan säännöllisesti ja tarvittaessa laitetaan sähköposteja. Emilia arvostaa tätä mallia sen lisäksi, että Snowfoxin analytiikka ja applikaatio ovat hyvin toimivia ja palvelun käyttöä tukevia työkaluja.

“Snowfox on aina kysynyt miten menee ja kuunnellut meitä. Se on tärkeää.”

Emilia toteaa hyvin fiksusti, että yhteinen matka tekoälymaailmaan on ollut tärkeä polku kuljettavaksi Cramon henkilöstölle: “Snowfox on ohjannut Cramoa sääntöpohjasesta maailmasta tekoälymaailmaan. Koen, että Snowfoxin kanssa saamme olla mukana taloushallinnon edelläkävijyydessä. Olen myös oppinut paljon tässä yhteistyössä” 

Saavutetut hyödyt

• Laskun kiertoonlähettämiseen käytetty aika on vähentynyt todella paljon, käytännössä viiteen prosenttiin (5 %) siitä ajasta, mitä reitittämiseen käytettiin ennen Snowfoxia. 
• Myös PFD laskuille saavutettiin korkea automaatio. 
• Suuret laskumäärät pystytään käsittelemään maltillisella tiimillä: Henkilöstön panos on käytetty tehokkaammin. Ostoreskontran resurssitarve on vähentynyt.
• Lasku lähtee itsenäisesti liikkeelle hetkessä, kun Snowfox määrittää tarkastajan ja tiliöinnin ja järjestelmä lähettää laskun eteenpäin. 
• Cramon palvelutasot ovat nousseet ja positiivinen palaute lisääntynyt sisäisiltä sidosryhmiltä Snowfoxin käyttöönoton jälkeen
• Tiliöintien laatu on parantunut. Virheet ovat vähentyneet tekoälyn myötä.
• Henkilöstö on tyytyväisempi, kiire on vähentynyt.

Emilia suosittelee Snowfoxia kaikille

“En näe paikkaa missä Snowfox.AI tekoälypalvelua ei voisi kokeilla. Kaikki ostoreskontrat maailmassa kamppailevat manuaalisen tiliöinnin, reitityksen, verojen ja laskun kierron nopeuden kanssa.”