Företag bör se sin ekonomiska förvaltning som en strategisk tillgång, det är såväl ledande ekonomer som leverantörer av mjukvara inom automatiserad fakturahantering överens om. Vi instämmer helt och fullt, men vill tillägga att det inte alltid är helt lätt att åstadkomma en förändring.
Faktum är att många företag saknar den tid och de resurser som krävs för att kunna förändra sin ekonomiska administration, ironiskt nog ofta för att deras nuvarande processer hindrar dem från att arbeta effektivt. Känns det igen? Den goda nyheten är att ni kan lösa flaskhalsarna genom att identifiera och åtgärda dess symptom.
I den här artikeln tittar vi närmare på fyra av de vanligaste symptomen:
Symptom 1: Manuellt administrativt arbete slukar värdefull tid, både från affärsenheter och ekonomienhet
Symptom 2: Lång processtid från inköp till betalning
Symptom 3: Låg konteringskvalitet
Symptom 4: Den ekonomiska förvaltningen betraktas som en administrativ kostnad
Symptom 1: Manuellt administrativt arbete slukar värdefull tid, både från affärsenheter och ekonomienhet
Många ekonomienheter utför fortfarande en stor del av sitt arbete manuellt. Bland de mest tidskrävande uppgifterna hittar vi granskning, godkännande och kontering av leverantörsfakturor. När varje steg i processen sköts manuellt kan det ta flera minuter att hantera en enda faktura. Du kan själv räkna ut vad det innebär för ett företag som hanterar tiotusentals eller hundratusentals leverantörsfakturor per år.
Hur avspeglar sig symptomet i företagets affärsenheter?
- Medarbetarna hinner inte med sina huvudsakliga arbetsuppgifter, eftersom fakturahanteringen stjäl mycket av deras tid.
- Medarbetarnas mentala kapacitet äts upp av fakturahanteringen. Sysslan upplevs inte som meningsfull, då den inte har en tydligt koppling till deras primära mål.
- Medarbetarna är osäkra på hur de ska hantera fakturorna, vilket resulterar i en strid ström av frågor till företagets ekonomienhet.
Hur avspeglar sig symptomet i företagets ekonomienhet?
- Medarbetarna utför mycket repetitivt arbete, enbart för att se till att rätt faktura hamnar hos rätt person. Ungefär som en växeltelefonist.
- Bara att få in fakturorna i systemet kräver en hel del manuellt arbete, som fakturakontroll och att lägga till nya leverantörer.
- Mycket tid går åt till att curla företagets affärsenheter med utbildning, att rätta till missar i konteringen och att svara på samma frågor om och om igen.
- Arbetsbelastningen tilltar vid månadsskiften, då affärsenheterna ofta behöver påminnas om fakturahanteringen och konteringen justeras.
Orsakerna bakom symptomet – och lösningarna
Det finns minst två tydliga orsaker till de vi precis har beskrivit: avsaknad av automatisering samt krav på 100 % exakthet.
Orsak 1: Ingen automatisering eller låg automatiseringsgrad
Om ni inte har automatiserat er fakturahantering alls eller förlitar er på enkla regler, tar processen oftast väldigt mycket tid i anspråk. När varje faktura kräver en regel, blir det till slut väldigt många regler att skapa och underhålla. Dessutom: ju mer komplex en faktura är, desto fler steg krävs.
Lösning: Implementera en teknologi för automatisering av era processer
- Regelbaserad automatisering kan vara en bra början, om ni hanterar era leverantörsfakturor helt manuellt idag. Det räcker för att plocka de lägst hängande frukterna.
- Om ni redan använder er av regelbaserad automatisering kan ni öka automatiseringsgraden med hjälp av artificiell intelligens. Regelbaserad och AI-baserad automatisering jobbar bra ihop.
Orsak 2: Lagkrav medför höga krav på exakthet
Enligt bokföringslagen – och därmed även de flesta som arbetar med ekonomisk administration – är det 100 % noggrannhet som gäller. Att uppnå den exaktheten i verkligheten är dock nästintill omöjligt.
Lösning: Sänk kraven på vad som är tillräckligt korrekt
- Acceptera att det varken finns perfekta människor eller perfekt teknologi. Misstag kommer att ske oavsett vilken lösning ni väljer – det viktiga är hur ni hanterar dem.
- Definiera en miniminivå för hur exakt informationen behöver vara på ert företag. Det kommer troligen innebära att ekonomiavdelningen behöver sänka sina krav.
- Skapa förståelse för att det är otroligt tidskrävande att sträva efter 100 % perfektion. Vad skulle hända om ni nöjer er med 99 %?
Symptom 2: Lång processtid från inköp till betalning
Manuella processer förlänger perioden för hantering och bokföring av leverantörsfakturor. Processen inleds ofta med att fakturorna behandlas i leverantörsreskontror. Därifrån dirigeras de till affärsenheterna, där någon granskar, konterar och godkänner dem. Slutligen återförs fakturorna till leverantörsreskontran för betalning och bokföring.
De medarbetare som granskar, konterar och godkänner fakturor har dessutom ofta ledande roller på företaget. Eftersom de har många tidskrävande uppgifter att sköta blir fakturahanteringen ofta nedprioriterad och inte klar i tid.
Hur avspeglar sig symptomet i företagets affärsenheter?
- Fakturahanteringen skjuts ofta upp och arbetet hamnar på hög, eftersom medarbetarna inte ser det som en meningsfull syssla.
- Återigen; eftersom medarbetarna saknar kunskap om fakturahantering intensifieras kommunikationen med företagets ekonomienhet varje månadsskifte.
Hur avspeglar sig symptomet i företagets ekonomienhet?
- Även här blir det ofta stressigt i slutet av månaden. Inte nog med att medarbetarna har sina egna arbetsuppgifter att sköta, de måste dessutom se till att affärsenheterna sköter sin del av fakturahanteringen.
- Om arbetet trots ansträngningarna inte blir klart i tid ökar pressen ytterligare, eftersom påminnelsefakturor dubblar arbetsbördan och medför ökade kostnader för företaget.
Orsakerna bakom symptomet – och lösningarna
De huvudsakliga orsakerna till det här problemet är egentligen två sidor av samma mynt:
Orsak 1: Ekonomienheten är överbelastad
Att ekonomiadministratörer har mycket på sina bord är sedan gammalt, men det behöver faktiskt inte vara så.
Lösning: Centralisera eller outsourca fakturahanteringen
- Samla alla leverantörsreskontran hos ekonomienheten, så behöver affärsenheterna bara godkänna granskade fakturor. Det här är troligen den minst populära, men mest effektiva, lösningen.
- Anlita tillfällig arbetskraft kring månadsskiftet, enbart för att hantera fakturor. Det här är dock inte en särskilt hållbar lösning, eftersom den måste upprepas gång på gång.
- Outsourca hela procesen till en extern partner.
Orsak 2: Mycket tid går åt till justeringar och guidning
Ju mer tid ekonomienheten ägnar åt att hjälpa affärsenheterna att hantera fakturor, ju mer överlastad blir den.
Lösning: Utbilda och automatisera
- Medarbetarna på affärsenheterna behöver få en ordentlig onboarding och utbildning inom fakturahantering. Visst, det tar också tid, men det kommer att leda till färre misstag och högre konteringskvalitet.
- Automatisera påminnelser om fakturahantering till affärsenheterna, för att minska tidsslukande kommunikationen.
Symptom 3: Låg konteringskvalitet
I vårt arbete med olika företag ser vi ofta att affärsenheterna saknar förståelse för hur de ska kontera fakturor.
Hur avspeglar sig symptomet i företagets affärsenheter?
- Fakturahanteringen präglas av frustration och motstånd hos medarbetarna.
- “Varför ska vi ägna oss åt fakturahantering?” är en vanligt förekommande fråga. Svaret “För att bokföringen ska bli rätt” är sällan tillräckligt motiverande.
- Det här skapar stress och press runt fakturahanteringen, vilket ofta resulterar i felkontering.
Hur avspeglar sig symptomet i företagets ekonomienhet?
- Mycket tid ägnas åt att justera misstag.
- Medarbetarna hinner inte ägna sig åt sina egentliga arbetsuppgifter eller att utveckla sina roller.
Orsakerna bakom symptomet – och lösningarna
Vi har redan behandlat flera orsaker till det här symptomet, men de här två tål att upprepas:
Orsak 1: Affärsenheterna saknar kunskap om hur de ska kontera fakturor
Lösning: Onboarding och utbildning
- Ge alla nya medarbetare en ordentlig onboarding kring fakturahantering.
- Erbjud regelbundna utbildningar, som möter upp mot medarbetarnas behov.
Orsak 2: Ingen automatisering eller låg automatiseringsgrad
Den här orsaken har vi berört tidigare, men den är högst relevant även för detta symptom. Så länge människor är inblandade kommer det att ske misstag i konteringen. Teknologin är inte heller felfri, men ofta nära på.
Lösning: Öka automatiseringsgraden genom att investera i teknologi
- Med regelbaserad automatisering kan företag generellt sätt uppnå en automatiseringsgrad på 10–25 % procent. Vi har bara sett sällsynta fall som når upp till 50 %. Om ni börjar från noll är 25 % å andra sidan en bra början.
- Om ni redan har en viss automatisering på plats rekommenderar vi att ni lägger till AI till ert system. Med en kombination av AI-baserad och regelbaserad automatisering kan ni öka er automatiseringsgrad till 90 %.
Symptom 4: Den ekonomiska förvaltningen betraktas som en administrativ kostnad
De flesta företag vill hålla sina administrativa kostnader på en så låg nivå som möjligt, det är den bistra sanningen.
Hur avspeglar sig symptomet i företagets affärsenheter?
- Det finns ofta en viss bitterhet gentemot företagets ekonomienhet. “Varför lassar de över det administrativa arbetet på oss?”
- Medarbetarna lägger mycket tid på manuell fakturahantering, men kostnaderna för det här arbetet syns inte någonstans.
Hur avspeglar sig symptomet i företagets ekonomienhet?
- Medarbetarna hinner inte med något utöver det administrativa arbetet.
- Medarbetarna saknar förmåga att utveckla arbetet och processerna.
Orsakerna bakom symptomet – och lösningarna
Det här är generellt sett ett resursproblem, med flera bakomliggande orsaker. Den mest uppenbara är att företag inte är beredda att investera i den expertis som krävs för att ta den ekonomiska administrationen till nästa nivå.
Orsak 1: Det finns inte tid till något annat än det dagliga arbetet
Många företag har skött sin ekonomiska administration på samma sätt i decennier, och gör så än idag. Det här arbetssättet slukar ofta medarbetarnas tid, vilket innebär att de inte ens hinner fundera på att börja göra saker annorlunda.
Lösning: Lyft den ekonomiska administrationen
- Ledningen behöver ta ansvar för att utveckla företagets ekonomiska administration. Det är orimligt att förlita sig på att ekonomienheten kommer att driva igenom en förändring helt på egen hand – de behöver en tydlig vision och roadmap uppifrån.
Lösning: Automatisera era processer för att frigöra tid till arbetet ovan
- Det här är i grund och botten ett tidsproblem. För att kunna uppnå en förändring behöver såväl företagsledning som ekonomienheter få en chans att fokusera på annat än rutinarbete. Det bästa sättet att frigöra tid är att automatisera de dagliga processerna i så hög grad som möjligt.
- Att öka automatiseringsgraden kan upplevas som ett tidsödande och resurskrävande projekt, men det behöver det inte vara. En smidig lösning är att implementera en AI-baserad teknologi som samverkar med er nuvarande mjukvara.
