Asiakastarina: Hartela

Hartela on kotimainen perheyhtiö ja yksi Suomen suurimmista ja tunnetuimmista rakennusliikkeistä. Kymmenen vuotta sitten Hartelan kaikki talouden prosessit keskitettiin saman katon alle palvelukeskukseen. Sen avulla yhtenäistettiin ja yhdenmukaistettiin talouden peruspalvelut. Tällä hetkellä toimitaan samojen prosessien mukaisesti kaikissa konserniyhtiöissä vain ostolaskujen tarkastajat ja hyväksyjät vaihtelevat.

Talouden palvelukeskuksen vetäjänä toimii Leena Joki, jolla on pian neljän vuosikymmenen kokemus Hartelasta. Hän kokee olleensa aina vahvasti kehittäjän roolissa ja toimii osallistavana suunnannäyttäjänä uudelle polvelle, kun käynnissä on tekoälyn ja automaation myötä merkittävä muutos myös taloushallinnossa. 

Talouden tiekartalle vankka pohja

Vuonna 2021 yhtiössä käytiin läpi mittava muutos, kun talouden järjestelmä vaihdettiin ja käyttöön otettiin IFS Finance -järjestelmä. Ajatus tekoälyn tuomisesta taloushallinnon prosesseja sujuvoittamaan, erityisesti ostolaskujen käsittelyyn, oli kytenyt Leena Joen mielessä jo pitkään. 

Talousjärjestelmän käyttöönotto kuitenkin laittoi ajatuksen hetkeksi hautumaan, kunnes koko talouden tiekartta olisi uuden järjestelmän myötä selkiytynyt, ja myös henkilöstöltä vapautunut riittävästi aikaa.

“Kun vaihdoimme talouden järjestelmää, se oli kahden vuoden projekti. Snowfoxin tekoälyn käyttöönotto vasta sen jälkeen oli oikea marssijärjestys”, toteaa Leena Joki.

Tekoäly sujuvoittamaan ostolaskujen käsittelyä

Hartelan talouden palvelukeskuksessa käsitellään vuosittain noin 60 000 ostolaskua. Ostolaskujärjestelmänä käytössä on Rillion. 

Jo entuudestaan Rillion oli tuonut ostolaskujen käsittelyyn automaatiota ja se esimerkiksi tarjosi tiliöintiehdotuksia laskuille. Siitä huolimatta käsittelyprosessiin jäi manuaalikäsiteltäviä ostolaskuja vielä huomattavasti ja selvittelytyötä myös jouduttiin tekemään enemmän.

Ostoreskontrasta vastaava Tiina Huhta muistelee, että näpyttelyä oli tuolloin vielä paljon: 

“Projektinumero eli viite piti aina lisätä manuaalisesti, ja sekin piti selvittää laskulta sekä lisätä vielä omaan viitekenttäänsä. Nykyään, kun tekoäly hoitaa prosessia sujuvasti, tarvitaan parhaimmillaan vain pari kliksautusta ja lasku menee kiertoon”.

Kun talouden perusta oli hyvässä kunnossa, oli aika ottaa yhteyttä Snowfoxiin, johon Leena Joki oli törmännyt jo muutama vuosi aiemmin Rillionin asiakaspäivillä. Snowfox tarjosi Hartelalle ilmaista tekoälyn kyvykkyystestiä, jossa Hartelan omalla ostolaskudatalla testattiin tekoälyn toimivuutta. Testin tulokset vakuuttivat ja sen jälkeen päätös oli helppo ja turvallinen tehdä. 

“Tekoälyn kyvykkyystestin hyvät tulokset ja sujuva prosessi vahvistivat myös itselle, että olemme oikealla tiellä enkä lupaa mitään sellaista mitä ei ehkä saataisikaan”, kiittelee Leena Joki.

Tähtäimessä oli vähentää merkittävästi laskujen tarkastukseen käytettävää aikaa sekä liiketoiminnassa että ostoreskontrassa sekä nostaa automaattisesti tiliöityjen laskujen määrää jopa 91 prosenttiin kaikista laskuista.

Käyttöönotosta tuloksiin jo päivästä yksi

Tekoälyn käyttöönotto ei vaadi erillistä IT-projektia ja Snowfox kytkeytyy lisätoiminnallisuudeksi yrityksen ostolaskujärjestelmään helposti. Kun käyttöönottoon ryhdyttiin, se sujui Hartelan talouden palvelukeskuksessa ongelmitta. 

“Käyttöönotto meni sutjakasti ja helposti. Ei mitään ihmeempää ongelmaa ollut”, Tiina Huhta muistelee Snowfoxin tekoälyn käyttöönottoprosessia.

Nyt Snowfoxin tekoäly on pyörittänyt Hartelan ostolaskuja vuoden päivät, ja lupaukset ovat täyttyneet, vahvistaa Leena Joki. Ennen käyttöönottoa arvioitiin, että tekoäly pystyy ennustamaan oikean litteran noin 70 prosentin ja muut tiliöintidimensiot noin 90 prosentin tarkkuudella.

“Tekoäly on ollut noin vuoden oppilaana ja olemme oikein hyvässä ennustetasossa.”

Tekoäly on Hartelassa otettu ilolla vastaan, sillä ostolaskuissa on aiempaa huomattavasti vähemmän korjattavaa ja selvitettävää. 

 “Jollei tietäisi, että siellä on tekoäly toiminnassa, niin ei uskoisi. Niin huomaamaton se on”, Leena Joki toteaa.

Tärkeimmiksi Snowfoxin ostolaskutekoälyn hyödyiksi Leena Joki ja Tiina Huhta mainitsevat ajansäästön, laskujen oikeellisuuden ja nopeamman laskujen kierron. Snowfox on tuonut paljon helpotusta myös laskujen käsittelyyn. Projektilaskujen numerointi ja tietojen etsiminen on nopeutunut huomattavasti. Aikasyöppöjä ovat usein pieniltä tuntuvat asiat:

“Esimerkiksi, jos laskulla lukee vain osoite, tekoälyn ennustama projektinumero nopeuttaa käsittelyä, sillä sen ennuste on pääsääntöisesti oikein. Aiemmin projektinumero piti mennä katsomaan erillisestä Excelistä, kirjoittaa osoite sinne ja katsoa mikä projektinumero on.” Tiina Huhta kuvaa tyypillistä tilannetta.

Leena Joki haluaa antaa Snowfoxille vielä erikoismaininnan säännöllisistä palavereista. “Meillä on edelleen kuukausittaiset läpikäynnit käytössä Customer Success -tiimin kanssa. Se on ollut tosi kiva eikä olla jääty yksin. Teknisesti kaikki on myös toiminut hyvin”.

Kaiken kaikkiaan Snowfox on ollut onnistunut ratkaisu Hartelan tiimille, ja se on tuonut heille selkeitä etuja automatisoinnin ja tekoälyn avulla.

Tekoäly on tuonut Hartelalle useita hyötyjä:

• Aikaa säästyy merkittävästi: Tekoäly ennustaa oikean litteran 70% ja muut tiliöintidimensiot 90% tarkkuudella
• Laskut ovat oikein tiliöity: Virheiden määrä on vähentynyt
• Laskujen kierto on nopeampaa: Maksuaika lyhenee ja maksuvalmius paranee
• Työ on helpompaa: Rutiinitehtävät automatisoituvat ja työntekijät voivat keskittyä vaativampiin tehtäviin